Tips voor het schrijven van een sympathiebrief aan een medewerker

Wanneer een werknemer of collega rouw of verdriet ervaart, kunt u als werkgever sympathie betuigen. Je kunt het individu ook helpen om zijn of haar behoeften te beheren tijdens de ziekte, de dood of een andere trieste gebeurtenis.

Wat u ook doet om uw medewerker of collega meelevend te helpen, het is bijna altijd aangewezen om een ​​sympathiebrief te schrijven. Condoleance-aantekeningen worden altijd gewaardeerd door medewerkers tijdens hun verdriet.

Deze sjabloon helpt je om je eigen sympathiebrief te schrijven. Het benadrukt de factoren die ervoor zorgen dat je medelevennis de juiste sympathie-boodschap overbrengt.

Hulpmiddelen om je oprechte medeleven uit te drukken

Schrijf uw sympathiebericht op kantoorbenodigdheden met uw naam, adres en datum.

E-mail is ook acceptabel als communicatiemiddel, maar kan de indruk wekken dat uw correspondentie een zakelijke onderneming was, niet de sympathieboodschap die u probeerde over te brengen.

Afhankelijk van uw relatie met de werknemer moet u mogelijk een bedrijfsnotitie schrijven, maar u wilt misschien ook een tweede, persoonlijke notitie schrijven.

Tips en voorbeelden voor uw officiële sympathiebrief van het bedrijf

Dit is een voorbeeld van een sympathiebrief. Download de sympathie-briefsjabloon (compatibel met Google Docs en Word Online) of kijk hieronder voor meer voorbeelden.

Download de Word-sjabloon

Het is over het algemeen formeler dan een briefje dat je naar een persoonlijke vriend of collega stuurt. Begin uw brief met de reden voor uw sympathie.

Voorbeeld: We willen onze medeleven betuigen met het recente verlies van je moeder. Het is altijd triest om een ​​naast familielid te verliezen en we willen dat je weet dat we heel veel spijt hebben van je verlies.

Aanbieden om de medewerker te helpen tijdens de rouwperiode zonder verplichte bedrijfsmiddelen of een precedent te scheppen dat je niet aan alle werknemers kunt aanbieden.

Voorbeeld: Laat het ons weten als er iets is dat we kunnen doen om u te helpen als u met het verlies van uw moeder omgaat.

Bieden aanvullende informatie over bedrijfsmiddelen die beschikbaar zijn voor de werknemer tijdens hun verdriet. Beëindig uw notitie door uw aanbod tot ondersteuning te herhalen. De werknemer heeft misschien niets van u nodig of wil van u, maar het is belangrijk dat u het aanbod doet - u hebt aangetoond dat u om u geeft.

Voorbeeld: Personeelsleden van Human Resources hebben u geholpen om toegang te krijgen tot uw voordeleninformatie en we hebben ons rouwbeleid met u gedeeld. Als u behoeften heeft die verder gaan dan de parameters van het beleid, laat het ons dan weten zodat we uw situatie op individuele basis kunnen behandelen.

In het verleden was de praktijk van het bedrijf om extra onbetaald verlof te geven om met overlijden gerelateerde zaken, reizen buiten de staat en tijdrovende juridische problemen om te gaan.

Voorbeeld: We zijn toegewijd om u te helpen in deze moeilijke tijd op de reis van het leven. Het verlies van je moeder is triest en we ondersteunen je inspanningen om vooruitgang te boeken. Laat ons weten hoe we kunnen helpen.

Einde: Gebruik je normale handtekening. Groeten is een veelgebruikt teken voor een sympathiebericht.

Aanvullende sluitingen omvatten:

• hartelijk
• oprecht
• Met vriendelijke groeten
• Denk aan je
• Het beste
• Beste wensen
• Met sympathie

Maak geen aannames

Houd er rekening mee dat wanneer u uw sympathiebericht schrijft, het onwaarschijnlijk is dat u alle details van de relatie van uw werknemer met zijn of haar familieleden kent. Bovendien zult u zelden alle details over de ziekte van een werknemer of de tragedie van een familielid hebben.

Beperk daarom de aannames die u in uw sympathiebrief uitdrukt en houd het bericht neutraal.Een werknemer en haar moeder kunnen bijvoorbeeld al jarenlang een verre, ongelukkige relatie hebben, dus schrijf geen sympathiebericht dat een hechte, liefdevolle relatie aanneemt.

Voorbeeld Sympathiebrief

Susan Rodriguez

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1 september 2018

Elizabeth Lee

123 Branson Street

Smithfield, CA 08055

Beste Elizabeth, Het spijt ons zo te horen over de dood van je moeder. Het verliezen van een familielid is altijd moeilijk. Laat het ons weten als er iets is dat we kunnen doen om u te helpen tijdens deze proeftijd. U komt in aanmerking voor drie dagen betaald verlof zoals vermeld in ons beleid inzake rouwverwerking door werknemers. In het verleden hebben we extra onbetaald verlof verleend aan werknemers wanneer reizen en persoonlijke zaken met betrekking tot het overlijden meer tijd nodig hebben om van het werk te gaan.

Laat uw manager of personeelszaken weten of u extra vrije tijd nodig heeft. We kunnen ook werken met een flexibel schema als een familiebedrijf moet worden verzorgd tijdens de werkuren.

We zijn toegewijd om u te helpen in deze moeilijke tijd op de reis van het leven. We sympathiseren met het verlies van je moeder en we willen je inspanningen ondersteunen om verder te gaan met je leven. Laat ons weten hoe we kunnen helpen.

Vriendelijke groeten,

Susan Rodriguez

Human Resources Director