Applicant Tracking System Evaluation Toolkit

Het vinden van het juiste trackingsysteem voor sollicitanten dat aan alle behoeften van uw organisatie voldoet, kan een overweldigende taak zijn. Het kan een uitdaging zijn om zelfs te weten waar te beginnen met het volgen van systemen voor het volgen van sollicitanten en het vergelijken van elke oplossing.

Hier vindt u belangrijke gebieden om te onderzoeken, vragen die moeten worden gesteld en antwoorden die moeten worden geanalyseerd tijdens het evaluatieproces van de kandidaat-volgsystemen. Deze informatie zal uw bedrijf helpen bij het zoeken naar het juiste volgsysteem van de aanvrager om aan uw behoeften te voldoen.

Identificeer besluitvormers van het volgsysteem van aanvragers

Een bedrijf moet zichzelf intern organiseren voordat een evaluatieproces van de kandidaat-volgsystemen wordt gestart. Bij de voorbereiding van het evalueren van een kandidaat-volgsysteem is het essentieel om een ​​samenwerking van belanghebbenden te vormen en deze besluitvormers de tijd te geven om tot een geïnformeerd besluit te komen.

Uw selectiecomité moet voorbereid zijn om de sterke en zwakke punten van elke aanvrager van het volgsysteem te beoordelen. De selectiecommissie moet deze leden omvatten.

• Selection Executive: Dit is meestal een Senior Vice President (SVP) of Vice President (VP) van Human Resources die de andere commissieleden een duidelijke richtlijn en visie kan geven. De persoon moet ook de mogelijkheid hebben om de leveranciersselectie uit te leggen in termen van Return on Investment (ROI) voor zijn / haar tegenhangers.
• Selectiebeheerder: deze persoon moet een goed begrip hebben van het wervingsproces en de pijnpunten van het bedrijf om een ​​goede zoek- en selectietactiek te creëren.
• Lid van het Comité: zorgen dat de stem van de gebruikers wordt vertegenwoordigd en dat de gekozen oplossing succesvol wordt aangenomen.

• Commissiebijdragers: dit zijn leden van andere afdelingen die aanvullende input leveren voor het selectieproces van het volgsysteem van de aanvrager. Degenen met financiële expertise kunnen een bijdrage leveren aan de financiële stabiliteit van de leveranciers of de totale kosten van elk volgsysteem van de aanvragers vergelijken met het projectbudget. IT-medewerkers kunnen commissieleden opleiden over de technische mogelijkheden van de volgvolgsystemen van de verkopers en helpen bij het vergelijken van elke oplossing met uw huidige systeem.

  De leden van het comité moeten mensen zijn die de waarde van technologische hulpmiddelen, procesoptimalisatie en klantenservice kunnen herkennen in relatie tot uw bedrijfsvisie op talentmanagement.

Documenteer uw huidig ​​wervingsproces

Nadat u uw kandidaat-systeem voor het volgen van het volgsysteem hebt samengesteld, is uw eerste opdracht om een ​​document te maken dat het proces van de aanvraag tot aanwerving, uw wervingsproces en de rol van de wervingsmanager, de recruiter en de kandidaat bijhoudt om een ​​huurovereenkomst af te ronden.. Dan moet uw commissie bespreken waarom elke stap nodig is en wat er zou gebeuren als het zou worden geëlimineerd.

Vereenvoudig uw rekruteringsproces en zorg ervoor dat elke stap echt waarde toevoegt en u helpt bij het produceren van kwaliteitsmedewerkers. Op deze manier kan uw commissie de behoeften van uw wervingsproces vergelijken met de capaciteiten van elk trackingsysteem van de aanvrager. Deze evaluatie is een geweldige kans om te leren over de beste werkwijzen bij het aannemen en om uw huidige aanwervingsproces te beoordelen en optimaliseren.

Identificeer vereisten voor uw kandidaat-trackingsysteem

Nu u het rekruteringsproces van uw bedrijf duidelijk hebt vastgesteld, is uw commissie volledig voorbereid om uw bedrijfseisen voor een trackingsysteem voor aanvragers te identificeren. Houd er rekening mee dat u een duidelijk antwoord op de volgende vragen wilt hebben:

• Waarom koopt u dit trackingsysteem voor sollicitanten?
• Is uw huidig ​​wervingsproces afgestemd op uw bedrijfsdoelen?

Door deze vragen in het achterhoofd te houden, kan uw commissie een sterk argument vormen voor de aanschaf van een oplossing voor het volgen van aanvragen. Om ervoor te zorgen dat het volgsysteem van de aanvrager kiest voor een sterke relatie met de ROI, moet uw commissie duidelijke verwachtingen scheppen over wat u wilt in een aanvragertraceringsysteem.

Uw systeem voor het bijhouden van sollicitanten moet een betere relatie opbouwen tussen recruiters en wervingsmanagers, het proces voor het creëren en goedkeuren van uw aanvraag stroomlijnen en uw kwaliteit van de aanwervingen verbeteren. Uw kandidaat-trackingsysteem moet de rekruteringsinspanningen van Human Resource-professionals stroomlijnen door automatisering, waardoor een efficiënter en kosteneffectiever wervingsproces wordt gecreëerd. Dit is het perfecte moment om algemene HR-uitdagingen aan te pakken, zoals:

• Veel cv's zonder effectieve manier van accepteren, beoordelen en beheren.
• Groot aantal vacatures met omslachtige interne communicatie.
• Onmogelijkheid om snel toegang te krijgen tot informatie en rapportage over alle wervingsstatistieken.
• Het verliezen van gekwalificeerde kandidaten als gevolg van lukrake opslag van cv's.
• Verdubbeling van wervingsinspanningen tussen verschillende filialen en afdelingen, lokaal of in het buitenland.
• Overmatige kosten voor IT-onderhoud en -ondersteuning met technologie van eigen bodem.
• Ondoeltreffende tracking van EEO-OFCCP-compliancedata.

• Worstelen om de juiste aandacht van IT te krijgen voor technologische upgrades en verbeteringen.

Maak ook van deze gelegenheid gebruik om de waarde te overwegen van verbeteringen van nieuwe processen en technologieën zoals:

• vermijden van het gebruik van verschillende modules,
• verbeteren van communicatie, en
• aanpakken van mondiale problemen.

Om dit overzichtelijk te houden, moet u essentiële "must haves" identificeren om ongeschikte leveranciers te elimineren. Als een fundamentele factor kan uw commissie bijvoorbeeld besluiten dat u alleen leveranciers zult overwegen die een webgebaseerde oplossing bieden in plaats van een geïnstalleerd systeem, omdat de gehoste oplossing uw IT-team belast.

Identificeer vereisten voor uw kandidaat-trackingsysteem

Het identificeren van duidelijke bedrijfsdoelen zal uw prioriteiten verbinden met uw vereisten. Het is noodzakelijk dat uw commissie gefocust blijft op haar initiële systeemvereisten. De commissie moet vermijden afgeleid te worden door systeemelementen die niet in lijn zijn met de prioriteiten van uw bedrijf. U hebt de belangrijke bedrijfsdoelen en belangrijke vereisten erkend die u moet overwegen bij het vormen van uw eigen doelstellingen.

Belangrijkste vereisten waaraan moet worden voldaan in een trackingsysteem voor sollicitanten

• Procesefficiëntie: Het centraliseren van een proces kan een verscheidenheid aan taken verbeteren, waaronder, maar niet beperkt tot, het aanvragen van opdrachten, het volgen, het beheer van verwijzings- en overdrachtsprogramma's voor werknemers.
• Stelt kandidaten in staat om snel en eenvoudig een aanvraag in te dienen bij uw organisatie voor salaris en uurhuur zonder meerdere pagina's met vragen door te nemen.
• Kan grootschalige werving vergemakkelijken en toch kosteneffectief blijven.
• Een zeer configureerbare, schaalbare oplossing die kan worden geconfigureerd voor ons unieke wervingsbeheerproces en in staat is om tegemoet te komen aan onze evoluerende behoeften naarmate onze organisatie groeit of onze processen veranderen.
• Verbeterde rapportagemogelijkheden: veel organisaties worden uitgedaagd met het bepalen van hun totale uitgaven aan leveranciers, sourcing en het vergelijken van statistieken. Coördinatie via één enkele bron maakt nauwkeurige gecentraliseerde rapportage mogelijk.
• Hiermee kunnen recruiters de database doorzoeken op alle informatie en op specifieke parameters.
• Bevat een rapportagecentrum waarmee gebruikers ad-hocrapporten kunnen uitvoeren en criteria voor toekomstig gebruik kunnen opslaan, evenals industriestandaardrapporten kunnen uitvoeren, waaronder kosten per huurperiode, time-to-fill, broneffectiviteit en meer.

Bouw merkidentiteit en -bewustzijn

• Het creëren van een verbinding tussen een sollicitant en een positieve werkervaring zal ambachtelijke herkenning van het merk teweegbrengen. Een sterk merk kan vertrouwen genereren dat het verkeer van sollicitanten stimuleert en uw talentenpool verbetert.
• Branded Career Center-webpagina's kunnen toegankelijk zijn via de website van uw bedrijf.
• Hiermee kunnen recruiters eenvoudig loopbaaninformatie plaatsen op de website van het bedrijf.
• Bied meertalige mogelijkheden voor wereldwijde ondersteuning.
• EEO / AAP-compatibel.
• Het vermogen om een ​​nauwkeurige meting van dergelijke informatie te behouden, zal in overeenstemming blijven met de federale regelgeving en elke juridische actie tegen de organisatie vermijden. Het zal ook helpen om de kwaliteit van de aanvrager vast te stellen.
• In staat om vrijwillige EEO-gegevens vast te leggen, bij te houden en te rapporteren, met inachtneming van de richtlijnen van de EEO / OFCCP.
• In staat om kandidaten vooraf te screenen met eliminatievragen om degenen aan te duiden die voldoen aan de basiskwalificaties voor de functie.
• Verbeterde communicatie.
• Creëert een omgeving die effectief informeert, alle gebruikers verenigt en de activiteiten van de organisatie stroomlijnt.
• Omvat een communicatiecentrum om de communicatie tussen recruiters, wervingsmanagers en kandidaten te vergemakkelijken. Staat gebruikers ook toe om afspraken te plannen, notities achter te laten en feedback te geven, massaal berichten te verzenden en automatisch te reageren op aanvragers bij ontvangst van de cv.

Klantondersteuning voor het trackingsysteem van de aanvrager

• Volledige gebruikersacceptatie hangt af van het niveau van klantenondersteuning dat door de leverancier wordt geboden tijdens en na de implementatie.
• Gemakkelijk beschikbaar ondersteuningsteam, toegewijd aan het beheer van bedrijfs- en gebruikersaangelegenheden, terwijl het gebruikmaakt van best practices uit de sector.
• Het hoogste ondersteuningsniveau dat gratis beschikbaar is voor uw bedrijf.

Applicator Tracking Systems Leverancierbeoordeling

Het wordt aanbevolen dat u om een ​​Request for Proposal (RFP) vraagt ​​van potentiële leveranciers die uw commissie heeft overwogen te overwegen. Dit is uw kans om duidelijkheid te krijgen over elk onderwerp om uw commissie te helpen bepalen of de aanvrager-trackingsoftware de vereiste taak kan uitvoeren. Uw commissie moet de volgende belangrijke kwesties overwegen om een ​​effectieve RFP te ontwikkelen:

• Ondersteunt het systeem de belangrijkste zorgen van uw commissie? Dit sluit aan bij het vorige deel van het evaluatieproces; je moet je proces volledig kennen voordat je kunt bepalen welke functies je nodig hebt. Uw commissie kan niet worden afgeleid door oplossingen die functies kunnen bieden die niet uw belangrijkste prioriteit zijn. Hoewel ze aantrekkelijk lijken, zullen veel flitsende functies en functies geen waarde creëren voor uw organisatie als ze niet door uw gebruikers worden overgenomen.
• Heeft de leverancier het systeem geïnstalleerd in een andere organisatie van een vergelijkbare omvang?
• Uw commissie moet toegang hebben tot referenties die u inzicht kunnen geven in zaken als klanttevredenheid en follow-up van het implementatieproces en verborgen kosten. Onthoud dat functies geen waarde hebben zonder een sterke gebruikersacceptatie.
• Wat houdt het implementatieproces in? Het hebben van een succesvolle adoptiegraad begint met de juiste implementatie. U wilt er zeker van zijn dat de door u gekozen leverancier uw gebruikers niet verlaat zonder de juiste training en voortdurende ondersteuning. De implementatie moet zich concentreren op het rekruteringsproces van uw organisatie, niet leren hoe ze zich aanpassen aan hun systeem.

  U moet nooit het gevoel hebben dat uw implementatieprogramma u het gevoel geeft verloren te zijn en onzeker over de mogelijkheden van de leverancier. Tijdens het evaluatieproces moet uw commissie de indruk hebben dat, op basis van uw afdelingprioriteiten en bedrijfsdoelen, uw implementatie een sterke basis zal vormen voor een lang partnerschap met uw kandidaat-systeembeheerder. Houd er rekening mee dat een hoge gebruikersacceptatie voor het trackingsysteem van de aanvrager een hogere ROI genereert.

Meer over traceersystemen voor sollicitanten Leveranciersbeoordeling

• Wat is de visie en groeistrategie van de leverancier? De verkoper moet leiderschap en vooruitziendheid tonen als een marktleider. Om een ​​alomvattende oplossing te presenteren, moet de leverancier rekening houden met uw specifieke behoeften en zich voorbereiden op verandering en groei in de toekomst.
• Bepalen of deze oplossing bijdraagt ​​aan uw algemene bedrijfsplan? Uiteindelijk zal de selectiebestuurder waarschijnlijk een verwachte ROI moeten weergeven om de oplossing te verdedigen.

  De selectiebestuurder moet op zoek naar besparingen op bijvoorbeeld rekruteringsadvertenties, werknemerswaarde van het gebruik van zoekbedrijven en procesoptimalisatie door de leverancier. Het bedrijf moet ook besparen op de retentie van werknemers en de kwaliteit van de kandidaat. Het kan overweldigend zijn om een ​​volledig gedetailleerd document met vragen te maken dat alle noodzakelijke onderwerpen omvat om een ​​volgsysteem van een kandidaat te evalueren.

• Naast functies en functies, moet uw commissie zeker zijn over het vermogen van de leverancier om als een langetermijnpartner voor uw organisatie te fungeren. Aangezien uw commissie het leveranciersbeoordelingsproces uitvoert, wilt u er zeker van zijn dat u rekening houdt met factoren als:
• Financiële stabiliteit: Voer due diligence uit over de financiële overzichten van alle toekomstige verkopers die worden beoordeeld. U zult merken dat dit een perfect onderwerp is waardoor uw financieel medewerker u kan begeleiden.
• Kwaliteiten van strategische partners: Om een ​​complete oplossing aan te bieden, zullen sommige leveranciers samenwerken met andere servicebedrijven om hun klanten een uitgebreider dienstenpakket te bieden. Uw commissie moet op de hoogte zijn van eventuele partnerschappen met de concurrerende leveranciers. De informatie kan inzicht geven in de mogelijke samenwerking tussen uw bedrijf en de leverancier.
• Rekruteringsmogelijkheden: Ongeacht uw bedrijfsgrootte, moet u ervoor zorgen dat de leverancier de mogelijkheid heeft om de volledige levenscyclus van de werknemer te ondersteunen, van het volgen van sollicitanten, onboarding, successieplanning tot off-boarding. Dit voorkomt dat uw bedrijf uit zijn oplossing groeit, wat waarschijnlijk zal resulteren in verergering, een nieuwe evaluatie en kostbare implementatiekosten.
• Toekomstige productontwikkeling: Zorg ervoor dat de leverancier een goed begrip heeft van de uitdagingen waarmee werving nu en in de toekomst gepaard gaat. De leverancier die u kiest, moet op de hoogte zijn van nieuws over technologie en de industrie om zich aan te passen aan uw veranderende behoeften en ervoor te zorgen dat de configuraties van de oplossing optimaal worden benut.
• Integratie met HRIS: Hoewel u misschien wilt dat uw IT-comitésupport hier input voor levert, zou dit uw commissie niet moeten overhalen een volgsysteem voor de aanvrager te gebruiken dat de hele afdeling niet voldoende kan bedienen. Elke leverancier die het overwegen waard is, zou de mogelijkheid moeten bieden om belangrijke informatie vanuit zijn systeem naar uw HRIS-systeem te verplaatsen met minimale problemen.

Samenvatting van leveranciersselectie voor trackingsystemen voor aanvragers

De tijdlijn voor een leveranciersselectieproces voor een kandidaatvolgsysteem kan variëren van een maand tot zes of meer om te voltooien. Het volgende is een voorstel voor een tijdschema waarmee uw commissie een tijdspad voor het leveranciersselectieproces voor een aanvragervolgsysteem kan projecteren.

Houd er rekening mee dat dit kan worden gewijzigd op basis van een gewenste implementatiedatum.

Tijdlijn voor uw leveranciersselectie voor trackingsystemen voor aanvragers

• Vorm een ​​selectiecommissie - 1 week
• Identificeer bedrijfsbehoeften - 1 tot 2 weken

Beoordeel leveranciers objectief op de geïdentificeerde bedrijfsbehoeften met het volgende proces:

1. Maak een lange lijst met mogelijke leveranciers - 1 week
2. Verzoek RFP's om verduidelijking te geven over een onderwerp of zorg - 4 weken
3. Maak een shortlist met uw belangrijkste evaluatiecriteria - 1 tot 2 weken
4. Voltooi een leverancier - 3 tot 6 weken
5. Demonstreer verschillende systemen - zo snel mogelijk
6. Verkooppresentaties - zo snel mogelijk
7. Sitebezoeken - indien nodig

Houd er rekening mee dat het belangrijkste doel van een trackingsysteem van een aanvrager is om uw gebruikers in staat te stellen. Leden van de commissie moeten in staat zijn om waarde te hechten aan en waarde te hechten aan technologische hulpmiddelen, procesoptimalisatie, bedrijfsvisie en klantenondersteuning om de verkopers strategisch te beperken tot een korte lijst met echte mogelijkheden.

Het is waarschijnlijk dat uw korte lijst mogelijk niet veel onderscheidende functionele verschillen heeft; daarom is het belangrijk om de minder tastbare elementen van die leverancier in het achterhoofd te houden.

Uw commissie moet kijken naar informatiebronnen zoals de website van de leverancier, nieuwsgroepen, Human Resource-portals en beurzen. Maak contact met collega's van andere bedrijven die qua omvang, behoeften en branche vergelijkbaar zijn om van hun ervaringen te leren.

Samenwerken met een servicegerichte leverancier die het meest compatibel is met de visie en doelstellingen van uw organisatie voor de toekomst, zal van onschatbare waarde zijn voor alle belangrijke spelers in de evaluatie, selectie en implementatie van uw kandidaat-volgsysteem.

Meer over rekruteren en huren

• Recruiting Stars: Top tien manieren om goede kandidaten te krijgen.
• Gebruik LinkedIn voor het werven van werknemers.