De essentiële rollen binnen een projectmanagementteam

Het soort projecten dat door professionele projectmanagers wordt uitgevoerd, is meestal grootschalig en gecompliceerd. Ze vereisen de inbreng van veel mensen, inclusief u als projectmanager.

Rollen binnen een professioneel projectmanagementteam

De volgende rollen vormen meestal een professioneel projectmanagementteam:

Project sponsor

Vaak treedt een hooggeplaatste persoon, mogelijk een senior manager of directeur, in een grote organisatie op als projectsponsor. Deze rol kan vaak lijken op de werkrelatie die een voorzitter van een bedrijf zou aangaan met een CEO: die van kritische vriend / morele steun / sleutelcommunicator voor verschillende doelgroepen (afhankelijk van de context de juiste rol op zich nemen). Maar de rol is iets complexer dan dit.

De projectsponsor is uw advocaat op het hoogste niveau en werkt nauwer met u samen dan iemand anders in het senior managementteam. Ze presenteren uw voortgang aan het senior management en zijn, samen met u, verantwoordelijk voor het succes of anderszins van het project.

Ze hebben een breder beeld van wat er in de organisatie als geheel aan de hand is en kunnen zien waar het project in het grotere geheel past. Zij zullen in staat zijn om het project te sturen om zijn doelen te bereiken zoals uiteengezet door het senior management en binnen de context van de reisrichting van de organisatie. Zij kunnen regelingen treffen voor het beschikbaar stellen van extra middelen en het openen van deuren die voor u kunnen worden afgesloten als projectmanager vanwege uw relatieve gebrek aan anciënniteit.

In wezen bestaat de projectsponsor om eigenaar te worden van de zakelijke mogelijkheid of behoefte en deze voort te zetten om ervoor te zorgen dat de problemen worden aangepakt en de voordelen worden gerealiseerd terwijl het in staat is zaken op te lossen buiten de controle van de projectmanager.

Projectleider

De projectmanager is het centrum van dit project. Ze moeten weten wat de doelen zijn en waar dit in het grotere geheel past, terwijl ze tegelijkertijd in elk stadium grip hebben op veel van de details.

Deze persoon is de planner (inclusief het onderhouden van de Gantt-grafiek), de organisator en de uitvoerder en degene die de projectmanagementvaardigheden moet hebben om ervoor te zorgen dat alles, inclusief succes, nauwkeurig wordt gemeten en gerapporteerd.

Ten slotte moeten ze een objectieve rechter zijn van veel van wat er gaande is, terwijl ze tegelijkertijd aan het subjectieve hart van alles wat er gebeurt zijn.

Project klant / klant

Dit is de persoon die verantwoordelijk is voor het betalen voor het werk. Vaak is dit het team dat verantwoordelijk is voor het probleem of de gelegenheid waar het project is opgezet om naar te kijken. Zij zijn de mensen die het meeste baat hebben bij het project, vandaar dat hun budget in gevaar is.

leveranciers

Wanneer uw project niche-vaardigheden vereist, worden deze vaak buiten het eigen personeel van uw organisatie gevonden. Benodigde materialen voor een project komen vaak ook van buiten uw organisatie - of het nu gaat om papier, asfalt of luchtfotografie.

Deze aanvullende vaardigheden of materialen zijn vaak van vitaal belang voor het succes van een project. Niet over de juiste professional beschikken of de bakstenen te laat (of vroeg) aankomen, kan een negatief effect hebben op het succes van uw project.

De Project Board

De eerder genoemde groepen vormen meestal de Project Board. Het bestuur heeft meestal sleutelpersonen die gezien kunnen worden als vertegenwoordigers van de verschillende belangen in het project. Deze worden vaak bekeken in groepen die bestaan ​​uit:

• Leveranciersgroepen
• Gebruikersgroepen

Het bestuur wordt meestal voorgezeten door de projectsponsor en is het forum waar het project wordt uitgedragen tot een conclusie. De projectmanager maakt deel uit van deze groep en gebruikt deze om met deze belangrijke belanghebbenden te communiceren, verslag uit te brengen en aanwijzingen te geven over hoe het project zich moet ontwikkelen.

Project coördinator

Grote projecten kunnen ook profiteren van een projectcoördinator om te helpen met de beheerder. Dit zorgt ervoor dat de alledaagse maar essentiële taken worden uitgevoerd. Dit kan betrekking hebben op notulen van vergaderingen, facturering of de briefpapiervolgorde.

Projectmanagers kunnen soms in de verleiding komen om deze eenvoudige taken zelf uit te voeren, maar elk kan een tijdrovend proces zijn. Je moet het project beheren, niet de beheerder - dat is een belangrijke vaardighedenset, maar projectmanagers moeten weten wanneer ze moeten delegeren.