Wat betekent HR-vertrouwelijkheid?

Wil je weten wat vertrouwelijkheid echt betekent bij HR? Human Resources-medewerkers ontvangen regelmatig e-mails van werknemers die zeggen: "Ik had een probleem, dus ging ik naar HR. Ik vertelde het aan HR en zij vertelden het aan mijn baas, en nu is mijn baas boos op me. alles vertrouwelijk?"

Wanneer HR actie moet ondernemen

Het is gemakkelijk om te zien hoe mensen dat kunnen denken. HR behandelt veel informatie die vertrouwelijk moet zijn. Ze behandelen bijvoorbeeld een ziektekostenverzekering (hoewel ze niet zijn onderworpen aan HIPAA-voorschriften behalve in gevallen waarin bedrijven zelfverzekerd zijn), ze omgaan met salarissen en ze omgaan met werknemersdiscipline.

Een werkgever ontslaat elke HR-persoon die informatie over een van deze onderwerpen heeft gedeeld zonder toestemming en een goede reden. Maar hoe zit het met andere gebieden die een werknemer naar HR zou kunnen brengen?

Sommige dingen waar HR op moet reageren, en dat betekent dat ze uw informatie niet vertrouwelijk kunnen houden. Geschokt? Welnu, hier zijn enkele van de zaken waar HR zich aan moet houden.

Seksuele intimidatie claim

Als u een klacht indient met de mededeling dat uw baas, collega of zelfs een verkoper u seksueel lastig heeft vallen, moet de HR-afdeling handelen. Juridisch, als zij uw claim negeren, maken ze het bedrijf aansprakelijk voor de acties. Dit is waar, zelfs als je zegt: "Ik wil niet dat je iets doet, ik wil gewoon dat je je bewust bent." Wettelijk gezien moet HR handelen of het kan als nonfeasance worden beschouwd.

Hoeveel mensen er betrokken raken, hangt af van het type claim dat de werknemer heeft gemaakt. Als je bijvoorbeeld beweert dat Jim porno op zijn computer bekijkt en je je ongemakkelijk voelt, kan de HR-persoon de telefoon opnemen, de IT-afdeling bellen en hen vragen naar Jim's computergeschiedenis te kijken. Over een paar minuten kan HR Jim slaan, en niemand zal zelfs moeten weten dat je in de eerste plaats hebt geklaagd.

Maar wat als uw klacht is dat Jim ongepaste stappen heeft gemaakt? HR moet dat onderzoeken, en dat betekent dat je met mensen moet spreken. Ze zullen met Jim praten. Ze zullen met andere potentiële getuigen spreken en nadat ze de informatie hebben verzameld, zullen ze een beslissing nemen.

Veel mensen denken dat een claim genoeg is om ervoor te zorgen dat HR de persoon straft, maar dat is het niet. Het bedrijf moet altijd een grondig onderzoek uitvoeren en daarbij een neutrale positie behouden. Dit betekent dat ze er niet automatisch van uitgaan dat u een slachtoffer bent.

Dit is iets goeds. Je wilt dat ze naar de waarheid komen. Vergeet niet, net zoals je iemand anders kunt beschuldigen, kan iemand anders je beschuldigen. Je zou niet willen dat HR je aanklager gelooft en actie onderneemt zonder een onpartijdig en grondig onderzoek.

Hoewel HR er alles aan doet om zo weinig mogelijk mensen bij dit soort onderzoek te betrekken, is het onmogelijk om het helemaal stil te houden. Sommige mensen zullen het moeten weten.

Andere discriminatievorderingen

Als u beweert dat uw baas gemeen is vanwege uw ras, zal HR een onderzoek uitvoeren dat lijkt op een claim betreffende seksuele intimidatie. Het is onmogelijk om dit helemaal stil te houden. Maar wat als u beweert dat uw salaris lager is vanwege uw race?

Soms kan de HR-persoon een claim van discriminatie op grond van geslacht of discriminatie op basis van geslacht onderzoeken door eenvoudigweg in zijn database te zoeken. Dit kan hen toestaan ​​om te bepalen dat nee, uw beloning is consistent met alle anderen op uw niveau en ervaring, dus er vindt geen loondiscriminatie plaats. Zaak gesloten, niemand anders hoeft het te weten.

Maar wat als u dat gewoon weet, ook al is uw salaris gelijk aan uw collega's, krijgt u niet de opdrachten die u voorbereiden op promotie? Vervolgens moet u uw zaak bepleiten en vervolgens zal HR een onderzoek uitvoeren - en opnieuw zullen mensen, inclusief uw manager, hiervan op de hoogte zijn.

Algemene klachten

Hier kan de situatie vaag worden. U denkt misschien dat uw HR-persoon slechts een klankbord is, maar dan gaat zij rechtstreeks naar uw manager en rapporteert wat u zei. Wat is er zojuist gebeurd? Allereerst moet uw HR-persoon u heel duidelijk maken wat zij wel en niet zal delen buiten uw besloten vergadering.

Je moet ook duidelijk maken wat je verwachtingen zijn. Zeg bijvoorbeeld: "Ik zou graag een paar tips willen hebben om beter met mijn baas om te gaan, maar ik zou niet willen dat je met hem praat. Is dit ok? "Ze zouden ja of nee moeten zeggen, en dan kunt u doorgaan, maar met het volledige begrip dat uw HR-manager heeft afgesproken niet naar uw baas te gaan om te rapporteren.

Houd in gedachten dat als een van de problemen waar je het moeilijk mee hebt, te maken heeft met het overtreden van de wet (seksuele intimidatie, diefstal, fraude met effecten), moet de HR-persoon handelen. Zelfs als ze je in het begin hebben verteld dat ze dat niet zouden doen, kan de aard van je klachten ervoor zorgen dat ze moeten ingrijpen.

Als uw klacht is dat uw collega altijd te laat is en nooit gestraft wordt, wat wilt u dat de HR-persoon eraan doet? Wilt u dat ze met uw manager spreken? Spreek je met je collega? Luister gewoon naar je ventilatie? Bepaal welke uitkomst je wilt voordat je naar binnen gaat.

Vergeet niet dat een HR-persoon niet hetzelfde is als uw vakbondsvertegenwoordiger. Ze zijn er om het bedrijf te helpen. Natuurlijk, de beste manier om het bedrijf te helpen is ervoor te zorgen dat werknemers goed worden behandeld, maar dat betekent soms dat u naar een manager gaat met uw klacht of uw klacht negeert.

Eerlijk gezegd is het niet jouw probleem dat je collega te laat komt tenzij het je werkbelasting beïnvloedt. Misschien herinnert ze je daaraan. Als je te veel klaagt over dingen die niet je probleem zijn, kun je je HR-manager motiveren om naar je baas te gaan om je baas te laten weten dat je een probleemmedewerker bent.

Algemeen advies

Uw HR-manager bewaart uw salaris van uw collega's (tenzij u op een kantoor werkt waar salarissen openbaar zijn), moet uw medische problemen vertrouwelijk houden en moet hun best doen om delicate situaties zo dicht mogelijk te houden - met alleen diegenen die know-weten.

Maar u moet er niet op rekenen dat uw HR-manager zich gedraagt ​​als uw priester of uw advocaat. Ze zullen het bedrijf beschermen. Ze zijn niet echt verplicht om iets anders dan medische informatie stil te houden (als uw bedrijf onderhevig is aan HIPAA).

------------

Suzanne Lucas is een freelance journalist gespecialiseerd in Human Resources. Het werk van Suzanne is te zien geweest in aantekeningenpublicaties waaronder Forbes, CBS, Business Inside r en Yahoo.