De definitie en het volgen van de aanwezigheid op de werkplek

Het volgen van de aanwezigheid van uw werknemers is belangrijk voor de bedrijfsresultaten. Aanwezigheid is eenvoudigweg te omschrijven voor werk, maar hoe kun je de aanwezigheid van elke medewerker volgen? Hoewel het een ontmoedigende taak lijkt, is het vrij eenvoudig als u een duidelijk omschreven beleid en een volgsysteem implementeert.

Met betrekking tot werknemers die per uur of niet-uitbetaald zijn, definieert een aanwezigheidsstelsel duidelijk wanneer werknemers geacht worden op het werk te verschijnen. Dit is met name van belang voor niet-uitbetaalde medewerkers die vaak taken uitvoeren waarvoor een andere persoon nodig is om aanwezig te zijn om klanten te bedienen.

Het is ook belangrijk voor werknemers die deel uitmaken van een geautomatiseerd proces waarbij een werknemer op elke werkplek aanwezig moet zijn om een ​​bepaald product of een dienst te produceren. In het algemeen bestaat aanwezigheidsreglement vanwege dit soort werknemers. Ze bestaan ​​niet voor vrijgestelde werknemers. Aanwezigheid wordt ook gebruikt om het aantal personen op een bepaalde dag te definiëren en verwijst meestal naar werknemers die elk uur worden betaald.

Present at Work en de HR-afdeling

Aanwezigheid wordt ook wel "present at work" of "presenteeism" genoemd. Een HR-afdeling kan bijvoorbeeld aantekeningen maken in het personeelsdossier van een medewerker of in een beoordeling door een bedrijf van de uitdagingen of doelstellingen op de werkplek.

Voorbeelden van presentaties die door HR worden bijgehouden, zijn onder meer:

• Rob had een geweldige staat van dienst op het werk; hij miste zelden een dag werken.
• Mary heeft een uitdaging met opkomst en komt te laat aan om minstens twee dagen per week te werken.
• De opkomst tijdens de eerste shift was gemiddeld op maandag 75 procent, omdat medewerkers zich herstelden van hun weekendplezier.
• Het is een uitdaging om gekwalificeerde medewerkers te vinden die een goede dienst willen bijwonen. Medewerkers werken liever dagen dan werkdagen, of werken liever in de nachtdienst, zodat ze hun dagen vrij hebben. Tweede shifts snijden in de vrije tijd van de werknemer in zowel dagen als nachten.

Wat is een aanwezigheidsbeleid?

Simpel gezegd, een aanwezigheidsbeleid biedt de richtlijnen en verwachtingen voor de aanwezigheid van werknemers op het werk zoals gedefinieerd, geschreven, verspreid en geïmplementeerd door een organisatie.

Aanwezigheidsbeleid bestaat het vaakst voor werknemers die per uur of niet worden uitbetaald en waarvoor een organisatie over het algemeen uren moet bijhouden en moet betalen voor overuren van meer dan 40 uur per week.

Het bijhouden van werkuren is vereist door de Fair Labor Standards Act (FLSA) die de betaling van overwerk regelt.

Bovendien voeren werknemers waarvoor de aanwezigheid wordt bijgehouden vaak taken uit die afhankelijk zijn van andere werknemers die aanwezig zijn. Zulke banen omvatten productielijnwerk in een productiefaciliteit.

Een aanwezigheidsbeleid wordt soms door elkaar gebruikt met een ziekteverzuimbeleid. Een aanwezigheidsbeleid is echter veel nauwer omschreven en beperkt tot aanwezigheid, in tegenstelling tot verzuimbeleid dat zich richt op het beheer van verzuimbeheersing.

Een voorbeeld-storingsopvolgingssysteem

Een No-Fault Point-systeem is een voorbeeld van een effectief aanwezigheidsbeleid. Het doel van dit systeem is om goede opkomst te belonen en de tewerkstelling van mensen met slechte presentielijsten te elimineren. Omdat het een puntensysteem gebruikt en excessen niet excuseert, laat het managers en supervisors buiten de rol van rechter en jury. Het is een objectief systeem dat verantwoording en verantwoordelijkheid plaatst voor de aanwezigheid op de schouders van de werknemer, waar het zou moeten zijn.

In afwezigheidsregistratiesystemen kunnen afwezigheden worden geregistreerd met behulp van dit systeem:

• Elke afwezigheid = 1 punt (geen meerdaagse voorvallen)
• Elke late (late) of vroege out = 1/2 punt
• Elke no-show voor werk = 2 punten
• Elke retour zonder voorafgaande oproep = 1 punt
• Elk afwezigheidsvrij kwartaal elimineert alle punten en beloont de werknemer met een vrije dag met behoud van loon.
• Elke werknemer begint vers, zonder punten, elk jaar.

Progressieve disciplinaire maatregelen gaan gepaard met een afwezigheidsregistratiesysteem. Als een werknemer een bepaald aantal punten verdient, krijgen ze een waarschuwing die steeds slechter wordt. Met een dergelijk systeem kunnen zowel de werkgever als de werknemer precies weten wat de gevolgen zullen zijn voor een slechte aanwezigheid.

• 7 punten = mondelinge waarschuwing
• 8 punten = schriftelijke waarschuwing
• 9 punten = 3 dagen opschorting
• 10 punten = beëindiging

Het is belangrijk om uw medewerkers op het goede spoor te krijgen met een gedetailleerd aanwezigheidsbeleid dat beloningen en boetes omvat voor de aanwezigheid per medewerker per uur.