Hoe een referentiebrief te schrijven

Het is belangrijk om te weten hoe je een referentieletter schrijft, omdat bijna iedereen wordt gevraagd om op enig moment tijdens zijn loopbaan een referentie te geven. Of het nu gaat om een ​​medewerker, een vriend of iemand met wie je hebt gewerkt, het is belangrijk om voorbereid te zijn om een ​​effectieve aanbevelingsbrief te schrijven.

Lees hieronder voor tips over het schrijven van een referentieletter, en voor welk materiaal u de kandidaat wilt vragen, en wanneer u nee moet zeggen (en hoe u nee moet zeggen) om iemand een brief te schrijven.

Referentiebrieven of aanbevelingsbrieven

Een verwijzingsbrief, ook wel een aanbevelingsbrief genoemd, is een brief die spreekt over iemands werkervaring, vaardigheden, expertise, persoonlijke kwaliteiten en / of academische prestaties. Het is geschreven door een voormalige werkgever, collega, cliënt, leraar of iemand anders die positief over die persoon kan spreken.

Wanneer u referentiebrieven nodig hebt

U hebt referentiebrieven nodig, meestal ongeveer drie, wanneer u solliciteert naar banen, stages, vrijwilligersposities, hogescholen en graduate school-programma's. Een referentiebrief is een positieve bevestiging van uw vaardigheden en attributen, geschreven door iemand die bekend is met uw werk, karakter en prestaties.

De verwijzingsbrief legt uit waarom de lezer u moet selecteren en wat u in aanmerking komt voor de kans waarvoor u solliciteert. Brieven kunnen worden aangevraagd door de organisatie die de persoon overweegt voor werk of acceptatie bij een instelling, of ze kunnen worden aangeboden door de werkzoekende of sollicitant.

Wat is opgenomen in een referentiebrief

Een referentiebrief is een positieve bevestiging van uw vaardigheden en attributen. Het verklaart waarom de lezer jou moet selecteren en wat jou in aanmerking komt voor de kans waarvoor je solliciteert.

EENprofessionele referentiebrief wordt meestal geschreven door een supervisor, collega, cliënt, docent of professor die goed bekend is met uw prestaties in een werktype. Het bevat meestal een beschrijving van uw positie en verantwoordelijkheden, de duur van uw tijd bij het bedrijf en uw vaardigheden, kwalificaties en bijdragen aan de organisatie.

Een personage ofpersoonlijke referentiebrief kan worden geschreven door een gezinsvriend, mentor of buurman die kan getuigen van de eigenschappen waardoor u een goede kandidaat zou zijn voor de functie waarnaar u op zoek bent. Het legt uit hoe de schrijver u kent en bespreekt uw persoonlijke kenmerken zoals die zouden gelden in een taakomgeving.

Wat te doen voor het schrijven van een referentiebrief

Denk na voordat je "Ja" zegt.Voordat je instemt met het schrijven van de brief, moet je ervoor zorgen dat je het gevoel hebt dat je een positieve referentiebrief voor deze persoon kunt schrijven. Als je de persoon niet goed kent of denkt dat je niet goed kunt praten over de vaardigheden of vaardigheden van de persoon, is het goed om het verzoek om een ​​aanbeveling af te wijzen.

Het is beter om nee te zeggen tegen het schrijven van een aanbeveling dan een negatieve referentie voor de persoon te schrijven.

U kunt vaag zijn als u het verzoek afwijst door simpelweg te zeggen: "Ik heb niet het gevoel dat ik de beste persoon zou zijn om u een aanbeveling te doen." Stel zo mogelijk iemand anders voor die u zou kunnen vragen.

Vraag informatie aan. Het is een goed idee om de persoon om een ​​kopie van hun CV of CV te vragen, ook als u ze al lang kent. Ze hebben mogelijk nieuwe accreditatie of prestaties en u wilt zoveel mogelijk actuele informatie geven. Dit zal u ook helpen richtlijnen te geven voor het opstellen van de brief.

Als de referentiebrief bedoeld is voor een specifieke baan, vraag dan ook om een ​​kopie van de vacature. Evenzo, als de referentiebrief voor een specifieke school of programma is, vraag dan om wat informatie over de school. Hoe meer informatie u heeft, hoe gemakkelijker het is om de brief te schrijven.

Krijg alle details.Verzamel, naast het vragen om informatie over de kandidaat, alle informatie die je nodig hebt over hoe je de brief moet indienen. Vraag aan wie je de brief moet sturen, wanneer de deadline is, en in welke vorm de brief moet staan. Vraag ook of er gegevens zijn die de school of werkgever wil dat je opneemt in je brief.

Wat op te nemen in een referentiebrief

Tenzij de kandidaat u een formulier geeft waarop u uw aanbeveling kunt schrijven, moet u de referentie als een formele brief schrijven. Een referentiebrief moet beginnen met zowel u als de contactgegevens van de werkgever (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres), gevolgd door de datum. Als dit een e-mail is in plaats van een echte brief, neemt u uw contactgegevens op aan het einde van de brief, na uw handtekening.

Contactinformatie en begroeting:Als u de brief aan een persoon of een sollicitatiecommissie schrijft, vermeldt u de contactgegevens bovenaan in de brief en in uw begroeting. Als u een algemene brief schrijft, kunt u schrijven naar "Wie het kan schelen" of gewoon uw brief beginnen met de eerste alinea.

Begroeting: Begin uw brief met "Geachte heer / mevrouw, achternaam". Als u de achternaam van de werkgever niet weet, schrijft u gewoon: "Beste inhuurmanager." Als de kandidaat een aanvraag indient voor een academisch programma, kun je 'Beste Toelatingscommissie' schrijven.

Invoering: Leg uit wat uw relatie is met de persoon voor wie u de brief schrijft. U kunt opnemen hoe lang u de persoon kent. Leg dan uit waarom je de brief schrijft. Zorg ervoor dat u de naam van het bedrijf, de baan, de school of de gelegenheid vermeldt waarvoor de persoon solliciteert. Bijvoorbeeld: "Ik ben de afgelopen vijf jaar commissaris van James Smith geweest bij XYZ Company en ik beveel hem graag aan voor de functie van hoofdaccountant bij ABC Company.

Lichaamsoverzicht:Geef in de kern van de brief specifieke informatie over de persoonlijke kenmerken van de kandidaat (creativiteit, geduld, vertrouwen, enz.), Specifieke vaardigheden (uitstekende communicatieve vaardigheden, organisatorische vaardigheden, enz.). Wees zo specifiek mogelijk.

Eerste paragraaf: In de eerste alinea van de referentiebrief wordt uitgelegd wat uw relatie is met de persoon die u aanbeveelt, inclusief hoe u ze kent en waarom u gekwalificeerd bent om een ​​referentieletter te schrijven om een ​​baan of een graduate school aan te bevelen. Noem de relatie (persoonlijk of professioneel) die u hebt met de persoon die u aanbeveelt.

Tweede paragraaf (en derde en vierde)

De middelste alinea's van de standaardbrief bevatten informatie over de persoon over wie u schrijft, inclusief waarom zij gekwalificeerd zijn en wat zij kunnen bijdragen. Gebruik indien nodig meer dan één alinea om details te verstrekken. Wees specifiek en deel voorbeelden van waarom deze persoon een gekwalificeerde kandidaat is. Als je kunt, breng dan specifieke gevallen in verband waarin je hebt waargenomen dat de persoon met succes de vaardigheden heeft gebruikt die voor de functie vereist zijn.

Probeer eigenschappen en vaardigheden te beschrijven die betrekking hebben op de specifieke baan, school of gelegenheid. Bijvoorbeeld, als de persoon solliciteert naar een baan als manager, focus dan op het leiderschap van de persoon en communicatieve vaardigheden.

Briefsluiting

In de laatste alinea aanbieding om meer informatie te verstrekken en uw contactgegevens (telefoon en e-mail) op te nemen, zodat u beschikbaar bent om een ​​mondeling advies te geven of indien nodig verdere vragen te beantwoorden. U kunt ook herhalen dat u deze persoon 'van ganser harte' of 'zonder voorbehoud' aanbeveelt.

Handtekening: Beëindig de brief met uw handtekening, met de hand geschreven, gevolgd door uw getypte naam. Als dit een e-mail is, voegt u gewoon uw getypte naam in, gevolgd door uw contactgegevens.

Aanbeveling Letterlengte, formaat en lettertype

Voordat u begint met het schrijven van de brief: Vraag de kandidaat om zijn cv, transcript, cv of andere materialen die je helpen de persoon nauwkeurig te beschrijven. U kunt ook vragen om een ​​beschrijving van de functie waarvoor hij solliciteert en informatie over het bedrijf. Hoe meer informatie u heeft, hoe gemakkelijker het is om een ​​sterke aanbeveling te schrijven.

Lengte: Een aanbevelingsbrief moet meer dan een of twee paragrafen zijn; een korte brief suggereert dat je de persoon niet goed kent of niet volledig steunt. U wilt de brief echter beknopt houden en u concentreren op een paar belangrijke punten, dus vermijd het schrijven van meer dan één pagina. Drie of vier alinea's die uitleggen hoe je de persoon kent en waarom je hem of haar aanbeveelt, is een geschikte lengte.

Formaat: Een aanbevelingsbrief moet één regelafstand bevatten met een spatie tussen elke alinea. Gebruik ongeveer 1 "marges voor de bovenkant, onderkant, linkerkant en rechterkant van de pagina en lijn uw tekst uit naar links (de uitlijning voor de meeste documenten).

font: Gebruik een traditioneel lettertype zoals Times New Roman, Arial of Calibri. De lettergrootte moet tussen 10 en 12 punten liggen, dus het is gemakkelijk te lezen. Het aanpassen van de lettergrootte is een goede manier om uw brief op één pagina te houden.

Bewerk:Lees eerst je brief voordat je hem verzendt. Je kunt iemand anders de brief laten bewerken, maar de naam van de kandidaat verbergen om zijn privacy te behouden.

Reference Letter Sample

U kunt dit voorbeeld van een verwijzingsbrief gebruiken als een model. Download de sjabloon (compatibel met Google Docs en Word Online) of lees de tekstversie hieronder.

Download de Word-sjabloon

Reference Letter Sample (tekstversie)

Melissa Bradley

123 Zaken Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1 september 2018

Jim Lee

Personeelszaken

Sabre Marketing & PR

321 Business Ave.

Business City, NY 12345

Geachte heer Lee, Ik ben erg blij om Sarah Jones aan te bevelen voor de positie van digital marketing manager bij Sabre Marketing & PR. Als marketingdirecteur bij A & B Media had ik het genoegen om als supervisor van Sarah te werken toen ze hier werkzaam was als marketingmedewerker. Verantwoordelijk, punctueel en extreem helder, Sarah was een van de beste talenten bij A & B Media en ik onderschrijf absoluut haar kwalificatie en haar vaardigheden.

Ik was voortdurend onder de indruk van de kennis die ze naar de tafel bracht en haar toewijding om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen op dit gebied. Sarah combineert scherpe analysevaardigheden met een sterke intuïtie en ik wist altijd dat ik op haar kon vertrouwen om deadlines te halen en onze verwachtingen te overtreffen. Tijdens haar twee jaar bij ons heeft ze talloze successen geboekt, van het vergroten van ons engagement op sociale media met 20%, tot het verlagen van het bouncepercentage van onze website met 10%, tot het verhogen van onze ROI voor digitale campagnes met 15%.

Sarah's professionele inzicht was enorm waardevol voor A & B Media, maar ze was ook een geweldige teamplayer. Optimistisch, boeiend en gemakkelijk in de omgang, Sarah was echt een genot om op kantoor te hebben en veel positieve relaties te onderhouden binnen onze afdeling en in het hele bedrijf.

Met dat gezegd zijnde, heb ik veel vertrouwen in mijn aanbeveling en geloof ik dat Sarah een goede match zou zijn voor Sabre Marketing & PR. Als je verder wilt praten over mijn ervaringen met Sarah, stuur me dan een e-mail op [email protected] of bel me op 555-555-5555.

Oprecht, Melissa Bradley

Marketingdirecteur, A & B Media

Uw brief opmaken

Als u de brief naar een werkgever of school mailt, moet u het juiste zakelijke lettertype volgen. Dit omvat het opsommen van uw contactgegevens, de datum en de contactinformatie voor de persoon die uw brief ontvangt (meestal de vacature manager) bovenaan de brief. Voeg ook uw handgeschreven handtekening onder aan een fysieke brief toe.

Als u deze brief echter e-mailt, hoeft u geen contactgegevens of de datum bovenaan de brief op te nemen. Vermeld in plaats daarvan uw contactgegevens na uw e-mailhandtekening. Zorg er ook voor dat u een duidelijke, beknopte onderwerpregel hebt met de naam van de kandidaat, de taak waarvoor hij solliciteert (indien van toepassing) en het doel van uw brief. Een onderwerpregel kan bijvoorbeeld luiden: "Aanbeveling voor Voornaam Achternaam - Human Resources Assistant Job."

Gebruik een referentiebriefsjabloon

Als u niet zeker weet wat u moet schrijven, gebruikt u een sjabloon voor een referentieletter en personaliseert u deze om uw informatie op te nemen. Een sjabloon is een handige manier om te zien hoe u uw brief opmaakt en wat u in de brief moet opnemen.

U kunt ook meer voorbeelden van referentieletters bekijken voor ideeën over wat u in uw eigen brief moet opnemen. Vergeet echter niet om de brief te wijzigen zodat deze van toepassing is op de specifieke persoon voor wie u de brief schrijft.