Je project volgen zonder Gantt-diagrammen

Gantt-diagrammen zijn een fantastische en zeer nuttige tool voor het volgen en coördineren van alle kleine stappen die in een groot project worden uitgevoerd, maar ze kunnen snel overweldigend en rommelig worden, vooral voor mensen die niet weten hoe ze te lezen. Probeer een Gantt-diagram te gebruiken om je voortgang aan een klant of een collega in een andere afdeling uit te leggen, en je hebt misschien de uitdaging voor de hand.

Dit is niet de enige uitdaging die Gantt-grafieken presenteren. De gegevens in een Gantt-diagram vereisen meestal speciale software voor het bekijken en bewerken en het afdrukken ervan is bijna altijd een uitdaging. Bovendien wil je soms alleen focussen op een klein deel van een project zonder overweldigd te raken door alle aanvullende informatie.

Hoewel Gantt-diagrammen een geweldige oplossing zijn, zijn ze niet de enige. Wanneer u een kleiner voorbeeld van de informatie moet bekijken of een vereenvoudigde versie of een deel van de informatie moet presenteren in een situatie waarin een Gantt-diagram niet praktisch zou zijn, zijn hier vijf alternatieven die u zou kunnen gebruiken.

Takenlijsten

Iedereen in het bedrijfsleven moet vertrouwd en vertrouwd zijn met een eenvoudige takenlijst. In feite is georganiseerd zijn een van de topvaardigheden voor een projectmanager.

Een takenlijst brengt de takenlijst naar een hoger niveau. Met een takenlijst kunt u extra kolommen toevoegen om aan te geven wie elke taak zal uitvoeren, de status van de taak, de begin- en einddatum en de waarschijnlijkheid dat de taak op tijd zal worden voltooid. U kunt zelfs selectievakjes voor uw teamleden toevoegen om te controleren of de items zijn voltooid.

spreadsheets

Een vereenvoudigd diagram op een spreadsheet is een ander alternatief. U kunt nog steeds taken weergeven aan de linkerkant en u kunt nog steeds de balken verduisteren om uw voortgangsniveau en de geschatte start- en einddatums voor de taken weer te geven.

Spreadsheets kunnen tijdrovend en tijdrovend zijn om te updaten, maar u zult ze niet als uw totale projectmanagementoplossing willen gebruiken. Voor een eenvoudig eenmalig rapport voor een klant of manager kan een vereenvoudigde spreadsheet het project echter visueel indelen op een manier die

gemakkelijk uit te leggen en te begrijpen. Het is ook een goede optie om de voortgang van het project te volgen.

Stroomdiagrammen

Stroomdiagrammen of netwerkdiagrammen tonen de projecttaken in de volgorde waarin ze moeten worden voltooid. Stroomdiagrammen kunnen zo eenvoudig of ingewikkeld zijn als u wilt. U kunt bijvoorbeeld al dan niet informatie zoals de start- en einddatum van elke stap, het taakidentificatienummer, of

de locatie. Houd er rekening mee dat het toevoegen van te veel informatie deze grafieken moeilijk leesbaar kan maken.

Hoewel veel mensen stroomdiagrammen gemakkelijker te lezen en te begrijpen vinden dan Gantt-diagrammen, kan het een hele klus worden om ze te maken. Bovendien zijn ze vaak niet geschikt voor grote en complexe problemen. Stroomdiagrammen zijn het beste voor het presenteren van eenvoudige projecten met taken die van nature een voortgang maken

de volgende, maar zou niet moeten worden gebruikt als een langetermijninstrument of voor te complexe projecten.

Kanban Boards

Heeft uw project een groot aantal stappen die niet noodzakelijk in een sequentiële volgorde moeten worden uitgevoerd? Heeft u meerdere mensen die aan hetzelfde project werken of worden de taken regelmatig bijgewerkt? Als dat het geval is, biedt Kanban wellicht de ideale oplossing voor u. (Meer informatie over hoe Kanban werkt in projectbeheer.)

Met een Kanban-bord wordt elke projecttaak op een notitie geschreven en in de juiste kolom geplaatst, zoals 'doen', 'in uitvoering' of 'klaar'. Als elke taak is voltooid, wordt de overeenkomstige plaknotitie over het bord verplaatst totdat alle noten in de kolom "klaar" staan.

Dit organisatiesysteem is heel gemakkelijk te begrijpen en snel aan te passen, maar het is niet erg draagbaar, en je moet oppassen dat geen enkele noot valt en verloren is.

Statusrapporten

Gantt-diagrammen zijn uitstekende hulpmiddelen voor het bijhouden van uw projecten, niet noodzakelijk voor het communiceren ervan. Als het enige dat u hoeft te doen uw voortgang communiceren met een klant, uw projectsponsor of andere teamleden, kan een statusrapport uw beste optie zijn. Bovendien zullen veel softwareprogramma's voor projectbeheer vereenvoudigde, gemakkelijk te begrijpen statusrapporten maken met slechts een paar klikken van de muis, waardoor u kostbare tijd en energie bespaart.

Gantt-diagrammen zijn zeer praktisch voor het bijhouden van alle taken die in een groot project worden uitgevoerd, maar ze zijn niet altijd de beste manier om deze informatie met anderen te communiceren, met name degenen die niet gewend zijn deze te lezen.

Je hebt nog verschillende andere alternatieven. Probeer een van deze vijf Gantt-diagramalternatieven zelf uit. U kunt aangenaam verrast zijn door hoeveel tijd u kunt besparen.