Hoe conflicten over projecten op te lossen

Conflicten over projecten is volkomen normaal. Je zou verwachten dat mensen het oneens zijn. We zijn allemaal verschillend, en het zijn de verschillen die onze teams zeer performant maken.

De discussies die plaatsvinden wanneer mensen het niet eens zijn, kunnen resulteren in een aantal ongelooflijk creatieve en inspirerende oplossingen voor problemen. Geschillen helpen mensen de echte problemen te ontrafelen en naar de root te graven van wat er gaande is terwijl ze proberen hun eigen persoonlijke argumenten in te kaderen.

Met andere woorden, laten we niet beginnen met te denken dat we conflicten moeten vermijden. Het kan in bepaalde omstandigheden zeer nuttig zijn, maar het moet wel actief worden beheerd. Geschillen kunnen teams vernietigen wanneer ze worden overgelaten aan etteren. Deze tips geven uitleg over conflictbeheer en over hoe je partijen die van mening verschillen actief kunt helpen om een ​​wederzijds begrip te bereiken, zelfs als je erkent dat ze het nooit echt eens zullen zijn.

Wat is conflictmanagement?

Laten we beginnen met enkele definities. Het managen van conflicten op de werkplek is iets dat we allemaal doen, of we het ons bewust zijn. Conflicten treden op wanneer twee of meer personen (of groepen) verschillende doelen, attitudes of meningen hebben over hetzelfde.

'Conflictbeheersing' is de term die we geven aan hoe we daarmee omgaan. Het is wat we doen om het probleem te identificeren, de verschillen bloot te leggen en uit te zoeken hoe we kunnen aanpakken wat er aan de hand is.

Veel conflicten kunnen met discussie worden opgelost, vooral als rekening wordt gehouden met de behoeften en doelstellingen van het project of bedrijf, maar soms zijn er andere factoren.

Waarom hebben we conflicthantering nodig?

In veel werkomgevingen van vandaag en bij veel projectteams is de opstelling die van een matrixstructuur. Dit betekent dat de mensen in het team niet direct voor u werken. Dit kan op vele manieren de perfecte situatie zijn: u beheert hun taken, maar u hoeft niet te doen met alle andere personeelszaken, zoals salarissen, voordelen, vakantietijd enzovoort. Dat geeft u meer tijd om u te concentreren op het verplaatsen van uw project naar het uiteindelijke doel.

Dat gezegd hebbende, zijn matrixstructuren vol conflicten van loyaliteit, tijd, prioriteit of team. Weten hoe al deze te ontrafelen is een nuttige vaardigheid.

Projectmanagement is een baan die conflicten veroorzaakt:

• We gaan op zoek naar wat niet is gedaan, mensen achterna zitten en hun fouten doornemen.
• We sturen het werk van mensen die zich aan anderen melden.
• We jagen op antwoorden en beslissingen, en dit gaat vaak gepaard met escalerende problemen waardoor anderen slecht lijken voor uw projectsponsor.

Waar het op neer komt is dat als je niet weet hoe je conflicten op het werk oplost, je team meer conflicten zal hebben dan gezond is. Debatten worden niet gemodereerd. Er ontstaan ​​facties. Conflicten stoppen taken niet wanneer argumenten niet zijn opgelost. Omgaan met moeilijke stakeholders wordt uw dagelijkse baan. Als u geen problemen oplost, heeft dit uiteindelijk invloed op uw vermogen om uw doelstellingen waar te maken. In het ergste geval kan dit betekenen dat uw beste mensen aftreden en dat uw team volledig implodeert.

Veel conflicten vereisen alleen dat je gaat zitten en een gesprek tussen mensen met verschillende meningen faciliteert. Op andere momenten moet je misschien herkennen wanneer conflict een grote impact op het project gaat hebben en dienovereenkomstig handelen, misschien door het probleem aan te kaarten met je projectboard.

Conflictoplossing op de werkplek

Het conflict-modusinstrument Thomas-Kilmann (TKI) is een manier om uw voorkeursstijl uit te werken voor het omgaan met conflicten in elke situatie, niet alleen op het werk. Het wordt vaak gebruikt op de werkplek. Als hulpmiddel is het erg handig om te begrijpen welke opties voor u beschikbaar zijn wanneer u een probleem hebt dat moet worden aangepakt.

De TKI is een vragenlijst die u vraagt ​​hoe u van nature reageert wanneer u geconfronteerd wordt met een situatie waarin de meningen of zorgen van twee mensen niet op één lijn liggen. Het helpt je om je eigen reactie en reactie te beschrijven wanneer je iemand tegenkomt die jouw kijk niet deelt.

Assertiviteit en Samenwerking

De TKI bekijkt twee verschillende aspecten van uw aanpak om conflicten te beheren:

• Assertiviteit: in hoeverre neem je je eigen zorgen ten koste van anderen?
• Samenwerking: Hoe ver ga je om de bezorgdheid van de ander te bevredigen?

Dit zijn twee belangrijke aandachtspunten. Je moet begrijpen hoe ver je bereid bent om te gaan om je eigen positie te beschermen en te winnen, en hoeveel het belangrijk voor je is om de ander te helpen bereiken wat hij wil. Vraag uw HR-team of ze toegang hebben tot de Thomas-Kilmann-beoordeling, zodat u deze kunt nemen. Ontdek uw eigen persoonlijke stijl.

Nadat je je stijl hebt geïdentificeerd, kun je nadenken over het volgende deel van de TKI: de vijf verschillende modi voor het reageren op conflicten:

• concurrerende
• Meegaand
• Het vermijden
• samenwerken
• afbreuk te doen aan

De concurrerende conflictmodus

De concurrerende modus wordt soms ook 'forceren' genoemd. Het is een zeer assertieve stijl die ook niet-coöperatief is. Het is precies wat je zou verwachten: je legt je mening over de ander op. Hij verliest."

Concurreren is eigenlijk alleen iets dat je kunt doen als je een soort van legitieme macht hebt in de situatie:

• Je hebt een managementfunctie en bent seniorer dan de andere persoon.
• U controleert iets in de situatie, zoals het budget of de bron.
• U hebt deskundige kennis van de situatie die de andere persoon niet deelt.

Denk aan gezondheids- en veiligheidskwesties waarbij u het dragen van veiligheidsuitrusting moet forceren, zelfs als iemand in het team niet wil voldoen. Conflictoplossingstechnieken in deze modus zouden het volgende inhouden:

• Iemand anders vertellen wat hij moet doen.
• Uitgifte van een mandaat of richtlijn.

In plaats van het conflict op te lossen, hebt u het geplet en hebt u het project in staat gesteld om verder te gaan. Je hebt een beslissing, maar je hebt waarschijnlijk wat vrienden verloren door dit te doen. Gebruik het met voorzichtigheid of wanneer de situatie het echt vereist om wettelijke of veiligheidsredenen. Nooit afdalen naar pesten op het werk.

De aanpassingsconflictmodus

Aanpassing is het tegenovergestelde van concurreren. Het is niet-assertief en coöperatief omdat uw interesses over het hoofd worden gezien en u zich houdt aan de wil van de andere persoon.

Je zou dit niet altijd moeten zien als "verliezen" of zelfopofferend zijn. Soms zijn argumenten uw tijd of interesse niet waard. Let echter op als u dit te vaak gebruikt, omdat u misschien te "te zacht" wordt als u te vaak capituleert.

De Conflict-modus vermijden

Dit is waar je helemaal geen conflicten hebt. Het is niet-assertief omdat je niet deelneemt aan de discussie, en het is niet-coöperatief omdat je de andere persoon ook niet helpt. Sterker nog, je doet niets. Dit klinkt misschien vreselijk, maar het kan effectief zijn als het met mate en onder de juiste omstandigheden wordt gebruikt.

Je hebt het probleem niet echt opgelost, alleen de eerste manifestatie van het conflict. Je moet nog steeds tijd vinden om de problemen op te lossen. Het risico bestaat dat het probleem groter en groter wordt als u te lang wacht.

Stel je voor dat twee collega's luid ruzie maken en het het werk van andere mensen op kantoor verstoren. Je grijpt in en vertelt hen dat je hen zal helpen om tot een oplossing te komen wanneer ze beiden zijn gekalmeerd. Je biedt een van hen de mogelijkheid om tot die tijd in je kantoor af te koelen.

Conflictoplossingstechnieken in deze modus:

• Stel de discussie uit tot een beter tijdstip of situatie.
• Ga weg van een bedreigende situatie.

De samenwerkende conflictmodus

Samenwerken is een assertieve manier om problemen op te lossen en is zeer coöperatief. Je ontwijkt het conflict niet - je duikt er meteen in, werkt samen om de problemen op te lossen en om een ​​punt te bereiken waarop aan beide eisen wordt voldaan. Het op een pragmatische manier benaderen van de situatie kan helpen om vertrouwen op te bouwen met uw team.

Laten we zeggen dat Marketing wil dat het product in maart wordt gelanceerd. IT wil dat een nieuwe starter lid wordt van het team voordat ze aan de productlancering beginnen. Ze gaan samen over de Gantt-grafiek en gebruiken planningstechnieken om ervoor te zorgen dat de nieuwe starter volledig deel kan uitmaken van het team en toch het product op tijd op de markt kan krijgen. Conflictoplossingstechnieken in deze modus omvatten discussie en bemiddeling.

De compromis-conflict-modus

Compromising is matig assertief en matig coöperatief. Het is een positie halverwege die vaak wordt gebruikt, en je hebt natuurlijk problemen ondervonden in het verleden. Je krijgt niet precies wat je wilt, en de ander ook niet. In plaats daarvan kom je tot een minnelijke oplossing waar jullie het beiden over eens kunnen zijn.

Het team zegt dat de Agile-sprint twee weken lang zou moeten zijn. Je wilt dat het vier weken is. Je sluit een compromis en bent het erover eens dat sprints drie weken zullen zijn. Conflictoplossingstechnieken in deze modus omvatten:

• Discussie
• Onderhandelen
• Concessies uitwisselen - jullie geven allebei iets op

Wat is uw stijl voor conflictoplossing?

Het geweldige aan het begrijpen waar je op de TKI zit, is dat je je voorkeur begrijpt voor het oplossen van conflicten op de werkplek - en ook op andere plaatsen. Dit geeft u een voorsprong bij het identificeren van wat de beste manier is om te gebruiken voor de specifieke situatie waarin u zich bevindt. U hebt een persoonlijke voorkeur, maar u blijft niet in alle situaties op dezelfde manier reageren. Weglopen is in sommige gevallen de meest geschikte manier van handelen, dus u zult ervoor kiezen dit te vermijden.

In andere landen kan een compromis de snelste weg zijn naar een aanvaardbaar pad rond de impasse. Je kunt op andere momenten andere technieken gebruiken.

Het belangrijkste om te onthouden is dat er een conflict op de werkplek zal ontstaan, dus als je een paar technieken hebt om op te tekenen, krijg je opties als je met een moeilijke situatie wordt geconfronteerd. Het kennen van je opties geeft je vertrouwen en dat kan je helpen om geschillen op te lossen, zodat iedereen weer aan het werk kan.