Personeelsbestand Toegangsbeleid en koppelingen naar voorbeelden

Alle Human Resource-afdelingen houden uitgebreide dossiers bij. De wet vereist dat HR veel van hen gedurende bepaalde perioden bewaart. Medewerkers weten heel goed dat deze records bestaan ​​(en sommigen hebben de indruk dat het bestand hen van bedrijf tot bedrijf volgt, wat niet waar is).

Omdat werknemers weten dat deze records bestaan, willen ze deze van tijd tot tijd bekijken om te zien wat het bestand bevat.

Houd bij het bepalen van de manier waarop u werknemers (en voormalige werknemers) toegang biedt, rekening met alle wetten die op uw bedrijf van toepassing zijn. Veel staten hebben wetten die een bedrijf verplichten om specifieke delen van het bestand beschikbaar te stellen aan huidige en voormalige werknemers. Neem contact op met uw advocaat om ervoor te zorgen dat uw beleid in overeenstemming is met alle wetten.

De federale wet vereist bijvoorbeeld dat records met betrekking tot de Americans with Disabilities Act gescheiden worden gehouden van personeelsdossiers. Als uw bedrijf onderhevig is aan HIPAA, zorg er dan voor dat uw medisch dossier daar ook aan voldoet.

Je hebt misschien veel speelruimte in wat je werknemers toestaat om in hun dossier te zien. Houd er echter rekening mee dat zelfs als u vaststelt dat een medewerker geen toegang heeft tot bepaalde informatie, zoals referentiecontroles, dat in het geval van een rechtszaak die informatie vindbaar is.

Geef uw personeel daarom de opdracht om alles nauwkeurig vast te leggen en de wet te allen tijde te volgen. Medewerkersrecords zijn niet de plaats voor inside-moppen of opmerkingen bij opmerkingen. Deze gaan niet goed over in een rechtbank.

Als algemene regel zorgt het hebben van één gatekeeper voor de administratie ervoor dat procedures worden gevolgd en consistent zijn. U wilt niet dat een HR-manager mensen toestaat hun administratie terug te nemen naar hun bureau, terwijl een ander de toegang helemaal weigert.

Iedereen door één bron laten gaan, helpt de zaken consistent en legaal te houden. Wetten met betrekking tot records en recordbehoud en -toegang zijn lastig. Zorg dat je op de hoogte blijft.

Het onderstaande beleid is een goede start voor uw bedrijf, maar houd er rekening mee dat uw nationale en lokale wetgeving kunnen verschillen.

Voorbeeld van toegangsbeleid voor werknemersrecords

Alle werknemers, voormalige werknemers en vertegenwoordigers van werknemers kunnen bepaalde inhoud van hun personeelsdossier vooraf bekijken aan personeelszaken. Documenten die betrekking hebben op de kwalificaties van de werknemer, zoals de aanvraag, promotie, disciplinaire actie en overdracht, kunnen worden bekeken. Daarnaast kan de medewerker beleidsaanmeldingsformulieren en trainingsregistraties bekijken.

Documenten die de medewerker niet mag beoordelen, omvatten referenties of referentiecontroles, verslagen van onderzoeken door het management, medische dossiers, documenten die verband houden met een gerechtelijke procedure, elk document dat de vertrouwelijkheid van een andere werknemer schendt en documenten die worden gebruikt voor personeelsplanning.

Procedure

Een medewerker die de toegestane inhoud van zijn personeelsdossier wil bekijken, moet 24 uur van tevoren contact opnemen met Human Resources (met uitzondering van het weekend). Voormalige werknemers, of mensen die onbekend zijn bij personeelszaken, moeten identificatie en / of bewijs van toestemming voor toegang tot het personeelsdossier overleggen.

Medewerkers moeten hun personeelsdossiers herzien in aanwezigheid van een personeelslid van Personeelszaken.

Medewerkers mogen een deel van het personeelsdossier niet van het kantoor verwijderen.

De medewerker kan fotokopieën van het bestand of delen van het bestand aanvragen. In redelijkheid zal de personeelsafdeling van Personeelszaken fotokopieën bezorgen. Voor uitgebreid kopiëren moet de werknemer de fotokopieën betalen.

Als de werknemer niet tevreden is met een document in zijn of haar personeelsdossier, kan de medewerker in aanwezigheid van de personeelsfunctionaris een verklaring of verduidelijking schrijven en deze aan het betwiste document toevoegen. In geen geval zullen HR-medewerkers of de werknemer het eigenlijke document wijzigen.

De werknemer kan ook vragen om een ​​document uit het personeelsdossier te laten verwijderen. Als de Personeelsmedewerker hiermee instemt, kan het document worden verwijderd. Als de Personeelsmedewerker het er niet mee eens is, kan de zaak worden aangevochten op de manier die is voorgeschreven in het Opendeurbeleid van het bedrijf.

Hopelijk hebt u dit beleid nuttig gevonden omdat u uw eigen toegangsbeleid voor personeelszaken voor uw organisatie ontwikkelt. Pas het beleid aan aan de behoeften en cultuur van uw organisatie.