Voorbeeldbrieven accepteren ontslag van een werknemer

Van aanwerven tot schieten, er zijn veel aspecten voor het beheren van werknemers. Een die vaak over het hoofd wordt gezien, is te maken hebben met een werknemer die het bedrijf verlaat. Medewerkers zullen om verschillende redenen vertrekken: om terug te gaan naar school, om door te reizen naar verschillende kansen op werk, om te reizen, om een ​​gezin te stichten, vanwege gezondheidskwesties, of om een ​​aantal andere redenen.

Het hebben van een vastgesteld beleid om te communiceren met werknemers die het bedrijf verlaten, zal u helpen om het vertrek van een werknemer op een positieve, respectvolle manier aan te pakken.

Ontslagbeleid

Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, kunt u overwegen een systeem of proces te maken voor het afhandelen van ontslagbrieven. Het hebben van een vast beleid voor aftreden ziet er professioneel uit en stelt zowel u als de werknemer op uw gemak.

Voor veel bedrijven is het creëren van algemene informatiebrochures of -pakketten voor werknemers een gemakkelijke manier om de stappen van de overgang uit te leggen.

Wanneer een werknemer officieel ontslag neemt, zullen zij naar u kijken om de volgende stappen te bespreken die nodig zijn om de overgang soepel te laten verlopen. Het is uw verantwoordelijkheid om professionele scheidingsdiensten aan te bieden en dingen aan de werknemer uit te leggen, zoals meldingsvereisten, laatste loonstrookverdeling, de status van personeelsbeloningen na beëindiging en om zijn of haar laatste datum van indiensttreding vast te stellen.

Tips voor het schrijven van een brief waarin een ontslag wordt aanvaard

Een van de eerste stappen in een goed ontslagbeleid is om te erkennen dat u het verzoek van een werknemer om af te treden aanvaardt.

Doorgaans stuurt de werknemer u een formele ontslagbrief. U moet dan antwoorden met een formele brief waarin u het ontslag aanvaardt.

Hier zijn enkele tips voor het schrijven van een professionele, formele brief waarin het ontslag van een werknemer wordt aanvaard:

• Gebruik de indeling voor zakelijke brief.Omdat dit een professionele brief is, moet u het lettertype gebruiken voor uw brief. Plaats in de linkerbovenhoek van de brief uw contactgegevens, de datum en de contactgegevens van de medewerker. Sluit de brief af met je handgeschreven handtekening en je naam hieronder.
• Accepteer het ontslag.Uw brief moet de werknemer laten weten dat u zijn ontslagbrief hebt ontvangen en aanvaard en moet duidelijk zijn of haar officiële laatste werkdag bij het bedrijf vermelden.

• Express begrip.Uw reactie zou erop moeten wijzen dat u spijt hebt van het verlies van de werknemer, maar u respecteert, begrijpt en waardeert de moeilijke beslissing die hij of zij heeft moeten nemen. Je zou ook kunnen aanbieden om wat hulp te bieden aan de werknemer. U kunt bijvoorbeeld aanbieden om een ​​referentiebrief voor hem of haar op te geven. Dit aanbod is echter optioneel.
• Houd een record bij.Stuur een brief naar de medewerker en bewaar deze ook voor het dossier van de werknemer. U kunt de brief zelf houden of deze naar uw personeelscentrum sturen als u er een heeft. Hiermee kunt u duidelijk bijhouden wanneer de medewerker het bedrijf heeft verlaten.

Voorbeelden van brieven die een ontslag aanvaarden

Hieronder volgen twee voorbeelden van brieven van een manager die het ontslag van een werknemer aanvaardt. Gebruik deze voorbeelden om u te helpen uw eigen brief te schrijven.

Beheerder Ontslagaanvaarding Brief Voorbeeld # 1 (Tekstversie)

Uw naam

Titel

Adres

Plaats, provincie postcode

Datum

Naam werknemer

Adres

Plaats, provincie postcode

Geachte voornaam, Uw ontslagneming vanuit uw functie is geaccepteerd, van kracht op 15 mei 20XX, zoals gevraagd.

Ik twijfel er niet aan dat u zult blijven presteren volgens uw gebruikelijke hoge normen tijdens uw resterende tijd bij het bedrijf.

Het was me een genoegen om met u samen te werken en ik wens u het allerbeste in de toekomst. Als ik een referentie kan geven, aarzel dan niet om te vragen.

Oprecht, Handgeschreven handtekening (papieren brief)

Getypt handtekening

Beheerder Ontslag Aanvaarding Brief Voorbeeld # 2 (Tekstversie)

Uw naam

Titel

Adres

Plaats, provincie postcode

Datum

Naam werknemer

Adres

Plaats, provincie postcode

Beste Miles, Met grote spijt bevestig ik formeel de ontvangst van uw ontslagbericht op 10 juni. Uw ontslag is goedgekeurd en, zoals gevraagd, uw laatste werkdag op JQB en Sons zal 30 juni zijn.

Het was me een genoegen om met u samen te werken en namens het team, ik wens u het allerbeste in al uw toekomstige inspanningen. Bij deze brief vindt u een informatiepakket met gedetailleerde informatie over het ontslagproces.

Als u nog vragen heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen met het kantoor. Nogmaals bedankt voor je positieve instelling en je harde werk al die jaren.

Al het beste, Handgeschreven handtekening (papieren brief)

Getypt handtekening