De voors en tegens van tijdbladen in reclame

Veel industrieën vertrouwen op timesheets om de productiviteit van medewerkers te bewaken en de inkomsten en voordelen te berekenen. Sommigen gebruiken een "klokken" -systeem met officiële tijdkaarten en anderen vertrouwen op een tijdmanagementsysteem dat ingewikkelde details vastlegt over de manier waarop de tijd elke dag werd doorgebracht. Deze laatste is degene die wordt gebruikt door reclame-, marketing- en ontwerpbureaus over de hele wereld.

De gegevensinvoer op deze urenstaten, meestal door het personeel van de creatieve afdeling, registreert de uren die aan elk deel van het project zijn besteed. Dat betekent niet alleen het creëren van de campagne, maar ook de eerste briefing, de klantpresentatie en zelfs de tijd die besteed werd aan de shoots en productiestudio's. Alleen door een duidelijk beeld te krijgen van de manier waarop de tijd is besteed, kan een bureau effectief omgaan met de werklast, de factureringsregeling van de klant en de manier waarop de tijd tussen teams wordt verdeeld.

The Timesheet in een notendop

In de begindagen van reclame, zoals zoveel taken uit die tijd, werd de tijd handmatig vastgelegd op papier met pennen en potloden (en veel wissen). Tegenwoordig wordt de tijd ingevoerd in de computer of een tablet met behulp van een geavanceerd stuk software dat rapporten van alle soorten kan ophalen. De meeste winkels hebben een zeer vergelijkbare sjabloon die het volgende omvat:

• Het taaknummer
• De cliënt
• De huidige opdracht
• Alle toegewezen medewerkers
• De datum en het aantal gewerkte uren
• De prijs per uur
• Na een tijdje

Bij het starten van een project voor een klant, opent de accountmanager of verkeersmanager een taaknummer en begint hij met het bijhouden van uren. Deze zullen meestal overeenkomen met het voorstel of de bieding die aan de klant wordt gegeven en zullen worden opgesplitst in uren die voornamelijk worden besteed aan onderzoek, planning en strategie, creatieve ontwikkeling, productie en projectadministratie.

Als alles volgens plan verloopt, zullen de werkelijke uren die aan het project worden besteed, mooi overeenkomen met de schatting, maar dat is meestal niet het geval. Creatieve ontwikkeling eet vaak meer tijd dan enig ander deel van het proces, vanwege een verandering van richting, klantfeedback of het onvermogen om de opdracht te kraken. Het kan een twistpunt met de klant worden omdat ze niet veel geld willen uitgeven aan creatieve tijd omdat de creatieve afdeling moeite heeft om een ​​oplossing te vinden.

Het urenformulier moet echter correct worden ingevuld om die tijd bij te houden en de klant te laten zien hoe het geld is uitgegeven en hoe het bureau heeft gewerkt. Het is een goede manier om te zien of sommige projecten te arbeidsintensief zijn om winst te maken, of dat anderen zo lucratief zijn dat ze investeringen in die klant verdienen voor verder werk. En in een notendop, dat is de rol van de timesheet.

Pros

Dit is waarom timesheets de levensader zijn van elk bureau:

• Geld: Tijdsheets tonen een agentschap (zelfs in eigen huis) hoeveel uren er werden geregistreerd voor elk onderdeel van elke campagne. Het is gemakkelijk om te zien of de retainer van de klant het waard is, of dat het tijd is om de klant project per project te plaatsen. Met een in-house bureau, kan die tijd niet direct leiden tot facturen, maar het laat het management wel zien hoe effectief ze de tijd van de creatieve afdeling gebruiken. Als het wordt ontdekt, besteden ze 90% van hun tijd aan slechts één aspect van het bedrijf, dat een aantal rode vlaggen kan maken.

• Transparantie: Als de tijdregistratie correct wordt uitgevoerd, is het eenvoudig om te zien waar dingen soepel verlopen en waar knelpunten of inefficiënties aan de orde zijn. Waarom besteedt een tekstschrijver de helft van de tijd aan de ene klant dan aan de andere? En als er meer advertenties nodig zijn, zal een snel overzicht van de urenstaat zien of de afdeling overwerkt is.
• Betrokkenheid en verantwoording: De meeste klanten verwachten dat een bepaald aantal uren aan een project wordt besteed. Als ze niet geloven dat de juiste hoeveelheid inspanning in een baan is gestopt, kunnen de timesheets de gegevens verstrekken om iets anders te zeggen. Het is ook een manier om sommige klanten te laten zien hoeveel waarde ze van het bureau krijgen.

• Analyse: In het verleden behaalde resultaten zijn vaak een goede indicator voor de toekomst. Als een klant het leven uit het bureau zuigt en iedereen de das om doet, kunnen de gegevens uit de presentielijsten laten zien of het de moeite waard is om die klant in de buurt te houden, of dat het tijd is om ze te laten gaan. Aan de andere kant van de vergelijking kan het een agentschap de winstgevendheid van sommige klanten laten zien, die minimale creatieve inspanningen en inspanningen vergen, maar een maximaal rendement op de investering.

Cons

Met al die pluspunten, wat is het probleem? Welnu, er is een reden waarom de timesheets door bijna iedereen universeel worden gehaat, behalve de cijfercrunchers van het bureau:

• Tijd: Veel mensen in bureaus, vooral op creatieve afdelingen, willen geen van hun tijd aan administratie besteden. Als creatief kan het nadelig zijn om af te zien van een geweldige creatieve brainstorm om uren in te vullen. Veel accountmanagers hebben dezelfde problemen. Het is ironisch, maar tijd voor timesheets wordt zelden toegewezen.
• fouten: Dit gaat direct naar het eerste punt. Veel advertenties verlaten de timesheets tot de laatste minuut vóór het factuurrapport voor het einde van de maand. En dat betekent dat de nauwkeurigheid van een timesheet van redelijk tot afschuwelijk gaat. Het is moeilijk om te onthouden hoeveel minuten je twee weken geleden aan een baan hebt besteed, dus het is vaak een raadsel. Als de timesheets allemaal geraden zijn, maakt het ze bijna nutteloos.

• Slechte focus: De tijd is geen goede indicator voor uitstekende advertenties. Eén winkel kon 40 uur spenderen en niets van noot produceren; een ander zou kunnen werken 10 en een meesterwerk produceren. Tijdbladen leggen de kwaliteit van het denken niet vast; gewoon de tijd die het kostte om het te doen.

De toekomst

Timesheets zijn er om te blijven en ze moeten handmatig worden gedaan. Geautomatiseerde tijdregistratie werkt niet, omdat het handmatig starten en stoppen vereist. Als u vergeet de klok te starten, verliest u uren. Vergeet het te stoppen en sommige arme klanten worden gefactureerd voor uren werk die aan een ander project zijn besteed. Dat zou op zijn beurt kunnen leiden tot problemen (en zelfs rechtszaken) met overbezetting en het verlies van een waardevolle klant.

De enige manier om een ​​goede tijdregistratie te garanderen, is door iedereen in het bureau aan te dringen om timesheets minstens twee keer per dag bij te werken, één keer voor de lunch en dan opnieuw voordat je naar huis gaat. Als dit is gebeurd, zijn de urenstaten correct en nuttig. En als het niet wordt gedaan, moeten bureaus creatief worden met motivatie. Vind een manier om het tijdregistratieproces te stimuleren.

Geef die werknemers die een nauwgezette registratie van hun tijd bijhouden een wekelijkse bonus of een paar uur vrij op vrijdag. Het lijkt misschien een verspilling van tijd en geld, maar nauwkeurige timesheets kunnen meer waard zijn dan een paar honderd dollar hier of daar per week.