Hoe een supervisor het absenteïsme kan beheren

Volgens een CCH ongeplande afwezigheidsenquête verliezen werkgevers terrein als het gaat om het houden van werknemers op de baan. Het ongeplande verzuimpercentage is sinds 1999 gestegen tot hun hoogste niveau. Wat nog steeds de grootste zorg is, is dat bijna twee van de drie werknemers die niet komen opdagen niet lichamelijk ziek zijn.

Voor de meeste bedrijven is de verantwoordelijkheid voor het beheer van het ziekteverzuim voornamelijk bij directe leidinggevenden gedaald. Deze supervisors zijn vaak de enige mensen die weten dat een bepaalde werknemer afwezig is.

Ze zijn het best geplaatst om de omstandigheden rondom de afwezigheid van een persoon te begrijpen en om een ​​probleem in een vroeg stadium op te merken. Daarom is hun actieve betrokkenheid bij de afwezigheidsprocedures van het bedrijf cruciaal voor de algehele effectiviteit en toekomstig succes van een verzuimbeleid of -programma.

Om ervoor te zorgen dat supervisors comfortabel en bekwaam zijn in hun rol van ziekteverzuim, moeten ze de volledige steun van het senior management hebben. Alle partijen moeten zich bewust zijn van het doel van verzuimbeleid en -procedures. Mochten er discrepanties zijn tussen afdelingen; een beleid kan zijn effectiviteit verliezen.

Om meer consistentie te bieden, moeten leidinggevenden worden opgeleid in hun verantwoordelijkheden met betrekking tot het beheer van het ziekteverzuim, advies krijgen over het voeren van effectieve werkhervattinggesprekken en worden geïnformeerd over het gebruik van disciplinaire procedures wanneer dat nodig is.

De verantwoordelijkheden van de supervisor

Naast dat ervoor wordt gezorgd dat werk tijdens de afwezigheid van de werknemer op passende wijze wordt behandeld, zijn er een aantal andere kritieke maatregelen die toezichthouders moeten nemen om het verzuim te beheersen. Zij zouden moeten:

• ervoor te zorgen dat alle werknemers volledig op de hoogte zijn van het beleid en de procedures van de organisatie om de afwezigheid aan te pakken,
• wees het eerste aanspreekpunt als een medewerker zich ziek meldt
• onderhouden van de juiste gedetailleerde, nauwkeurige en actuele afwezigheidsregistraties voor hun personeel (bijv. datum, aard van de ziekte / reden voor afwezigheid, de verwachte datum van terugkeer naar het werk, indien nodig een doktersverklaring),
• identificeren van patronen of trends van afwezigheden die bezorgdheid veroorzaken,
• voer sollicitatiegesprekken uit
• indien nodig disciplinaire procedures uitvoeren.

Het terug-naar-werk-interview

De training van supervisors over hoe het verzuim zo goed mogelijk kan worden geregeld, moet instructies bevatten over hoe effectieve en rechtvaardige interviews met terugkoppeling naar werk te voeren. Recente nationale enquêtes geven aan dat deze interviews worden beschouwd als een van de meest effectieve instrumenten voor het beheer van kortdurend ziekteverzuim.

De terugkeer-tot-werkbespreking zal de supervisor in staat stellen de werknemer weer aan het werk te verwelkomen, naast het aantonen van de sterke betrokkenheid van het management bij het beheersen en beheren van het verzuim op de werkplek. Het interview maakt het mogelijk om na te gaan of de werknemer goed genoeg is om weer aan het werk te gaan.

Het benodigde papierwerk kan worden voltooid zodat de afwezigheid en de conclusie correct worden vastgelegd. Het feit dat er een vaste procedure bestaat om de afwezigheid bij een werknemer te onderzoeken en te bespreken, kan op zichzelf als een afschrikmiddel werken voor niet-bijgewoonde redenen.

Interviews moeten zo snel mogelijk na de terugkeer van de afwezige naar het werk worden afgenomen (uiterlijk één dag na zijn of haar terugkeer). De werknemer moet voldoende gelegenheid krijgen om de redenen voor zijn of haar afwezigheid te schetsen. De supervisor moet het interview gebruiken als een tijd om eventuele problemen te onderzoeken die de werknemer kan hebben die tot verzuim leiden.

Het doel is om een ​​open en ondersteunende cultuur te bevorderen. De procedures zijn aanwezig om ervoor te zorgen dat hulp en advies wordt geboden wanneer dat nodig is en om ervoor te zorgen dat de werknemer geschikt is om weer aan het werk te gaan.

Medewerkers zullen de mogelijkheid om in een geformaliseerde structuur oprechte redenen voor afwezigheid te begrijpen, doorgaans op prijs stellen. Als de supervisor twijfelt aan de echtheid van de redenen voor afwezigheid, moet hij / zij deze gelegenheid aangrijpen om eventuele twijfels of zorgen te uiten.

De medewerker moet er zich te allen tijde van bewust zijn dat het interview niet alleen deel uitmaakt van de bedrijfsprocedures, maar een belangrijke vergadering waarbij de afwezigheid is opgemerkt en mogelijk gevolgen heeft voor de toekomstige tewerkstelling. De disciplinaire procedure van het bedrijf, in het geval van onaanvaardbare verzuimniveaus, moet aan de werknemer worden uitgelegd.

Op geen enkel moment tijdens de vergadering mag het interview een vorm van straf worden, maar moet het worden gezien als een gelegenheid om de weerslag van afwezigheid binnen de afdeling te benadrukken en te verklaren. De overgrote meerderheid van werknemers ontleent een gevoel van trots en prestatie van hun werk en het management moet worden aangemoedigd om deze personen als verantwoordelijke volwassenen te behandelen.

Aanbevolen tuchtprocedures als het ziekteverzuim voortduurt

De volgende richtlijnen beschrijven de aanbevolen stappen die moeten worden genomen in gevallen waarin kortetermijnwezigheden in een bepaalde periode als een aanvaardbaar niveau worden beschouwd.

Fase 1: Counseling Interview

• De directe leidinggevende moet de werknemer op de hoogte brengen van zijn bezorgdheid over de afwezigheid, proberen de redenen voor de ziekte vast te stellen en bepalen wat moet worden gedaan om de aanwezigheid te verbeteren.
• Als in dit stadium een ​​medische aandoening wordt vastgesteld die waarschijnlijk gevolgen heeft voor de geschiktheid van de baan, moet de supervisor een afspraak maken met een door het bedrijf goedgekeurde arts. Dit moet binnen vijf werkdagen schriftelijk met de werknemer worden bevestigd.
• Als uit de discussie blijkt dat het probleem niet te wijten lijkt te zijn aan een onderliggende arbeidsongelijkheid, moet de supervisor de werknemer adviseren dat, hoewel de geregistreerde kwalen echt zijn, een aanhoudende verbetering in opkomst wordt verwacht of dat de volgende fase in de procedure wordt zal genomen worden.
• De komende zes maanden zal automatisch een beoordeling van de opkomst worden gemaakt.

Fase 2: Eerste formele beoordeling (stadium van verbale waarschuwingen)

• Als de afwezigheid van de werknemer na analyse en regelmatige monitoring blijft verslechteren, moet hij worden uitgenodigd om een ​​formele beoordelingsvergadering met de supervisor bij te wonen.
• Het afwezigheidsrecord moet in een brief worden beschreven waarin de medewerker wordt uitgenodigd voor dit interview. De werknemer moet erop worden gewezen dat zij het recht heeft om zich te laten vertegenwoordigen door een vakbondsafgevaardigde of een collega, naargelang van het geval.
• Het doel van deze bijeenkomst is om:

  - ga door met het bespreken van de onderliggende redenen voor de afwezigheid, - adviseren van de medewerker van de dienst en de kostenimplicaties van haar afwezigheid, en

  - waarschuw de werknemer (behalve wanneer wordt besloten om medisch advies in te winnen) dat als er geen substantiële en aanhoudende verbetering is, haar tewerkstelling kan worden beëindigd vanwege haar onvermogen om een ​​acceptabel aanwezigheidsniveau te handhaven. Dit vormt de mondelinge waarschuwing.

• Als medische zorg geboden is, moet onmiddellijk actie worden ondernomen. De vergadering wordt daarom alleen maar verdaagd om dit deel van het proces te laten voltooien. Binnen vijf werkdagen moet de medewerker medisch advies krijgen. De vergadering wordt vervolgens opnieuw bijeengeroepen met HR en de mening van de arts wordt besproken.
• Als de arts de geschiktheid voor werk bevestigt, moet de werknemer worden gewaarschuwd voor de gevolgen van een aanhoudende afwezigheid.

Fase 3: Tweede formele beoordeling (schriftelijke waarschuwingsfase)

• Regelmatige monitoring geeft aan dat er geen verbetering in het afwezigheidspatroon is opgetreden, en een tweede formele vergadering met HR.
• De brief waarin de medewerker wordt uitgenodigd voor de vergadering, bevat het afwezigheidsrecord en wederom advies over vertegenwoordiging.
• Alle nieuwe informatie die tijdens de vergadering wordt verstrekt over een slechte gezondheid of een verandering in de aard van de ziekte, moet mogelijk door een door het bedrijf goedgekeurde arts worden beoordeeld.
• De werknemer moet de gelegenheid krijgen om zijn afwezigheidsrecord toe te lichten. Indien van toepassing, moet de supervisor de werknemer informeren dat een formele schriftelijke waarschuwing wordt afgegeven en dat deze waarschuwing gedurende een bepaalde periode in het dossier van de werknemer zal blijven. Een kopie van de waarschuwing moet worden afgegeven aan de werknemer en aan zijn / haar vertegenwoordiger.
• De werknemer moet worden geïnformeerd dat het niet voldoen aan de aanwezigheidsverwachtingen van het bedrijf en het verbeteren van de huidige onaanvaardbare staat van afwezigheid, zal resulteren in de beëindiging van het dienstverband van de werknemer.
• Als er sprake is van twijfel over geschiktheid voor werk, ga dan verder met herschikkingsopties volgens de aanwijzingen van de arts. Raadpleeg de vakbondsvertegenwoordiger van de werknemer (indien van toepassing) over het herplaatsingsproces en de opties.

Fase 4: tijdelijke opschorting van werk

• Als na de implementatie van de eerdere fasen van het disciplinaire proces geen verbetering in de aanwezigheidsgraad optreedt, kan het management doorgaan met een tijdelijke opschorting zonder betaling. Het voornemen om te schorsen moet schriftelijk worden bevestigd met details over start- en einddata. Een kopie van de opschortingsbrief moet naar de vertegenwoordiger van de werknemer worden gestuurd (indien van toepassing).

Fase 5: beëindiging van het dienstverband

• Dit is het laatste stadium in het disciplinaire proces waarbij de werknemer wordt ontslagen omdat hij niet in staat is om te voldoen aan de vereisten van het bedrijf voor aanwezigheid op het werk. Ontslag kan alleen plaatsvinden met schriftelijke toestemming van een senior manager en HR.
• De brief waarin de medewerker wordt opgebeld, bevat opnieuw advies over representatie en geeft een overzicht van het afwezigheidsrecord. De werknemer moet erop gewezen worden dat hij, als gevolg van het interview, kan worden ontslagen wegens arbeidsongeschiktheid.
• Ook hier kan het zijn dat de bedrijfsarts moet worden geraadpleegd als er nieuwe informatie beschikbaar komt over de gezondheid van de werknemer of over zijn arbeidsvermogen.
• Als op basis van bekwaamheid wordt besloten tot ontslag, moet een kopie van de ontslagbrief naar de vertegenwoordiger van de werknemer worden gezonden (indien van toepassing).
• De werknemer heeft mogelijk het recht om tegen ontslag in beroep te gaan. Het beroep moet in overeenstemming zijn met de disciplinaire procedures van het bedrijf.

Uitdagingen bij het managen van absenteïsme

Houd er rekening mee dat supervisors zich vaak ongemakkelijk voelen of niet bereid zijn om te rapporteren over diegenen die het aanvaardbare verzuimniveau hebben overschreden. Vanwege de vele druk die al op toezichthouders is, heeft de consistente uitvoering van verzuimbeleid niet altijd de hoogste prioriteit.

Het is belangrijk om te proberen de subjectiviteit weg te nemen uit het beheer van het verzuim en ervoor te zorgen dat alle werknemers hetzelfde worden behandeld. Het is essentieel om consistent, aanhoudend en eerlijk voor iedereen te zijn. Wanneer afwezigheid niet op een inconsistente manier wordt aangepakt of aangepakt, kan dit leiden tot een lager moreel vermogen.

Het merendeel van de werknemers zal beleid en programma's waarderen die faciliterend zijn in plaats van bestraffend. Strenge of punitieve maatregelen die werknemers dwingen om te komen werken, kunnen ertoe leiden dat werknemers "afwezig worden terwijl ze op hun werk zijn".

Ze doen zo min mogelijk en weerstaan ​​elke poging om meer te doen. Andere programma's moeten worden geïmplementeerd die werknemers helpen op het werk aanwezig te zijn, zoals flexibele werkplanning, taakverdeling, aanwezigheidsprijzen en wellness-programma's.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges is Leadership Consultant bij Leading Higher en is gespecialiseerd in overweldigende leiders te helpen winnen op het werk en te slagen in het leven.