Wat een boekhoudingsdagboek is in zaken

Nieuwe ondernemers en aspirant-ondernemers komen niet ver in het zakenleven zonder te begrijpen wat een boekhoudkundig tijdschrift is en waarom het zo fundamenteel belangrijk is voor succes. U hebt een boekhoudingsjournaal nodig voor de dagelijkse activiteiten, voor budgettering en, natuurlijk, voor belastingdoeleinden. En u moet al die dingen bijhouden zodra u uw deuren opent voor klanten of klanten en begint met handel drijven.

Een boekhoudingsverslag legt financiële transactie details van uw bedrijf vast

Een boekhoudkundig tijdschrift is precies wat het klinkt: het is een plaats om de details van alle financiële transacties van uw bedrijf vast te leggen. En het houdt een record bij van welke van uw accounts deze transacties beïnvloeden. In boekhoudkundige termen verwijst een journaal naar een financieel record dat wordt bijgehouden in de vorm van een boek, spreadsheet of boekhoudsoftware. Het bevat alle geregistreerde financiële transactie-informatie over een bedrijf. Het staat ook bekend als een boek met eerste binnenkomst.

Het bijhouden van een boekhoudingsjournaal kan voorkomen dat uw bedrijf te veel geld uitgeven in sommige gebieden terwijl het onderbestaan ​​bij anderen. Het kan ook voorkomen dat u (en uw leidinggevenden) geld overboeken, en het kan u helpen eventuele onregelmatigheden op te sporen voordat ze uit de hand lopen. Kortom, hoewel het slechts een eenvoudig boek of een computerwerkblad is, kan een boekhoudkundig tijdschrift voorkomen dat een potentiële crisis begint; of verspreiden.

Vóór computers was een boekhoudingsjournaal een fysiek logboek met meerdere kolommen om financiële transacties voor een bedrijf te registreren. Tegenwoordig gebruiken de meeste bedrijven een vorm van financiële boekhoudsoftware om hun zakelijke transacties vast te leggen en te beheren. Deze transacties worden vervolgens toegewezen aan een specifieke grootboekklasse met behulp van een 'rekeningschema' om winst- en verliesrekeningen, financiële overzichten en andere belangrijke financiële rapporten voor te bereiden.

Hoe een boekhoudingsjournaal te maken

Een boekhoudingsjournaal wordt aangemaakt door informatie in te voeren uit ontvangsten, verkoopbewijzen, kassatapes, facturen en andere gegevensbronnen die financiële transacties weergeven die zich hebben voorgedaan, inclusief geretourneerde, beschadigde of gestolen inventaris. Zakelijke transacties moeten in chronologische volgorde in het tijdschrift worden gepresenteerd.

Invoer wordt aanvankelijk vastgelegd met behulp van de methode voor dubbel boekhouden of de boekhoudmethode met één invoer. Meestal worden transacties weliswaar in de volgorde waarin ze plaatsvinden ingevoerd, maar worden schulden in hun eigen volgorde ingevoerd, voordat kredieten worden ingevoerd.

U hoeft zich niet aan dit formaat te houden, maar iedereen die in het dagboek noteert, moet zich houden aan dezelfde overeengekomen richtlijnen om verwarring te voorkomen. Elke vermelde transactie wordt een journaalboeking genoemd. Informatie uit het journaal wordt vervolgens vastgelegd in de bedrijfsboekjes.

Ermee beginnen

Als u nog niet met uw bedrijf bent begonnen, bedenk dan welke personen in uw bedrijf toegang tot uw boekhoudingsjournaal willen hebben. Het is duidelijk dat dit alleen mensen zijn die u vertrouwt en personen met een specifieke financiële of managementfunctie binnen uw organisatie. Dit is zeker een situatie waarin minder meer is en het kan betekenen dat u alleen toegang verleent tot uw chief financial officer of penningmeester, of - in een eenvoudiger organisatie - u en uw boekhouder.

Hoewel u niet wilt dat te veel mensen toegang hebben tot uw boekhoudingsdagboek, is het ook een slecht idee om slechts één persoon het overzicht te laten houden. Een beperkt aantal personen zou de inhoud van het dagboek moeten kennen om te voorkomen dat ongepaste uitgaven of begrotingstekorten de financiën van uw bedrijf schade toebrengen.