Manieren waarop een manager zich kan voorbereiden op een prestatiebeoordeling

De jaarlijkse beoordeling van de prestaties van werknemers is een essentieel proces voor personeelszaken om te documenteren hoe goed een medewerker het hele jaar heeft gepresteerd, een mogelijkheid om feedback te geven aan de werknemer en dient als springplank voor het stellen van prestatie- en ontwikkelingsdoelen voor het komende jaar.

Het jaarlijkse werkplekritueel werd echter vergeleken met een bezoek aan de tandarts om een ​​wortelkanaalbehandeling te krijgen. Beide kunnen nauwkeurige beschrijvingen zijn. Net zoals het verzorgen van je tanden, is de reden waarom het jaarlijkse prestatieonderzoek eindigt als een wortelkanaalbehandeling, te wijten aan een gebrek aan preventief onderhoud.

Met een gezonde hoeveelheid van tevoren geplande en regelmatige controles, kan de jaarlijkse prestatiebeoordeling zo pijnloos zijn als de jaarlijkse reiniging van de tanden. Hier zijn zeven manieren waarop een manager zich kan voorbereiden op een jaarlijkse evaluatie van de werknemersprestaties om er een productieve en pijnloze discussie van te maken:

1. Begin met prestatieverwachtingen en -doelen

Het voorbereiden van een jaarlijkse prestatiebeoordeling begint met het wervingsproces. Een goed geschreven vacature en functiebeschrijving beschrijven duidelijk wat er van de medewerker wordt verwacht en hoe goede prestaties er uit moeten zien.

Prestatieverwachtingen hoeven niet de vorm van een formele taakomschrijving te hebben. Zie hoe u echte prestatieverwachtingen kunt schrijven die een verschil maken voor een meer informele en effectieve manier om prestatieverwachtingen te ontwikkelen en communiceren. Zorg ervoor dat u deze verwachtingen en doelen met de medewerker bespreekt en regelmatig opnieuw bezoekt. Dingen kunnen veranderen, en wanneer dat het geval is, moet de werknemer niet de laatste zijn die het weet.

2. Geef het hele jaar door regelmatig feedback

Een groot deel van het pijnloos maken van de jaarlijkse beoordeling is het elimineren van verrassingen. Medewerkers verdienen en hebben regelmatig positieve en kritische feedback nodig. Om feedback effectief te laten zijn, moet deze zo snel mogelijk worden geleverd, zo snel mogelijk na het resultaat of gedrag van de uitvoering. Natuurlijk, kritische feedback kan een beetje prikken, maar het is veel minder pijnlijk dan alles aan het einde van het jaar in één keer te krijgen.

3. Snel omgaan met prestatieproblemen en doortastend

De jaarlijkse beoordeling is NIET het moment om voor het eerst een ernstig prestatieprobleem aan te pakken. Managers moeten het hele jaar door leren hoe ze prestatieproblemen herkennen, diagnosticeren en bespreken.

4. Onderhouden documentatie gedurende het jaar

Een van de moeilijkste dingen om je voor te bereiden op een recensie is proberen alles te onthouden wat er in de loop van een jaar is gebeurd. Wanneer een manager het hele jaar door geen gegevens bijhoudt van de prestaties en het gedrag van zijn werknemers, neigt hij ernaar om zijn beoordeling te baseren op recent geheugen.

Een eenvoudige manier om het hele jaar door te documenteren is om een ​​map voor elke medewerker te bewaren voor prestatierapporten, voorbeelden van goed en slecht gedrag, samenvattingen van discussies, feedback van klanten, presentielijsten en al het andere met betrekking tot prestatieverwachtingen en -doelen.

5. Krijg feedback van anderen

Hoewel een manager de beste persoon is om de prestaties van een medewerker te evalueren, is het ook nuttig om feedback van klanten, collega's en andere managers te vragen. Dit kan op regelmatige en informele basis worden gedaan, of met meer formele enquêtemethoden. Feedback moet vertrouwelijk en anoniem zijn en in totaal worden gebruikt om de beoordeling van de manager te verifiëren en te ondersteunen.

6. Vraag om feedback van de werknemer

Hoewel een manager NOOIT een medewerker moet vragen om zijn eigen beoordeling te schrijven, is het een goede gewoonte om een ​​zelfbeoordeling van de werknemer te vragen als onderdeel van het voorbereidingsproces. De werknemer kan informatie hebben waarvan de manager niet op de hoogte was, en de manager kan ten minste vooraf op de hoogte worden gesteld van eventuele blinde vlekken die de werknemer kan hebben.

7. Wees voorbereid met voorbeelden

Geef voor prestaties objectieve, meetbare prestatiedocumentatie als dat enigszins mogelijk is. Geef voor gedragsfeedback 2-3 specifieke voorbeelden voor elke competentie.

Wanneer een manager deze voorbereidingstips volgt, zou de jaarlijkse discussie slechts een samenvatting moeten zijn van alles wat al het hele jaar door is besproken. De focus kan zich vervolgens richten op het stellen van verwachtingen en doelen voor het volgende jaar.