Geef uw baas vertrouwen met een Risk Management Plan

De beste projectmanagers hebben het volledige vertrouwen van hun lijnmanager en projectsponsor. De execs achter hun projecten geloven ze wanneer ze zeggen dat ze extra geld nodig hebben, meer middelen of hulp bij het oplossen van een probleem.

Wanneer je in risicovolle situaties werkt, heb je de juiste kit nodig. Net als een wandelaar met een rugzak met touw en stijgijzers, heb je ook de tools nodig om met projectrisico's om te gaan.

U kunt het vertrouwen van uw manager in uw project vergroten met een risicobeheerplan. Een eenvoudig 5-stappen proces kan de manier waarop uw baas uw project (en u) ziet enorm veranderen.

Wat is risicomanagement in projectbeheer?

Risicobeheer bij projectmanagement is het proces van het identificeren, beoordelen en reageren op projectrisico's.

Projectrisico's zijn dingen die van invloed kunnen zijn op het project (positief of negatief, maar over het algemeen interpreteren mensen risico als gebeurtenissen die een negatieve impact op het project zouden hebben).

Of uw project nu groot of klein is, hieraan zijn risico's verbonden. Dit kan van alles zijn, van het risico dat je schoolparade wordt geregend tot het risico van een prijsverhoging tot een cruciaal onderdeel van je nieuwe printplaat.

Projectrisico, als het niet goed wordt beheerd, kan het moeilijker maken om uw project met succes af te leveren. Niet-gecontroleerde risico's kunnen tijd toevoegen aan uw planning, werken voor uw tijd en geld aan uw budget. Managers worden nerveus over dit soort dingen. Dat alles kan worden vermeden met een risicobeheerplan.

Risicobeheerplanning

Een risicobeheerplan is een geweldige manier om uw eigen vertrouwen te vergroten in het vermogen van uw projectteam om te presteren - en dat leidt ook tot het vergroten van het vertrouwen van uw manager. U wilt dat zij geloven dat u het kunt en u wilt dat zij weten wat u ervan weerhoudt het project met succes af te leveren. Een risicobeheerplan is daar een perfect hulpmiddel voor.

En raad eens? Het is heel gemakkelijk om te beginnen.

Projectrisicobeheer is een eenvoudig 5-stappen proces. Laten we het niet ingewikkelder maken dan het moet zijn. Dit is iets waar je vandaag mee aan de slag kunt gaan, bereid je voor om het tijdens je volgende vergadering te bespreken en het af te maken terwijl iemand de notulen aan het typen is.

Een 5-stappen risicobeheerproces

Zoals met zoveel onderdelen van projectmanagement, is risicobeheer een proces. De 5 stappen zijn:

1. ingewijde
2. Identificeren
3. schatten
4. Plan antwoorden
5. uitvoeren

Als die termen op dit moment niet zoveel voor u betekenen, blijf daar dan bij - ik ga het allemaal uitleggen.

Stap 1: initiëren

Ten eerste wilt u de context voor uw risicobeheer instellen in uw projectbeheeromgeving.

Er is waarschijnlijk niet heel veel werk te doen hier, omdat iemand in uw bedrijf al een beleid voor bedrijfsrisico's heeft opgesteld en het enige wat u hoeft te doen is het op te sporen. Dit zal de risicobenadering van het bedrijf verklaren en kan zelfs de sjablonen vereisen die u nodig hebt. Sjablonen besparen u altijd een baan, dus let daar ook op!

Zelfs als u geen bedrijfsbeleid hebt, kan iemand anders die naast u projecten beheert, een projectrisicobeheerplan hebben dat u kunt kopiëren. Waarom het wiel opnieuw uitvinden? Hergebruik van documenten is een must als u tijd wilt besparen en meer wilt doen.

Gebruik wat u hebt gevonden om een ​​risicobeheerplan voor uw project te maken. Dit maakt deel uit van uw algemene projectbeheersplan en bespreekt hoe u het risicobeheer van uw project gaat benaderen.

Als je niet weet wat je erin moet doen, lees dan verder! De volgende stappen zullen u een beter idee geven van wat u moet bespreken in uw risicobeheerplan.

Dit verbetert het vertrouwen door: Uw manager laten zien dat u een aanpak hebt om met onzekerheid over uw project om te gaan en dat u actief risico gaat beheersen.

Stap 2: Identificeer

Zodra je een benadering hebt geschetst, kun je er vervolgens aan werken.

Nu identificeer je de risico's die van invloed zijn op je project. Dit is slechts een momentopname in de tijd en uw risicoregister is iets dat u keer op keer terug wilt zien om er zeker van te zijn dat er iets nieuws wordt toegevoegd.

U kunt risico's identificeren door een checklist met veelvoorkomende risico's te gebruiken, belanghebbenden in het project te interviewen (met name de lastige stakeholders omdat ze over het algemeen veel te zeggen hebben over wat er mis kan gaan), brainstormsessies en het gebruik van uw gezonde verstand.

U bent op zoek naar dingen die problemen kunnen veroorzaken als ze ooit zijn gebeurd. (Vergeet niet dat er nog geen risico's zijn. Projectproblemen zijn dingen die al zijn gebeurd.)

Hoe je het ook doet, je moet zeker andere mensen betrekken. Alleen heb je niet de hele foto en zul je dingen missen.

Risico's kunnen en moeten door iedereen worden geïdentificeerd. Als projectmanager is het jouw taak om je collega's aan te moedigen om risico's met je te nemen, zodat je als team iets aan ze kunt doen.

Alle geïdentificeerde risico's moeten worden vastgelegd in het risicoregister. Als u een projectcoördinator in het team of een persoon voor projectondersteuning heeft, kunnen zij dit doen. Anders maakt het deel uit van de administratieve taken die u moet doen.

Dit verbetert het vertrouwen door: Aantonen dat u op de hoogte bent van de belangrijkste risico's die uw project kunnen beïnvloeden en dat u over een middel beschikt om voortdurend op de hoogte te blijven van nieuwe risico's.

Stap 3: Beoordeel

Risico's worden vervolgens beoordeeld op waarschijnlijkheid en impact. Dit gedetailleerde artikel over het beoordelen van een projectrisico dekt u daarvoor. Lees het goed als u niet bekend bent met het proces.

Als een verdere maatregel kunt u ook de nabijheid vaststellen, wat betekent hoe dicht in de tijd het risico waarschijnlijk is. Een risico met een hoge nabijheid kan binnenkort plaatsvinden. Een risico met weinig nabijheid kan op een bepaald moment in de verre toekomst voorkomen. Dit kan u een andere factor geven bij het bepalen van uw tijd en energie als het gaat om het omgaan met de risico's.

Dit verbetert het vertrouwen door: Zorgen dat uw manager en iedereen in het team een ​​duidelijk beeld hebben van wat er zou gebeuren mocht een van deze risico's zich daadwerkelijk voordoen.

Stap 4: Plan antwoorden

Nu komen we bij het vlezige deel van uw risicobeheerplan. In deze stap gaat u na hoe u het risico beheerst door een passend antwoord te vinden.

We doen dit omdat tot nu toe alles wat je hebt een lijst is van wat er kan gebeuren om je project in de toekomst uit de hand te gooien en hoe groot de deal zou zijn. Wat uw manager hierna wil weten, is: wat gaat u eraan doen?

Over het algemeen zijn er 4 dingen die u kunt doen om een ​​projectrisico aan te pakken en te beheren. Zij zijn:

• vermijden
• Overdracht
• Mitigate (i.e. Verminderen)
• Aanvaarden.

Deze worden uitgebreid behandeld in deze diepe duik in risicoreactiestrategieën voor een negatief risico.

Sommige van uw risico's kunnen een positief resultaat hebben. Bijvoorbeeld: het risico bestaat dat u zoveel van uw nieuwe product verkoopt dat u de telefoonlijnen verlamt. Dat zou een leuk probleem zijn, maar het is nog steeds een risico dat we moeten plannen.

Er zijn een aantal manieren om je voor te bereiden op een positief risico, waaronder:

• Exploiteren
• Delen
• Verbeteren
• Aanvaarden.

Deze worden in meer detail besproken over risicoreactiestrategieën voor positief risico.

U moet uitzoeken welke responsstrategie de beste is voor elk risico in uw register. U kunt bijvoorbeeld besluiten dat het instorten van de fabrieksdak iets is dat u eenvoudigweg accepteert omdat dit waarschijnlijk niet gebeurt. Het risico dat voedselvergiftiging de helft van uw personeelsbestand kost, is echter iets dat u actief gaat verzachten door al uw cateringpersoneel te trainen. Als het eerder is gebeurd en eigenlijk heel waarschijnlijk is, tenzij je er iets aan doet, wil je het risico verminderen.

Zodra de reactie is vastgesteld en goedgekeurd, kunnen risico-eigenaren worden aangesteld om het actieplan voor risicobeheer uit te voeren. Met andere woorden, u moet iemand aanspreekbaar maken voor het doorzien van de taken waarmee u akkoord gaat.

Dit verbetert het vertrouwen door: Uw manager laten zien dat u hebt overwogen wat u moet doen met de dingen die problemen kunnen veroorzaken voor uw project en dat u plannen invoert om onzekerheid en risico's voor het project te verminderen.

Stap 5: Implementeer

Uw risicobeheerplan moet nu bevatten wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de risicobeheersingsactiviteiten voor elk risico. Ze zouden nu die taken moeten uitvoeren, zodat u de open risico's actief beheert.

Dit verbetert het vertrouwen door: Demonstreren dat jij en je projectteam door kunnen gaan met wat je zei dat je zou doen. Door te rapporteren over wat u hebt bereikt en de risico's die u hebt gemitigeerd, toont dit aan uw managementteam dat u serieus wilt leveren en doen wat nodig is om uw project in de toekomst te beveiligen tegen problemen.

Zodra een risico is verstreken - wanneer het niet langer relevant is omdat het is gebeurd of niet meer kan gebeuren - kunt u het sluiten vanuit uw risicoregister.

Door dit risicobeheerplan voor dit project te implementeren, onderscheidt u zich van andere managers. Je eigen baas zal het bewijs hebben dat je strategisch en creatief kunt nadenken over wat je project zou kunnen veroorzaken en - wat belangrijker is - er iets aan doet. Je zult de persoon zijn die actief problemen beheert voordat ze zich voordoen, wegversperringen wegvegen en op alles voorbereid zijn!

Gezien worden als goed in het beheren van projectrisico's is een trefzekere manier om gezien te worden als een veilig paar of als een manier om door het management te handelen. U hebt niet veel ervaring of certificaten nodig om het projectrisico met succes te beheren (hoewel er formele kwalificaties in risicobeheer bestaan). Dit eenvoudige 5-stappenproces betekent binnenkort dat projectrisicobeheer is ingebed in uw projectplannen.