3 scenario's wanneer online communiceren niet klopt

Er zijn zoveel manieren waarop we online communiceren. Er is e-mail, sms-berichten of berichten via een van de vele apps die het ondersteunen. Maar e-mail of berichten gebruiken is niet altijd de meest effectieve manier om te communiceren.

In bepaalde omstandigheden moet u ze vermijden. Natuurlijk kun je je gemakkelijk achter je computer verbergen en zeggen wat je via het toetsenbord wilt zeggen. Maar soms moet je de wereld intrekken en je stem gebruiken.

Hier zijn drie situaties waarin het beter zou zijn als je niet op send hebt geslagen.

Vermijd het raken van Verzenden om conflicten op te lossen

We hebben allemaal deel uitgemaakt van een e-mail- of berichtreeks tussen twee partijen die een probleem probeerden op te lossen. Soms bent u misschien een van de twee hoofddeelnemers of bent u misschien gewoon een van de vele mensen die zich gedwongen voelden om u op te nemen.

Bij elke reactie op e-mail of berichten escaleert het probleem. Wat uiteindelijk een relatief klein probleem was, is uiteindelijk een veel groter probleem geworden. Dit resulteert meestal in een persoonlijke ontmoeting tussen de twee partijen en een supervisor of manager om het conflict op te lossen.

In plaats van e-mail of berichten te gebruiken om conflicten op te lossen, belt u de persoon of plant u een persoonlijk gesprek. Als u de ontvanger bent van een e-mail of bericht van iemand anders die probeert een probleem op te lossen, weersta dan de verleiding om via e-mail te antwoorden. Pak de telefoon op of loop het kantoor van de andere persoon binnen en zeg: "Ik heb je e-mail ontvangen en dacht dat het beter zou zijn als we deze situatie een voor een zouden bespreken in plaats van per e-mail. Heb je een paar minuten om te praten?"

Als e-mail uw enige optie is, kopieer geen andere mensen erop. Als je dit doet, escaleer je het probleem. Als u aan de ontvangende kant van zo'n e-mail staat, druk dan niet op "Allen antwoorden". Beantwoord alleen de persoon die de e-mail heeft verzonden. Als u "Allen antwoorden" plaatst, zou uw antwoord moeten zeggen: "Ik waardeer het dat u deze situatie onder mijn aandacht brengt, ik bel u binnen een minuut om te bespreken." Hiermee wordt iedereen die is gekopieerd, gewaarschuwd dat je de situatie een voor één afhandelt.

Vermijd het raken van verzenden als je boos bent

Na een schokkende situatie of interactie, hebben we een afkoelperiode nodig. E-mail en berichten lenen zich hier niet voor; het is onmiddellijk door het ontwerp. In plaats daarvan, als je eenmaal bent gekalmeerd, bel of bezoek je het individu om de situatie te bespreken. Als u aan het ontvangende einde bent van een vernietigende e-mail, vermijdt u de drang om te antwoorden. Geef jezelf de tijd om te kalmeren en bel dan de persoon en vraag om persoonlijk te bespreken.

Bepaal in de toekomst op voorhand dat u nooit e-mail of berichten zult gebruiken wanneer u overstuur bent. Maak dit een niet-onderhandelbaar pact met jezelf.

Als je de behoefte voelt om iets te schrijven als je boos bent, schrijf dan een berichtje. Voer het niet in een e-mail in, zelfs als u niet van plan bent het bericht te verzenden. U zou niet de eerste persoon zijn die per ongeluk op de knop "verzenden" drukt in plaats van op de knop "opslaan".

Vermijd het raken van Verzenden om slecht nieuws te verzenden

Niemand ontvangt graag slecht nieuws en ontvangt het via e-mail of een bericht kan zout aan de wond toevoegen. Heeft u ooit een klant een e-mail gestuurd om hen te vertellen dat hun bestelling is vertraagd?

Als het antwoord op een van deze vragen ja is, stop dan met het gebruik van e-mail of berichten om slecht nieuws te communiceren. Het gebruik van e-mail of berichten om slecht nieuws te communiceren, kan het bericht verzenden dat het u niet kan schelen of dat het probleem niet belangrijk genoeg is om uw persoonlijke aandacht te rechtvaardigen. Wanneer u e-mail of berichten gebruikt om slecht nieuws te communiceren, kunt u de reactie van de persoon niet beoordelen. Hoogstwaarschijnlijk zullen mensen teleurgesteld of van streek zijn. Als u het nieuws niet persoonlijk aflevert, kan hun gevoel van teleurstelling escaleren en een nog slechtere situatie creëren.

Ten slotte, als u in dit scenario e-mail of berichten gebruikt, ziet u er lafhartig uit. Klanten, collega's, bazen en vrienden waarderen mensen die de moed hebben om slecht nieuws persoonlijk te communiceren.

Als u niet zeker weet of uw bericht kwalificeert als slecht nieuws om uzelf af te vragen: "Zou ik een e-mail of bericht met dit soort nieuws willen ontvangen of zou ik het liever persoonlijk laten weten?". Handel dan overeenkomstig.

Hoewel er geen twijfel over bestaat dat e-mail of berichten een snel en efficiënt communicatiemiddel zijn, is het niet altijd een gepast communicatiemiddel. Volg de bovenstaande richtlijnen en vermijd het gebruik van e-mail of berichten wanneer het ongepast is om dit te doen.