Maak een dagplan om efficiënter te werken

De eerste en belangrijkste stap om efficiënter te werken is om een ​​dagelijks plan te hebben. Het is belangrijk dat uw plan ergens wordt genoteerd: op een agenda, een notitieblok of opgeslagen op uw computer. Ga niet elke dag door een mentale checklist.

Een geschreven plan hebben is een must om gezeurde gedachten uit je achterhoofd te houden en rampen te voorkomen omdat je iets belangrijks vergeet. De meeste mensen zullen merken dat ze van tijd tot tijd van een dagplan moeten afwijken, maar als je er een hebt, kun je je tijd beter indelen, van tevoren op specifieke projecten voorbereiden en een plan geeft je een duidelijker beeld van alle dingen. je moet.

Het wegwerken van dagelijkse afleidingen met een plan

Als je elke dag op je werk aankomt en meteen overweldigd raakt door je lange "to do" -lijst en bureauruis, zul je in het beste geval je dag als een renpaard in je opnemen (en snel opbranden na een sprint, net als een renpaard) op wat het meest urgent lijkt op een bepaald moment. Het ergste geval is dat je in een funk zit en niet weet waar je moet beginnen. Hoe dan ook, simpelweg elke dag "blussen" is de minst efficiënte manier om je werkdruk aan te vallen en de beste manier om jezelf uit te putten terwijl je alleen maar verder achterop raakt.

Zonder een plan zullen de afleidingen van de dag snel overnemen: de telefoon rinkelt, je begint e-mails te beantwoorden, collega's beginnen met chit-chatten, en voor je het weet is de lunchtijd aangebroken en heb je weinig bereikt. Uw dagelijkse abonnement kan elke ochtend een uur omvatten om in te werken door terug te bellen, e-mail te controleren voordat u aan andere taken begint, maar het zal meer dan dienen als een richtlijn over wat u met uw tijd kunt doen. Als u bijvoorbeeld met opzet een uur buiten beschouwing laat om iets te doen en u die tijdslimiet overschrijdt, weet u dat u uw plan voor de volgende dag moet aanpassen.

Door uw dag in segmenten of taken in te delen, kunt u probleemgebieden en uw piekefficiëntie-tijden gemakkelijker identificeren (d.w.z. u bent mogelijk minder efficiënt na de lunch als u last heeft van een middagmars of u kunt 's ochtends een langzame starter zijn).

Vermijd meer te nemen dan je aankan

Een optimist is iemand die kan zien dat het positieve in een bepaalde situatie zich over het algemeen zal concentreren op de overtuiging dat 'alle dingen mogelijk zijn'. Er is niets mis mee om een ​​optimist te zijn tenzij het je ertoe brengt om je vaardigheden te onderschatten, de tijd die het kost om iets te bereiken, en resulteert in meer dan je aankan.

Een realist kan een optimist zijn, maar een realist ziet ook de logistiek die mogelijk een rol speelt in de omgang met een situatie en houdt rekening met mogelijke obstakels en beperkingen.

Als je je gameplan niet voor vandaag klaar hebt staan, kan het moeilijker zijn om nee te zeggen om anderen te helpen of aanvullende projecten aan te nemen, omdat je een positieve houding hebt die het doen en laten teniet kan doen aan de realiteit of het gezond verstand. Het is gemakkelijk om te onderschatten hoe lang dingen zullen duren om je taken te volbrengen, veel minder van iemand anders als je denkt dat je superwoman bent en een zonnige kijk is alles wat nodig is om dingen voor elkaar te krijgen.

Als u weet wat u de dag op uw bord hebt en u al een budget voor uw eigen tijd voor specifieke taken hebt bepaald, kunt u uw deadlines halen, elke dag meer gedaan krijgen en realistischer zijn over extra werk.

Uw aanvalsplan maken

Voordat u op weg gaat naar uw werk, moet u van tevoren beslissen waar u zich op gaat concentreren als u daar aankomt. Sterker nog, plan uw dag de avond ervoor en bereid uw bureau voor op de taken die u 's ochtends wilt uitvoeren. Haal bijvoorbeeld 's ochtends bestanden of leesmateriaal op zodat je er meteen in kunt springen, of zet items die je moet typen of bel om terug te keren in de volgorde die je nodig hebt om ze af te krijgen.

Het hebben van een plan kan u helpen voorspelbare routines te creëren die u op hun beurt weer beter voorbereid zullen houden op chaotische dagen wanneer uw baas of een veel onderhoudsvriende meer van uw tijd eist.