Een persmap maken voor uw bedrijf

Je hebt misschien de term press kit gehoord en misschien heb je zelfs een persmap voor iets ontvangen. Hoewel de vorm en functie van een persmap sterk kan variëren per branche, is de geaccepteerde definitie van een dergelijke:

"Een pakket promotiemateriaal dat aan de pers wordt verstrekt om hen te informeren, vooral over een product, dienst of kandidaat."

Omdat er zoveel variatie is, laten we eens kijken naar de feitelijke componenten waaruit een persmap kan bestaan, en hoe u er een kunt samenstellen die uw product of service de beste kans geeft op gratis publiciteit, ook wel verdiend materiaal genoemd. Als u uw persmap correct gebruikt, zult u een rendement zien dat vele malen hoger is dan uw initiële investering, vooral als de kit uw product of dienst in de zendtijd krijgt op nieuwszenders of online en in gedrukte media.

Uw persmap maken

Er is geen regelboek over het maken van perskits die aangeven welke componenten u moet opnemen. Uw perskits zijn afhankelijk van wat u promoot en het type media dat uw persmap ontvangt.

De meeste perspakketten worden verstuurd, vaak naar mensen met administratieve assistenten, en het is jouw taak om een ​​persmap te maken die interessant genoeg is om voorbij de poortwachter te komen. Inhoud en presentatie zijn erg belangrijk. U kunt uw uitrusting ook elektronisch verzenden, hoewel het tien onderdelen heeft die omslachtig kunnen zijn.

Wat u opneemt, is erg belangrijk omdat een persmap een eenvoudige manier is om u of uw bedrijf in de kijker te zetten. Zie het als de grootste hitsamenstelling van uw bedrijf, omdat u wilt dat de media over u en uw producten en services in één overzichtelijk pakket weten. De belangrijkste componenten van de persset die u wilt overwegen, omvatten de volgende items.

Het persbericht

Het persbericht van uw persmap maakt bekend wat u publiceert. Als u een nieuw product heeft, helpt de perskit om het te introduceren. Als uw bedrijf fuseert met een ander, wordt dit in het persbericht geprezen.

U kunt meerdere persberichten opnemen in uw persmap. Een persmap met een handelsbeurs kan bijvoorbeeld een persbericht van de bedrijfsfusie bevatten, drie persberichten over nieuwe producten en een persbericht waarin een nieuwe CEO wordt aangekondigd.

Neem echter niet meer dan één persbericht op als u dit kunt voorkomen. Als u een persmap naar een editor verzendt, heeft u slechts één persbericht nodig. Vergeet niet dat hoe meer u opneemt, hoe meer werk u doet. Je wilt hun werk zo gemakkelijk mogelijk maken.

Een korte brief / inhoudsopgave

Dit is vooral handig voor elk soort perspakket dat veel verschillende, maar even belangrijke elementen bevat. Uw brief kan aan de media worden geadresseerd en hen van tevoren worden bedankt voor hun belangstelling. Vervolgens kunt u een samenvatting geven van de inhoud en aangeven waarom het product of de service voor hen interessant zou zijn. Zorg ervoor dat de naam en contactgegevens van uw mediacontact correct zijn.

Een brochure

PR-professionals gebruiken perssets om een ​​nieuw product aan te kondigen, maar u kunt ook uw brochure opnemen. Brochures zijn vooral handig om uw product of dienst te verklaren naast een eenvoudig persbericht. Het is niet alleen een visueel element, maar het kan ook op een eenvoudige manier technische informatie verschaffen. Voor een persmap met een handelsbeurs kunt u een aantal brochures opnemen die de redacteur / verslaggever een grote hoeveelheid informatie geven over al uw producten / services.

Productmonsters

Als uw product klein genoeg is en u het zich kunt veroorloven, moet u een monster in de persmap doen. Dit geeft redacteuren en verslaggevers de kans om het product zelfstandig te testen. Zorg er natuurlijk voor dat het product werkt voordat u het naar een editor stuurt. U wilt niet verzenden Bedrade tijdschrift een nieuw soort zaklamp die tijdens het werken in vlammen ontbrandt.

Als uw product te groot is en u een demonstratie bij u houdt, neemt u die informatie op zodat de redacteur / verslaggever naar uw locatie kan komen en het product van dichtbij kan bekijken. Of, als uw beursstand een demo heeft, is dit een goede manier om veel redacteuren en verslaggevers uit het hele land een kans te geven uw product in actie te zien.

Als u slechts een paar voorbeelden heeft, maakt u een gedistribueerde persmap-mailing. De topmedia mogen slechts uit vijf tot tien verkooppunten bestaan, maar ze zullen het belangrijkste zijn.

Past Press Coverage

Als je eerder gratis media-aandacht hebt gekregen, kun je een blad toevoegen met informatie over die media-outlets. Stuur geen mediadekking van een directe concurrent of het wordt niet gedekt. Bijvoorbeeld, als House Beautiful heeft een stuk op je product uitgevoerd stuur het niet naar House & Garden omdat ze zullen zeggen dat het al werd gedekt door een schuilplaatspublicatie. Als uw product echter in een CNN-segment voorkomt, moet u doorgaan en die blootstelling aan de pers opnemen.

Informatieblad

Dit kan een geweldige aanvulling zijn op een persmap omdat het kenmerken, voordelen en andere specifieke informatie op een manier beschrijft die de verslaggever of redacteur over uw bedrijf en / of producten informeert met snel opsommingstekens. Fact sheets kunnen worden gebruikt voor productintroducties, perskits over nieuwe medewerkers, nieuwsconferenties en andere gebieden waar u de editor de belangrijkste feiten wilt geven die zij misschien woord voor woord willen gebruiken.

Bedrijf Backgrounder

Het schrijven van een bedrijfsgeschiedenispagina kan waardevol zijn voor huidige en toekomstige perskits. Deze achtergrond geeft een gedetailleerd beeld van het begin van uw bedrijf en kan aangeven waar uw bedrijf naartoe gaat. Belangrijke prestaties moeten worden opgenomen, evenals lofbetuigingen of onderscheidingen. Vergeet ook je plannen voor uitbreiding en productontwikkeling niet. Zorg ervoor dat u uw achtergrondinformatie op jaarbasis bijwerkt om eventuele aanvullende prestaties en benchmarkmomenten op te nemen.

Executive Bios

Of het nu gaat om een ​​nieuwe CEO, een nieuwe PR-manager of een nieuw lid van uw raad van bestuur, dit is de plek om mensen te informeren over de functies van uw team.

Executive bios, samen met afbeeldingen met een hoge resolutie, geven de editor de broodnodige achtergrondinformatie over het kaliber van mensen achter het bedrijf. Sommige publicaties drukken een bio-woord-voor-woord af, dus schrijf de bio in de derde persoon in plaats van in de eerste persoon. Bewaar alle biografieën op één pagina en neem onderscheidingen en onderscheidingen op, maar geen persoonlijke informatie anders dan brancheverbanden.

Citaatblad en veelgestelde vragen

Een citaatblad met citaten van de mensen in uw bedrijf is een gestroomlijnde manier om bezorgde editors citaten te geven die ze nodig hebben om een ​​artikel in te vullen zonder redacteuren te dwingen de PR-persoon van een bedrijf op te sporen.

Dit blad kan citaten bevatten van uw leidinggevenden, productontwikkelaars en zelfs uw klanten (ook bekend als testimonials). Eén blad met citaten kan de meest voor de hand liggende vragen beantwoorden die een redacteur waarschijnlijk heeft. Zorg ervoor dat elk citaat goed op papier staat, want die quote zal naar alle waarschijnlijkheid letterlijk in druk worden gebruikt.

Hi-Res-afbeeldingen opnemen op een flashdrive

Zijn afbeeldingen relevant voor uw persmap? Als dit het geval is, zorg er dan voor dat dit hoge resolutiebeelden zijn die zijn opgeslagen op een handig media-apparaat zoals een flashstation of een CD. U kunt ook afbeeldingen met een hoge resolutie opnemen op uw website om de media te downloaden. Zorg ervoor dat u de directe link naar uw afbeeldingengalerij opneemt in het materiaal van uw persmap.