Waarom communicatie belangrijk is in verandermanagement

U kunt niet over-communiceren wanneer u uw organisatie vraagt ​​om te veranderen. Elke succesvolle executive die een succesvol veranderingsmanagementtraject heeft geleid, drukt de noodzaak uit van overcommunicatie tijdens een veranderervaring en maakt deze verklaring achteraf.

Er bestaat geen organisatie waarin medewerkers helemaal tevreden zijn met communicatie. Communicatie is een van de moeilijkste problemen in organisaties. Het is een gebied waarover medewerkers het vaakst klagen tijdens veranderingen in de organisatie en dagelijkse activiteiten. De reden?

Effectieve communicatie vereist vier componenten die perfect samenwerken om een ​​gedeelde betekenis te creëren, een favoriete definitie van communicatie.

• De persoon die het bericht verzendt, moet het bericht duidelijk en gedetailleerd presenteren en integriteit en authenticiteit uitstralen.
• De persoon die het bericht ontvangt, moet besluiten te luisteren, vragen voor de duidelijkheid stellen en de afzender van het bericht vertrouwen.
• De gekozen bezorgmethode moet passen bij de omstandigheden en de behoeften van zowel de afzender als de ontvanger.
• De inhoud van het bericht moet resoneren en op een bepaald niveau aansluiten op de reeds bestaande overtuigingen van de ontvanger. Het moet de informatie bevatten die de werknemer wil horen. Het moet de meest gekoesterde en verzorgde vragen van de medewerker beantwoorden.

Met dit alles in de communicatie is het een wonder dat organisaties het ooit goed doen. Gelukkig hebben beoefenaars van verandermanagement een breed scala aan suggesties gegeven over hoe goed te communiceren tijdens organisatorische veranderingen.

Aanbevelingen over communicatie voor effectief verandermanagement

Ontwikkel een geschreven communicatieplan om ervoor te zorgen dat al het volgende gebeurt binnen uw verandermanagementproces.

• Communiceer consistent, frequent en via meerdere kanalen, waaronder spreken, schrijven, video, training, focusgroepen, bulletinboards, intranetten en meer over de wijziging.
• Communiceer alles wat bekend is over de wijzigingen, zo snel als de informatie beschikbaar is. Maak duidelijk dat uw vooringenomenheid betrekking heeft op directe communicatie, dus sommige details kunnen op een later tijdstip veranderen. Vertel mensen dat je andere keuze is om alle communicatie vast te houden totdat je positief bent over de beslissingen, doelen en voortgang, wat desastreus is in effectief verandermanagement.

• Bied veel tijd aan mensen om vragen te stellen, om opheldering te vragen en om input te geven. Als je ooit deel hebt uitgemaakt van een scenario waarin een leider veranderingen in een grote groep presenteerde via overhead transparanten en vervolgens vluchtte, weet je wat slecht nieuws dit is voor de integratie van wijzigingen. Mensen moeten zich betrokken voelen bij de verandering. Betrokkenheid creëert commitment - niets anders is zo belangrijk tijdens een veranderingsproces.
• Communiceer duidelijk de visie, de missie en de doelstellingen van de inspanningen voor verandermanagement. Help mensen te begrijpen hoe deze veranderingen hen persoonlijk zullen beïnvloeden. Als je niet helpt met dit proces, zullen mensen hun eigen verhalen bedenken, meestal negatiever dan de waarheid.

• Erken dat ware communicatie een gesprek is. Het is tweerichtingsverkeer, en echte discussie moet het gevolg zijn. Het kan niet zomaar een presentatie zijn.
• De verander leiders of sponsors moeten tijd doorbrengen om een-op-een of in kleine groepjes te converseren met de mensen van wie verwacht wordt dat ze de veranderingen zullen aanbrengen.
• Communiceer de redenen voor de veranderingen op een manier dat mensen de context, het doel en de behoefte begrijpen. Praktijkbeoefenaars noemden dit 'een gedenkwaardig, conceptueel raamwerk bouwen' en 'een theoretisch kader creëren om de verandering te ondersteunen'.

• Geef alleen antwoorden op vragen als u het antwoord kent. Leiders vernietigen hun geloofwaardigheid wanneer ze onjuiste informatie verstrekken of lijken te struikelen of terug te trappen bij het geven van een antwoord. Het is veel beter om te zeggen dat je het niet weet en dat je het zult proberen te achterhalen.
• Leiders moeten luisteren. Voorkom defensiviteit, excuses maken en antwoorden die te snel worden gegeven. Werk met oplettendheid.
• Maak leiders en verander sponsoren, dagelijks wanneer mogelijk, om zich te mengen met anderen op de werkplek.
• Houd interactieve workshops en fora waarbij alle medewerkers de veranderingen samen kunnen verkennen terwijl ze meer leren. Gebruik training als een vorm van interactieve communicatie en als een gelegenheid voor mensen om veilig nieuwe gedragingen en ideeën over verandering en verandermanagement te verkennen. Alle niveaus van de organisatie moeten deelnemen aan dezelfde sessies.

• Communicatie moet proactief zijn. Als de geruchtenmolen al in actie is, heeft de organisatie te lang gewacht om te communiceren.
• Mensen de mogelijkheid bieden om zowel formeel als informeel met elkaar te netwerken, om ideeën te delen over verandering en verandermanagement.
• Bekijk publiekelijk de metingen die zijn uitgevoerd om de voortgang in het verandermanagement in kaart te brengen en de inspanningen te wijzigen.
• Publiceer beloningen en erkenning voor positieve benaderingen en prestaties in de veranderingen en verandermanagement. Vier elke kleine overwinning in het openbaar.