Hoe u uw takenlijst beheerst

Zie het onder ogen, we hebben allemaal veel te doen. Op een willekeurige dag bevatten onze takenlijsten:

• Werk verantwoordelijkheden
• Home verantwoordelijkheden
• Schoolroosters en activiteiten
• boodschappen
• Telefoongesprekken

Hoe houd je alles bij? Als je zoals de meeste mensen bent, niet zo effectief of efficiënt als je zou kunnen.

• Zit je kantoor vol gele tonen aan elk oppervlak?
• Heb je afzonderlijke takenlijsten? Eén voor thuis en één voor op kantoor? Of heeft u misschien meerdere lijsten voor elk?
• Grijpt u enveloppen of zelfs servetten om dingen op te schrijven die in uw hoofd opdoemen terwijl u aan het rijden bent?
• Hoeveel verschillende notitieblokken staan ​​er nu op uw bureau met actiepunten of taken? Wees eerlijk.
• Overstroomt uw tas met stukjes papier met bijgewerkte taken of telefoonberichten?
• Hoe zit het met je aanrecht? Zit het vol met notities, boodschappenlijstjes en persoonlijke taken?

Om uw takenlijsten op de meest efficiënte manier te beheren, consolideert u ze in één hoofdlijst.

Time management expert Kenneth Zeigler is een groot voorstander van het gebruik van een master lijst. In zijn boek Organiseren voor succes, zegt hij, "Het doel van een Master List is om alles uit je hoofd te krijgen. Een master lijst is een dagboek van gedachten en activiteiten als ze zich voordoen. De geest kan organiseren wat je nodig hebt om effectiever te bereiken wanneer het alles ziet wat je nodig hebt om te voltooien."

Aan de slag

• Vind de juiste tool - U moet een tool vinden die geschikt is voor u om uw geconsolideerde hoofdlijst vast te leggen. Sommigen vinden misschien dat een eenvoudig kladblok de moeite waard is. Anderen kunnen een spiraalvormig notebook gebruiken dat speciaal is ontworpen voor het volgen van taken. Overweeg een elektronisch notitiesysteem te gebruiken, zoals Evernote.
• Zorg ervoor dat het gereedschap draagbaar is - Als to do-do spring in je hoofd, heb je een plaats nodig om ze op te nemen, dus zorg ervoor dat de tool die je kiest draagbaar is.Als u een elektronisch notitiesysteem gebruikt, moet u altijd een kleine notebook bij u hebben om gedachten, ideeën, taken en toezeggingen vast te leggen. U kunt deze aan het einde van de dag overzetten naar uw elektronische organisator.

• Consolideer al uw lijsten - Nadat u het juiste hulpmiddel hebt geselecteerd, verzamelt u al uw verschillende takenlijsten. Breng alle taken en items over naar uw nieuwe hoofdlijst. Maak je geen zorgen over ze in een bepaalde volgorde te plaatsen. Je neemt gewoon op één plek alles op wat je moet doen. Wees niet verbaasd als je hoofdlijst vrij lang is.
• Toevoegen aan je hoofdlijst - Terwijl je de hele dag door gaat en dingen bedenkt die je moet doen, voeg je ze toe aan je hoofdlijst. Terwijl u taken toegewezen krijgt, voegt u ze toe aan uw lijst. Terwijl uw kinderen vertellen over dingen die ze nodig hebben voor school, voeg ze toe aan uw lijst. Als u aan boodschappen denkt, moet u ze uitvoeren en ze aan uw lijst toevoegen.

Uw dagelijkse actielijst

Of de nacht voor of de eerste keer elke ochtend, bekijk je hoofdlijst. Selecteer de taken, taken en verplichtingen die op die dag moeten worden uitgevoerd en breng ze over naar een dagelijkse actielijst. Vergeet niet om redelijk te zijn over wat u die dag kunt bereiken. Uw dagelijkse actielijst wordt uw werkplan voor vandaag.

Lopend onderhoud

Op regelmatige basis werkt uw takenlijst nu als volgt:

• U hebt één hoofdlijst voor alle taken;
• Terwijl u uw dag doorneemt en aan extra taken denkt, kunt u deze toevoegen aan uw takenlijst.
• Elke dag bekijkt u uw hoofdtaaklijst en brengt u de prioriteiten van vandaag over naar een dagelijkse actielijst.

Evalueer periodiek uw hoofdlijst. Mogelijk vindt u, als gevolg van cross-offs en aanvullende opmerkingen die aan de marge zijn toegevoegd, dat het zinvol is om de resterende openstaande posten naar een nieuwe hoofdlijst te kopiëren. Gooi de oude lijst niet weg. Houd het voor historische beoordeling en toekomstige referentie.

Door dit proces te volgen, zult u merken dat u efficiënter bent, meer taken hebt en dat u meer gedaan krijgt.