Een takenlijst maken: managementtips

We hebben allemaal takenlijsten gemaakt. Er lijkt op de een of andere manier nooit genoeg uur overdag te zijn om alle dingen op je to-do-lijst te voltooien. Hier is een systeem dat werkt - en het kan ook voor u werken.

Een lijst is niet genoeg

Het maken van een "dingen om lijst te doen" is niet genoeg. Je moet ze rangschikken. Je moet weten welke taken belangrijker zijn, zodat je je daarop kunt concentreren. Dan moet je middelen aan die items toewijzen, je voortgang meten en jezelf belonen voor je successen.

ranking

Maak een lijst van al je actiepunten in een spreadsheet, maar je kunt ze ook op papier doen. Je kunt ze ook op je computer of smartphone zetten, ze in je agenda schrijven of ze in een tijdmanagementsoftware invoeren.

De eerste stap is om een ​​lijst te maken van alles wat je moet doen. Wijs vervolgens een rang toe aan hen zodat u zich kunt concentreren op de belangrijke items.

Gebruik een A, B, C ranglijst. De A-lijst is wat ik vandaag moet doen voordat ik vertrek. De B-lijst is iets dat je moet doen, maar niet noodzakelijk vandaag. Ten slotte is de C-lijst de dingen die je nodig hebt om snel tijd te vinden om te doen.

Je komt er snel achter dat dingen op de C-lijst, en zelfs de B-lijst, nooit worden gedaan. In een functie van Operations Manager enkele jaren geleden merkte ik dat ik steeds meer gefrustreerd raakte over mijn A-lijst. Niet alleen kwam ik er niet elke dag doorheen, zoals altijd, maar de A-lijst bleef maar groeien. Toen kwam ik erachter wat ik moest doen om mijn to-do-lijst voor mij te laten werken, en ik ontwikkelde een systeem dat dat was deed werk.

Tijdsbeheer

Het was niet genoeg om te weten wat belangrijk was; wat maakte de A-lijst. Ik moest ook weten hoe lang de dingen zouden duren en hoeveel tijd ik eraan moest besteden. Ik heb een kolom toegevoegd aan mijn takenlijst met de geschatte tijd die elke taak moet innemen en een aangrenzende kolom met het cumulatieve totaal.

Toen deed ik een eenvoudige tijdstudie. Terwijl ik elke taak deed, noteerde ik wat ik deed en de begin- en eindtijd. Ik heb een hele dag bijgehouden. Toen herhaalde ik het een paar weken later op een andere dag. Het was op geen enkele manier een uitputtend onderzoek, maar het gaf me enig inzicht. Als Operations Manager werd een groot deel van mijn dag in beslag genomen door onderbrekingen - omgaan met gebeurtenissen die plaatsvonden, crises die opkwamen, of problemen die moesten worden opgelost. Gemiddeld namen deze onderbrekingen vier uur per dag in beslag. Omdat ik meestal een werkdag van tien uur werk, bleef dat zes uur per dag voor de dingen op mijn to-do-lijst.

Elke avond, voordat ik het kantoor verliet, zou ik mijn takenlijst bijwerken. Ik zou de dingen verwijderen die ik had voltooid, gedelegeerd of gedowngraded, de nieuwe dingen die waren ontstaan ​​toevoegen, de prioriteiten opnieuw rangschikken om de belangrijkste taken bovenaan te krijgen en de geschatte tijd aan elk van hen toewijzen. Dan zou ik langs de lijst naar het zes uur durende teken gaan en een lijn tekenen. Dat werd mijn doelwit voor de volgende dag.

Beloon jezelf

Meestal viel die regel ergens op mijn A-lijst. Zelden was het ergens in de buurt van de bodem. Dat was echter mijn doel. Als ik de lijn raakte of passeerde, ging ik naar huis alsof ik een productieve en succesvolle dag was geweest. In plaats van mezelf te slaan boven de dingen die ik niet had kunnen bereiken, erkende ik mijn succes dat ik mijn doel had bereikt of geslagen. De volgende dag moest ik helemaal opnieuw beginnen en naar het nieuwe doel grijpen, maar ik deed het vanuit het perspectief van voortbouwen op eerder succes in plaats van de frustratie van constant meer te doen dan ik tijd had om te volbrengen.

U heeft een systeem nodig

Om succesvol te zijn, moet je een systeem ontwikkelen om je tijd te beheren, zodat je meer gedaan kunt krijgen in de tijd die je hebt. Als je doelregel op je takenlijst altijd dicht bij de top staat, gaat je baas op zoek naar iemand anders die elke dag een beetje verder in de lijst kan werken. Bekijk hieronder enkele bronnen om u te helpen tijdmanagement beter te beheren.

Beheer dit probleem

Maak een lijst van de taken die u moet doen. Geef prioriteit aan diegenen die belangrijk zijn, niet alleen dringend. Heb een plan voor wat je elke dag kunt bereiken. Werk naar dat plan. Beloon jezelf als je je doel haalt of verslaat.