Projectmanagement van kritieke paden

Het gebied van projectbeheer biedt een verscheidenheid aan hulpmiddelen en technieken die zijn ontworpen om het werk van iets nieuws te vereenvoudigen en te helpen beheersen. Per definitie zijn projecten allemaal het werk dat we een keer doen - het zijn tijdelijke en unieke activiteiten - in tegenstelling tot de vele dagelijkse operationele activiteiten in een bedrijf.

De discipline van critical path project management (CPM) werd eind jaren 50 opgericht en wordt nog steeds op grote schaal toegepast. Dit artikel biedt een overzicht van hoe de aanpak met kritieke paden wordt gebruikt om teams te helpen bij het voltooien van hun projectinitiatieven.

Definitie van het kritieke pad

Het kritieke pad is per definitie de langste reeks gebeurtenissen in een projectplan. Dit zijn de gebeurtenissen die onverwijld moeten worden voltooid of waarbij het project langer loopt dan de geplande duur.

Een andere weergave van het kritieke pad suggereert dat het de reeks gebeurtenissen is met de kleinste hoeveelheid speling (langere tijd). Deze technische terminologie is gemakkelijker te begrijpen door het proces van het identificeren van het kritieke pad voor een voorbeeldproject te beschrijven.

Gebaseerd op het voorbeeld van het bouwen van een huis, bepalen de onderstaande stappen het proces voor het identificeren en gebruiken van het kritieke pad.

Definieer uw projectbereik en belangrijkste functies

Wanneer een groep wordt samengesteld om aan een projectinitiatief te werken, is er opwinding en energie om snel met het werk vooruit te gaan. Een gedisciplineerde projectmanager begrijpt echter hoe belangrijk de planningsfase is voor het uiteindelijke succes van het initiatief. Het identificeren van het kritieke pad begint met het verduidelijken van de reikwijdte van het project en het bepalen van de belangrijkste outputs of functies.

Stel je voor dat je een huis bouwt. Voordat u daadwerkelijk met het huis begint, is het belangrijk dat u het project inkadert en de belangrijkste functies beschrijft. Laten we in dit voorbeeld aannemen dat uw bereik vraagt ​​om een ​​huis van 2000 vierkante meter met drie slaapkamers, een woonkamer, eetkamer, keuken, drie badkamers en een onafgewerkte kelder voor een bedrag van maximaal $ 200.000.

Hoewel de specificaties een goed uitgangspunt voor de scope bieden, moet u de bouwmaterialen - hout of baksteen - nog definiëren en andere belangrijke functies identificeren, zoals verwarming, airconditioning en andere. Last but not least, je hebt een doelwit nodig voor de voltooiing van dit huis.

Definieer het gedetailleerde werk dat moet worden voltooid

De projectmanager die de methode met het kritieke pad gebruikt, werkt samen met haar team om het bereik en de belangrijkste functies om te zetten in een lijst van al het werk dat moet worden voltooid om het project te maken. Een tool die wordt gebruikt voor het identificeren van de werktaken is de structuur voor het uitsplitsen van werk.

De projectmanager werkt samen met het uitgebreide team om te brainstormen over alle taken die nodig zijn om het huis te produceren, compleet met de belangrijkste functies die we hebben beschreven in onze scopingactiviteiten. Een eenvoudige techniek om elke belangrijke taak op een plakbriefje te noteren resulteert vaak in muren die bedekt zijn met de resultaten van deze brainstorm. Het proces negeert de volgorde van gebeurtenissen en de beschikbaarheid van bronnen en richt zich uitsluitend op het identificeren van taken. Zodra de groep heeft bevestigd dat al het werk dat nodig is om het project te leveren is geïdentificeerd, maken ze schattingen van tijd en kosten voor elke afzonderlijke activiteit en richten ze hun aandacht vervolgens op het identificeren van het kritieke pad.

Volg de werkopdrachten om het kritieke pad te vinden

Gewapend met de inhoud van de work breakdown-structuur, inclusief de tijdschattingen voor elk van de werkitems (ook wel werkpakketten genoemd), richten de teamleden zich op het definiëren van de reeks gebeurtenissen die nodig zijn om het project te voltooien. Ze gebruiken de belangrijkste kenmerken of deliverables die in de scope-materialen zijn geïdentificeerd als een startpunt en bouwen de verschillende projectpaden uit.

In ons voorbeeld van het bouwen van een huis, zouden we logisch volgorde van graven en gieten van de stichting en het huis inlijsten voordat het dak wordt toegevoegd. Onze uitdaging is om de juiste opeenvolging van gebeurtenissen te vinden die het mogelijk maken om het project soepel te laten verlopen zonder noemenswaardige downtime.

Wat na deze sequencingactiviteit ontstaat, is een projectnetwerkdiagram compleet met verschillende paden. Aan de hand van de duurschattingen berekent de projectmanager die gewoonlijk vertrouwt op projectbeheersoftware de vroegste en laatste tijd die elke activiteit kan starten en eindigen. Het proces identificeert die items in de reeks die extra tijd hebben (zwevend of slap) en die items die absoluut niet kunnen worden vertraagd zonder het hele project te vertragen.

Het pad dat de langste duur of de minste hoeveelheid speling via het netwerk definieert, is het kritieke pad. En hoewel er technisch gesproken meerdere kritieke paden in een projectnetwerk kunnen zijn, werken de meeste projectmanagers en teams aan het aanpassen van de reeks gebeurtenissen om deze mogelijkheid te minimaliseren.

Hoe de projectmanager het kritieke pad gebruikt

Gewapend met duidelijkheid over die items die op tijd moeten worden voltooid of het project risico's met zich meebrengt, besteedt de projectmanager veel tijd en aandacht aan het monitoren en beheersen van deze activiteiten. Als een item op het kritieke pad mogelijk te laat wordt uitgevoerd, kan de projectmanager extra bronnen toewijzen om de voltooiing te versnellen. Als er een resourceconflict is tussen twee activiteiten op het kritieke pad, zal de projectmanager dit op een manier oplossen om eventuele vertragingen te minimaliseren.

Het begrip van het kritieke pad vereenvoudigt het proces van het plannen van bronnen drastisch. Het projectteam kan zich richten op het garanderen van de beschikbaarheid van de juiste middelen op het juiste moment. Zoals hieronder wordt beschreven, kunnen indien nodig bronnen worden ontleend aan niet-kritieke activiteiten om de tijdgevoelige taken op koers te houden.

Hoewel items die niet op het kritieke pad staan ​​uiteindelijk essentieel zijn voor de voltooiing van het project, hebben ze per definitie extra tijd of speling en is het niet waarschijnlijk dat hun vertraging de einddatum van het initiatief vertraagt. Om mogelijke kritieke padvertragingen te compenseren, lenen projectmanagers vaak middelen van niet-kritieke items, waarbij ze profiteren van de flexibiliteit van speling voor die items.

Het komt neer op

De techniek van kritieke padprojecten biedt de projectmanager een reeks hulpmiddelen die cruciaal zijn voor het beheren van risico's en het optimaliseren van de kansen om projecten op tijd af te ronden. De achtergrondplanningstijd is aanzienlijk met deze methode, maar de voordelen voor controle en coördinatie zijn van onschatbare waarde.