I-9 Bestandsinhoud voor werknemers

Formulier I-9, Employment Eligibility Verification is de vorm die vereist is door het Department of Homeland Security - US Citizenship and Immigration Services (USCIS) om de geschiktheid voor werk in de Verenigde Staten te documenteren. Als werkgever moet u een I-9-formulier invullen voor elke medewerker die u in dienst neemt.

Alle werknemers, burgers en niet-burgers, ingehuurd na 6 november 1986, moeten deel 1 van formulier I-9 invullen op het moment van huur. De werkgever is ervoor verantwoordelijk dat artikel 1 van formulier I-9 door de werknemer op tijd wordt ingevuld en correct wordt ingevuld.

De werkgever moet de verificatie van het werk controleren en ervoor zorgen dat ook de secties 2 en 3 van het formulier I-9 correct worden ingevuld. Werkgevers moeten deel 2 van formulier I-9 invullen door uit eerste hand bewijs (alleen originele, nog niet uitgevoerde documenten) van identiteit en geschiktheid van het werk binnen drie (3) werkdagen na de datum waarop het dienstverband begint te onderzoeken.

De werknemer moet fysiek aanwezig zijn en zijn of haar originele documenten moeten persoonlijk worden beoordeeld. De medewerker die de originele documenten controleert, moet sectie 2 van de I-9 ondertekenen.

Het formulier verifieert dat u twee goedgekeurde identiteitsbewijzen hebt gecontroleerd die aantonen dat de werknemer wettelijk gemachtigd is om in de Verenigde Staten te werken.

Werkgevers of hun gemachtigde vertegenwoordiger moeten deel 3 invullen wanneer zij opnieuw bevestigen dat een werknemer in aanmerking komt om in de VS te werken. Bij het inhuren van een werknemer binnen drie jaar na de datum waarop de I-9 oorspronkelijk werd voltooid, hebben werkgevers de mogelijkheid om een ​​nieuw I-9-formulier in te vullen of deel 3 te voltooien.

Periodiek moet u de I-9-formulieren controleren om ervoor te zorgen dat u een ingevuld formulier voor elke medewerker hebt. U moet controleren op waarheidsgetrouwheid en volledigheid en bewaar bewijs van de audit en van elke training die personeelsleden die de I-9's hebben voltooid of opgeslagen hebben ontvangen.

Locatie van voltooide I-9-formulieren

U wilt alle werknemers-I-9's en de bijbehorende documentatie om deze redenen in een afzonderlijk personeelsdossier bewaren.

De overheid kan deze formulieren inspecteren. Als overheidsmedewerkers uw I-9-formulieren inspecteren, wilt u hen geen toegang verlenen tot de persoonlijke personeelsdossiers van uw werknemers en de vertrouwelijke informatie die ze bevatten.

Dus, in het belang van de vertrouwelijkheid van medewerkers en beperkte toegang, wilt u uw werknemers-I-9's isoleren in één map die specifiek is bedoeld voor I-9-opslag.

Dit beschermt de privacy van uw werknemers en bespaart de werkgever ook de mogelijkheid om aanvullende vragen te beantwoorden die worden opgeworpen door de inhoud van het personeelsdossier. U zou onbewust uw bedrijf openstellen voor een uitgebreid onderzoek door USCIS-werknemers. Vermijd dit.

Huidig ​​I-9 bestandsonderzoek

Volgens de Amerikaanse Immigration and Customs Enforcement (ICE), kan de overheid uw I-9's inspecteren: "Het administratieve inspectieproces wordt gestart door een Kennisgeving van Inspectie (NOI) bij een werkgever die de productie van Formulieren I-9 afdwingt.

"Bij wet krijgen werkgevers minstens drie werkdagen de tijd om de formulieren I-9 te produceren. Vaak zal ICE de werkgever om ondersteunende documentatie vragen, die een kopie van de loonlijst, lijst met huidige werknemers, statuten en en bedrijfslicenties."

De huidige trend is dat ICE zijn handhavingsinspanningen verhoogt. Werkgevers worden steeds vaker geconfronteerd met strafrechtelijke kosten die worden opgelegd aan managers, eigenaren en personeelsleden van HR omdat ze I-9-formulieren voor elke werknemer niet correct hebben ingevuld en opgeslagen. Bedrijven hebben in toenemende mate aanzienlijke boetes ontvangen en zijn uitgesloten van deelname.

Werkgevers moeten I-9-formulieren serieus nemen. Ernstig. Moeten we nog meer zeggen?

Bekijk een huidig ​​I-9-formulier en volg de instructies voor de implementatie ervan bij het Department of Homeland Security - US Citizenship and Immigration Services (USCIS).

Ook gekend als:werknemersbestanden, personeelsdossiers, personeelsdossiers, documentatie