Welke informatie wordt in medische dossiers van werknemers bewaard?

Het medische dossier van de medewerker is de opslagplaats voor alles wat te maken heeft met gezondheid, gezondheidsvoordelen, gezondheidsgerelateerd verlof van de werknemer en voordelen en dekking voor de werknemer. De werkgever houdt voor elke werknemer een medisch dossier bij. De inhoud van deze bestanden wordt nooit vermengd met andere personeelsdossiers zoals het personeelsdossier.

Omdat het medische bestand gevoelige en vertrouwelijke informatie bevat, moet het zich op een veilige, afgesloten, ontoegankelijke locatie bevinden. De archiefkast waarin medische dossiers van werknemers zijn ondergebracht, moet ook worden vergrendeld en HR-personeel moet de enige sleutels hebben. Toegang tot medische dossiers van werknemers is alleen voorbehouden aan personeel van Human Resources.

De Portability and Accountability Act van Health Insurance uit 1996 (HIPAA) verplicht werkgevers om medische dossiers van werknemers als vertrouwelijk te beschermen; medische dossiers moeten afzonderlijk worden opgeslagen en los van andere bedrijfsdocumenten. Bewaar nooit medische gegevens van werknemers in het algemene personeelsdossier van de werknemer.

Vanwege de vertrouwelijkheid van de informatie moeten records worden geïsoleerd van bestanden waartoe werknemers zoals supervisors of managers toegang hebben. (Eigenlijk wordt dit ook aanbevolen voor personeelsdossiers in het algemeen - geef alleen HR-medewerkers toegang.)

Inhoud van het medisch dossier van de werknemer

Dit zijn de soorten items die veilig moeten worden opgeborgen in het medische dossier van de werknemer. Als u twijfelt, vergis u dan aan de kant van het beschermen van de medisch gerelateerde informatie van uw werknemers.

• Ziekteverzekeringsaanvragen en formulieren
• Toepassingen en formulieren voor levensverzekeringen
• Aangewezen informatie over de begunstigde
• Aanvragen voor een ander voordeel voor de werknemer waarvoor mogelijk medische informatie nodig is, zoals een visuele verzekering
• Verzoeken om betaalde of onbetaalde medische afwezigheidsuren
• Family Medical en Leave Act (FMLA) rapporten en gerelateerde applicaties en papierwerk
• Door de arts ondertekend FMLA-papierwerk
• Documentatie over de ziektes van een familielid of kind waarvoor u FMLA-tijd aanvraagt ​​voor doorlopende zorg

• Medisch gerelateerde verlofdocumentatie voor werknemers die niet in aanmerking komen voor FMLA-vrije tijd
• Artsenexamens, aantekeningen, correspondentie en aanbevelingen
• Medisch-gerelateerde excuses voor ziekteverzuim of te laat komen van een arts
• Medische taakbeperkingen met documentatie van de aanbevolen arts
• Ongevals- en letselrapporten, inclusief door OSHA vereiste documenten
• Vergoedingsrapporten voor werknemers van letsel of ziekte
• Elk ander formulier of document dat persoonlijke medische informatie over een medewerker bevat

Als u deze bestanden vertrouwelijk houdt, zullen uw werknemers u vertrouwen en zult u de geest en het belang van de wet hooghouden.

Disclaimer:Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit.De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is voor begeleiding, ideeën en hulp.