Voorbeeld van internet- en e-mailbeleid voor werknemers

Voicemail-, e-mail- en internetgebruik toegewezen aan de computer of telefoonextensies van een medewerker zijn uitsluitend bedoeld voor het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten. Sommige taken van het bedrijf vereisen toegang tot internet en het gebruik van software naast het Microsoft Office-productsuite.

Alleen mensen die naar behoren zijn geautoriseerd voor bedrijfsdoeleinden, mogen internet gebruiken voor toegang tot en downloaden van aanvullende software. Deze machtiging is over het algemeen exclusief voor beslissingen die de IT-afdeling neemt in combinatie met menselijke hulpbronnen.

Procedure voor toegang tot software

Software die nodig is naast het Microsoft Office-productpakket moet door uw manager worden geautoriseerd en door de IT-afdeling worden gedownload. Als u toegang nodig hebt tot software of websites die zich momenteel niet in het bedrijfsnetwerk bevinden, overleg dan met uw manager en raadpleeg de IT-afdeling om uit te leggen welk rendement u van het product verwacht.

Alle redelijke verzoeken die niet worden beschouwd als een netwerkrisico, komen in aanmerking voor u en andere werknemers. Het doel van dit beleid is niet om de toegang van werknemers te beperken tot producten die u productiever maken. Het doel is om het risico voor het netwerk van de organisatie te minimaliseren.

Apparatuur van het bedrijf

Elk apparaat of computer, inclusief maar niet beperkt tot bureautelefoons, smartphones, tablets, laptops, desktopcomputers en iPads die het bedrijf voor uw gebruik levert, mag alleen voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Houd er rekening mee dat het bedrijf eigenaar is van de apparaten en de informatie op deze apparaten. Als u het bedrijf om welke reden dan ook verlaat, zal het bedrijf vereisen dat u de apparatuur op uw laatste werkdag terugkrijgt.

U mag persoonlijke elektronische apparaten die geen verbinding hebben met het bedrijfsnetwerk gebruiken om tijdens de pauzes en de lunch naar een geschikte internetsite te gaan.

Internet gebruik

Het gebruik van internet tijdens bedrijfstijd of het gebruik van apparaten van het bedrijf die verbonden zijn met het bedrijfsnetwerk, is alleen toegestaan om bedrijfsactiviteiten uit te voeren. Gebruik van internet biedt de mogelijkheid van inbreuken op de beveiliging van vertrouwelijke bedrijfsinformatie.

Internetgebruik schept ook de mogelijkheid van besmetting van ons systeem via virussen of spyware. Spyware biedt onbevoegde personen buiten het bedrijf potentiële toegang tot bedrijfswachtwoorden en andere vertrouwelijke informatie.

Het verwijderen van dergelijke programma's uit het bedrijfsnetwerk vereist dat IT-personeel tijd en aandacht investeert die beter is toegewijd aan het maken van technologische vooruitgang. Om deze reden en om ervoor te zorgen dat werktijd op de juiste manier wordt gebruikt voor het werk, vragen we medewerkers om internetgebruik te beperken.

Bovendien mogen computers van het bedrijf of andere elektronische apparatuur, inclusief apparatuur die eigendom is van de werknemer, in geen geval worden gebruikt tijdens de werktijd op het werk om pornografisch of anderszins immoreel, onethisch of niet-zakelijk internet te verkrijgen, te bekijken of te bereiken sites. Dit kan leiden tot disciplinaire maatregelen tot en met beëindiging van het dienstverband.

Sociale media

Uw werkgever begrijpt dat een deel van wat u op sociale media doet, een bereik is dat nieuwe werknemers werft en ons bedrijfsmerk versterkt. Veel werknemers hebben verantwoordelijkheden op het gebied van sociale media in hun functieomschrijving, waaronder marketeers voor sociale media, technische ondersteuning en recruiters.

Uw werkgever begrijpt ook dat de relatie van onze werknemers met een online wereld waarin u 24/7 tijd doorbrengt kan leiden tot vervaging van werktijd en werktijd. We raden je ten zeerste aan om het gebruik van sociale media te beperken tot werkgerelateerde inhoud en bereik tijdens werkuren.

Bovendien is het verboden om vertrouwelijke of beschermde informatie te delen die toebehoort aan of gaat over het bedrijf. U wordt sterk aangemoedigd om geen kleinerende informatie te delen die uw bedrijf of collega's in een ongunstig daglicht plaatst.

De reputatie en het merk van het bedrijf moeten door alle werknemers worden beschermd. De levens en acties van uw collega's mogen nooit online worden gedeeld. Let op de voorkeuren van collega's die ouders zijn voordat u de naam van hun kinderen online gebruikt.

Bij deelname van sociale media aan werkapparatuur of tijdens werkuren is inhoud op sociale media die discrimineert tegen een beschermde classificatie zoals leeftijd, ras, huidskleur, religie, geslacht, nationale afkomst, handicap of genetische informatie, verboden.

Het is ons bedrijfsbeleid om seksuele voorkeur en gewicht ook te erkennen als gekwalificeerd voor discriminatiebescherming. Elke medewerker die deelneemt aan sociale media die dit beleid schendt, wordt behandeld volgens het bedrijfspestbestrijdingsbeleid.

E-mailgebruik bij het bedrijf

E-mail moet alleen worden gebruikt voor bedrijf. Bedrijfsvertrouwelijke informatie mag niet zonder toestemming en op elk moment buiten het bedrijf worden gedeeld. U mag ook geen persoonlijke zaken doen met behulp van de bedrijfscomputer of e-mail.

Houd dit in gedachten, ook als u overweegt om niet-zakelijke e-mails door te sturen naar partners, familie of vrienden. Niet-zakelijke e-mails verspillen tijd en aandacht van het bedrijf.

Het bekijken van pornografie, of het sturen van pornografische moppen of verhalen via e-mail, wordt beschouwd als seksuele intimidatie en zal worden aangepakt in overeenstemming met ons beleid inzake seksuele intimidatie. Onmiddellijke beëindiging is de meest voorkomende disciplinaire actie die het Bedrijf in deze gevallen kan nemen.

E-mails die discriminerend zijn

Alle e-mailinhoud die discrimineert tegen een beschermde classificatie zoals leeftijd, ras, huidskleur, religie, geslacht, nationale afkomst, handicap of genetische informatie is verboden. Het is ons bedrijfsbeleid om seksuele voorkeur en gewicht ook te erkennen als gekwalificeerd voor discriminatiebescherming. Elke medewerker die een e-mail verzendt die in strijd is met dit beleid, wordt volgens het intimidatiebeleid behandeld.

Deze e-mails zijn verboden in het bedrijf. Het verzenden of doorsturen van niet-zakelijke e-mails zal resulteren in disciplinaire maatregelen die kunnen leiden tot beëindiging van het dienstverband.

Bedrijf is eigenaar van e-mail van werknemer

Houd er rekening mee dat het bedrijf eigenaar is van elke communicatie die via e-mail wordt verzonden of die op bedrijfsapparatuur wordt opgeslagen. Het management en andere geautoriseerde medewerkers hebben altijd recht op toegang tot materiaal in uw e-mail of op uw computer. Beschouw uw elektronische communicatie, opslag of toegang niet als privé als deze is gemaakt of opgeslagen op werksystemen.

Als u aanvullende informatie nodig heeft over de betekenis van deze communicatie, neemt u contact op met uw manager of het personeelsteam voor meer informatie.