Stappen die u in uw projectplan moet opnemen

01 Projectdoelen

Projectdoelen worden gedefinieerd in een projectcharter, maar ze moeten ook in het projectplan worden opgenomen. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Het projectplan zou de doelstellingen van het project verder kunnen uitleggen, of het kan het charter als bijlage bevatten. Ongeacht hoe een projectmanager ervoor kiest om de doelen in het projectplan op te nemen, het belangrijkste is om een ​​duidelijk verband te behouden tussen het projectcharter - het eerste belangrijke document van een project - en het tweede belangrijkste document van het project, het projectplan.

02 Projectomvang

Net als projectdoelen wordt de scope gedefinieerd in het charter. Een projectmanager moet echter de scope in het projectplan verder verfijnen. Een project om een ​​handmatig proces te automatiseren, zou bijvoorbeeld het bereik moeten definiëren door te definiëren waar dat proces begint en eindigt.

Door de scope te definiëren, kan de projectmanager laten zien hoe het doel van het project of eindproduct eruit zal zien op het einde. Als het bereik niet is gedefinieerd, kan het gedurende het hele project worden uitgebreid en leiden tot kostenoverschrijdingen en gemiste deadlines.

Als u bijvoorbeeld een marketingteam leidt om een ​​brochure voor de productlijn van een bedrijf te maken, hoeveel pagina's zal het dan zijn? Wat zijn enkele voorbeelden van hoe het eindproduct eruit zou kunnen zien? Voor sommige teamleden kan een brochure twee pagina's betekenen, voor anderen kan dit tien pagina's betekenen. Door het bereik te definiëren, kan het hele team vanaf het begin op dezelfde pagina komen.

03 mijlpalen en belangrijke deliverables

De belangrijkste prestaties voor een project worden mijlpalen genoemd. De belangrijkste werkproducten worden belangrijke deliverables genoemd. Ze vertegenwoordigen de grote componenten van het werken aan een project. Een projectplan moet deze items identificeren, definiëren en deadlines stellen voor de voltooiing ervan.

Als een organisatie een project uitvoert om nieuwe software te ontwikkelen, kunnen belangrijke deliverables de laatste lijst met bedrijfsvereisten zijn en hoe ze moeten worden geïmplementeerd. Hierna zou het project mijlpalen kunnen hebben voor het voltooien van het ontwerp, het testen van het systeem, testen van gebruikersacceptatie en de implementatiedatum van de software. Aan deze mijlpalen zijn werkproducten gekoppeld, maar ze gaan meer over de processen dan de producten zelf.

Milestone en belangrijke deliverable deadlines hoeven geen exacte data te zijn, maar hoe preciezer, hoe beter. Nauwkeurige datums helpen projectmanagers om werkstructuren nauwkeuriger op te splitsen.

In deze fase van het plan maak je mijlpalen, zodat je grote of hoogstaande deliverables kunt nemen en ze kunt opsplitsen in kleine deliverables, die in de volgende stap kunnen worden geschetst.

04 Work Breakdown Structure

Een work breakdown-structuur, of WBS, deconstrueert de mijlpalen en belangrijke deliverables in een project in kleinere brokken, zodat een persoon verantwoordelijk kan worden gesteld voor elk brok. Bij het ontwikkelen van de work breakdown-structuur, neemt de projectmanager veel factoren in overweging, zoals de sterke en zwakke punten van projectteamleden, de afhankelijkheden tussen taken, beschikbare middelen en de totale projectdeadline.

Projectmanagers zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het succes van het project, maar ze kunnen het werk niet alleen doen. De WBS is een tool die de projectmanager gebruikt om verantwoording af te leggen over het project, omdat het de projectsponsor, leden van het projectteam en belanghebbenden vertelt die verantwoordelijk zijn voor wat. Als de projectmanager zich zorgen maakt over een taak, weet ze precies met wie ze te maken heeft.

05 Budget

Het budget van een project laat zien hoeveel geld is toegewezen om het project te voltooien. De projectmanager is verantwoordelijk voor het op de juiste manier verspreiden van deze bronnen. Voor een project met leveranciers zorgt de projectmanager ervoor dat de deliverables worden voltooid volgens contractvoorwaarden, met bijzondere aandacht voor kwaliteit. Sommige projectbudgetten linken naar het personeelsplan.

Het is belangrijk om de kosten voor elke mijlpaal en deliverable vast te stellen door te kijken hoeveel tijd en arbeidskosten er aan de uitvoering van de taken zijn verbonden. De kosten van het project zijn afhankelijk van hoe lang het project duurt, wat teruggaat tot de omvang van het project. Het bereik, de mijlpalen, taken en het budget moeten op elkaar worden afgestemd en realistisch zijn.

06 Human Resources Plan

Het personeelsplan geeft aan hoe het project wordt bemand. Het staat soms bekend als het personeelsplan. Dit plan definieert wie er in het projectteam zit en hoeveel tijdverplichtingen van elke persoon verwacht wordt. Bij het ontwikkelen van dit plan onderhandelt de projectmanager met teamleden en hun leidinggevenden over hoeveel tijd elk teamlid aan het project kan besteden. Als er extra personeel nodig is om over het project te overleggen, maar deel uitmaakt van het projectteam, is dat ook vastgelegd in het personeelsplan. Nogmaals, geschikte toezichthouders worden geraadpleegd.

07 Risicobeheerplan

Veel dingen kunnen fout gaan in een project. Hoewel elke mogelijke ramp of kleine hapering onvoorspelbaar is, kunnen er vele worden voorspeld. In het risicobeheerplan identificeert de projectmanager de risico's voor het project, de waarschijnlijkheid dat die risico's zullen gebeuren en strategieën om die risico's te beperken. De projectmanager zoekt input van de projectsponsor, projectteam, belanghebbenden en interne experts.

Er worden mitigatiestrategieën opgezet voor risico's die waarschijnlijk zullen optreden of die hoge kosten met zich meebrengen. Risico's die onwaarschijnlijk zijn en die lage kosten hebben worden genoteerd in het plan; ze hebben echter mogelijk geen beperkende strategieën.

08 Communicatieplan

Een communicatieplan schetst hoe een project aan verschillende doelgroepen zal worden gecommuniceerd. Net als bij de uitsplitsingsstructuur voor werken, wijst een communicatieplan de verantwoordelijkheid toe voor het invullen van elk onderdeel voor een lid van het projectteam.

In deze stap is het belangrijk om te beschrijven hoe kwesties worden gecommuniceerd en opgelost binnen het team en hoe vaak communicatie wordt gedaan aan het team en de belanghebbenden of de baas.

Elk bericht heeft een beoogd publiek. Een communicatieplan helpt projectmanagers ervoor te zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomt.

09 Stakeholder Management Plan

Een stakeholderbeheersplan identificeert hoe stakeholders zullen worden gebruikt in het project. Soms hoeven stakeholders alleen informatie te ontvangen. Dat kan in het communicatieplan worden geregeld. Als er meer nodig is van belanghebbenden, wordt in een stakeholderbeheerplan uiteengezet hoe het zal worden verkregen.

10 Wijzigingsplan

Een wijzigingsbeheerplan biedt een kader voor het aanbrengen van wijzigingen in het project. Projectmanagers hebben de neiging wijzigingen in het project te willen vermijden, maar ze zijn soms onvermijdelijk. Het wijzigingsbeheerplan biedt protocollen en processen voor het aanbrengen van wijzigingen. Het is van cruciaal belang voor verantwoording en transparantie dat projectsponsors, projectmanagers en projectteamleden het verandermanagementplan volgen.