Voors en tegens van 3 projectorganisatorische structuren

De manier waarop uw organisatie is gestructureerd, beïnvloedt de manier waarop u projecten beheert en uitvoert. Het kan ook invloed hebben op hoeveel autoriteit en bereik je hebt om je werk als projectmanager te doen.

Er zijn drie gemeenschappelijke organisatiestructuren en projectmanagers werken in al deze functies: functioneel, project en matrix. Laten we eens kijken naar de voor- en nadelen van elk, zodat u weet waar u mee te maken krijgt als u lid wordt van een nieuwe structuur.

Functionele organisatiestructuur

In een functionele organisatiestructuur werken de projectmanager en alle resources in dezelfde bedrijfsafdeling, zoals de afdeling verkoop en marketing. Over het algemeen heeft de functioneel manager meer autoriteit dan de projectmanager.

voordelen

De functionele structuur geeft u de minste kracht als projectmanager, maar biedt nog tal van andere voordelen:

• Het werkt goed voor kleine teams en kleine projecten, omdat de functie volledige controle heeft over de teamleden en andere vereiste bronnen.
• U hebt eenvoudig toegang tot de experts die u nodig hebt, omdat ze zich in hetzelfde functionele gebied bevinden.
• Het is snel om iedereen bij elkaar te krijgen om problemen met betrekking tot het project op te lossen.
• U kunt de projectcommunicatietools beperken die u moet gebruiken, omdat het team relatief klein en eenvoudig is.
• Je krijgt vaak enthousiaste teamleden die graag aan het project willen werken omdat het hen carrièrekansen biedt. Projectwerk kan een geweldige manier zijn om je team te motiveren.

• Als u het project overdraagt ​​aan een functioneel team, wordt het het functionele team waarin u werkt, waardoor het sluiten van een project eenvoudiger wordt.

nadelen

Hoewel deze structuur veel voordelen heeft, moet u ook een aantal nadelen overwegen:

• Het werk vindt plaats in een silo, wat kan betekenen dat u geen toegang hebt tot mensen buiten uw functionele divisie.
• Mensen in het projectteam zijn mogelijk loyaler aan hun afdeling of teammanager dan aan hun werk aan het project, dat conflicten kan veroorzaken.
• Een groot project kan eindigen met een functionele projectmanager voor elke functie. Het kan ertoe leiden dat werk door de kieren gaat als alle projectmanagers niet harmonieus samenwerken.
• Functioneel werk kan isolerend zijn in die zin dat u geen mogelijkheid hebt om op grote schaal met het bedrijf te netwerken. Het behouden van een strategische focus kan moeilijker zijn.

Project organisatiestructuur

Toegewijde teams worden samengesteld om te werken aan projecten in de organisatiestructuur van een project. De projectmanager heeft waarschijnlijk de verantwoordelijkheid voor het lijnmanagement voor de leden van het projectteam. Voorbeelden hiervan zijn grote bouwprojecten, maar ook bedrijfsinitiatieven waarvoor een toegewijd team nodig is. De projectmanager heeft de ultieme autoriteit en rapporteert aan de projectsponsor en het projectbord. De personen in het teamwerk rechtstreeks voor de projectmanager.

voordelen

Het duidelijke voordeel van een projectstructuur is dat u meer controle over het team hebt, maar er zijn nog andere voordelen.

• Teams kunnen een sterk identiteitsgevoel hebben. Het is de gemakkelijkste structuur om een ​​sterke teamcultuur te creëren.
• Het hele team richt zich op de doelstellingen van het team, dus er is een loyaliteitsconflict met de dagelijkse klus voor de mensen die aan het project werken. Hun dagelijkse baan is het project.
• Er zijn middelen voor het project, dus het is veel gemakkelijker om werk in te plannen. U weet wanneer de teamleden beschikbaar zijn en er is geen risico dat ze op korte termijn worden uitgezet voor gewoon werk voor een andere manager.

• Projecten die in deze structuur worden uitgevoerd, zijn geweldige omgevingen voor het verbeteren van uw projectmanagementvaardigheden en meer technische leiderschapsvaardigheden.

nadelen

De projectstructuur is het gemakkelijkst om mee te werken, maar heeft nog steeds een aantal nadelen.

• Een team hebben dat toegewijd is aan één project is een dure opdracht. Het is meestal een optie alleen op grote projecten.
• Als u mensen uit hun functionele taken verwijdert, kunnen ze het moeilijk vinden om terug te gaan, vooral als het project lang duurt. Projectwerk is rekkend en terugkeren naar wat je eerder deed na een periode in een multidisciplinaire omgeving werken aan een nieuw, uitdagend project is voor veel mensen geen aantrekkelijk vooruitzicht. Het beheren van de transitie van het team wanneer u een project sluit, wordt nog belangrijker.

• Soms kan het sluiten van een project betekenen dat u uw baan verliest als het bedrijf is verhuisd en een andere rol niet voor u beschikbaar is.
• Door hun aard zuigen toegewijde teams middelen op om maar aan één ding te werken. Ze kunnen het aantal projecten beperken dat het bedrijf op elk moment kan uitvoeren, vooral wanneer verschillende projecten dezelfde vaardigheden vereisen.
• Projectmanagers in dit type structuur doen ook lijnmanagement voor hun teams, wat betekent dat ze tijd en moeite moeten besteden aan human-resourcetaken die je in andere structuren niet zou hoeven te doen. Als je geniet van dit element van werken met mensen, kan deze factor een voordeel zijn.

Matrix organisatiestructuur

De derde optie is een matrixstructuur. Bronnen worden gedeeld bij zowel normaal als werk- en projectwerk. Dit kan betekenen dat u twee managers of een "stippellijn" verantwoordelijk hebt voor zowel een projectmanager als de teammanager. De functionele managementlijnstructuur is normaal eerst op zijn plaats en de projectmanager neemt de stippellijn.

Deze structuur splitst macht en autoriteit tussen de functionele of divisieteammanager en de projectmanager. Je zult je onderhandelingsvaardigheden op volle kracht moeten gebruiken.

voordelen

Matrixstructuren zijn heel gebruikelijk omdat ze managers toelaten om flexibele keuzes te maken met hoe mensen hun tijd doorbrengen. Je zult waarschijnlijk ergens in je carrière in een matrixomgeving werken. De voordelen van deze structuur zijn als volgt:

• Middelen worden efficiënt gebruikt en kunnen indien nodig tussen projecten worden verplaatst.
• Je kunt aan veel verschillende dingen werken, soms parallel - hoewel dit punt ook als een nadeel kan worden aangevoerd.
• Teams en individuen kunnen erg responsief zijn. Als er een nieuw project komt dat voorrang moet krijgen, is het eenvoudig genoeg om te draaien en ineens op iets anders te focussen. Dat kun je niet gemakkelijk doen in een projectstructuur, die langer duurt om te ontbinden en opnieuw te hergroeperen.
• De structuur vereist dat iedereen dezelfde levenscyclus en methodologie voor projectbeheer gebruikt, zodat het eenvoudig is om tussen projecten te schakelen. Mensen kunnen lid worden van een projectteam met relatief weinig onboarding wanneer de terminologie en processen gebruikelijk zijn.

nadelen

Zoals bij alle setups, heeft ook deze zijn valkuilen. Ondanks dat het een gemeenschappelijke structuur is, hebben niet veel moderne werkplekken de problemen van overbelasting gekraakt. Mensen te veel te doen geven kan gemakkelijk zijn als je geen systemen hebt om hun volledige werklast te beheren en te monitoren. Andere nadelen zijn als volgt:

• Het conflict tussen projecten komt vaak voor omdat je misschien vecht voor dezelfde bronnen als voor een ander project.
• Het andere project heeft mogelijk de beste bronnen gereserveerd - de meest geschikte mensen met de juiste vaardigheden - of hun lijnmanager stelt ze mogelijk niet beschikbaar voor projectwerk.
• Er kan een conflict zijn tussen normale taken en projectwerk voor individuen, vooral wanneer beide managers andere prioriteiten stellen.
• Hulpbronnen kunnen een conflict hebben over welk ontwikkelingspad ze nemen voor hun toekomstige loopbaan. Hoewel u misschien weet dat u in projectbeheer wilt blijven, heeft u misschien de mogelijkheid om verder te gaan in een meer senior functionele rol of een meer projectgerichte rol. Maar het hebben van veel carrièremogelijkheden is een goede zaak, zelfs als dit voor moeilijke beslissingen zorgt.

Een organisatiestructuur die perfect werkt voor al het normale werk werkt niet altijd voor projecten en moet worden beheerd binnen de omgeving waarin u werkt. Het is een goed idee om wat ervaring op te doen in elk van deze structuren, zodat je ze uit de eerste hand kunt ervaren. Het zal u helpen beslissen welke omgeving het beste bij u past en past bij uw vaardigheden en voorkeuren. Dan kunt u een weloverwogen keuze maken als u de kans heeft om te beslissen over uw toekomstige werkomgeving.

Als u de voor- en nadelen van elke organisatiestructuur van een project begrijpt, krijgt u een kans om te bepalen waar u uw tijd en invloed het best kunt besteden om het meeste uit uw team te halen en om uw project tot een goed einde te brengen.