Hoe een bedrijfsvergadering plannen

Gefeliciteerd! Uw bedrijf houdt een vergadering voor een groep medewerkers die is geselecteerd uit alle niveaus van het bedrijf. De CEO heeft u de verantwoordelijkheid van Project Manager voor het evenement gegeven. Deze tips en voorbeelden van projectplannen laten zien hoe een projectmanager het bouwen van het projectplan voor een bedrijfsvergadering of een soortgelijk complex project zou kunnen benaderen.

Plan het project vooraf

Je eerste stap is om het plan te plannen. U begint met het bespreken van het evenement met de stakeholders. Als dit vorig jaar is gebeurd, wat is er dan goed gegaan? Wat ging er mis? Wie heeft het project geleid en kunnen ze u dit jaar helpen om valkuilen te voorkomen? Aangezien de CEO het project aan u heeft toegewezen, wat wil hij / zij dan van het evenement? Wanneer zal de gebeurtenis plaatsvinden? Waar? Wat is het budget?

Verzamel zoveel mogelijk informatie. Dit zal het skelet zijn waarop je het projectplan bouwt.

Bouw het team

Welke andere middelen heb je nodig om van dit project een succes te maken? Zijn er mensen op andere afdelingen die u kunnen helpen dit evenement tot een succes te maken? Wat moet je doen om daar hulp te krijgen? Kun je het gewoon vragen of moet je formele goedkeuring krijgen van hun baas? Hoeveel tijd heb je nodig van hen? Welke specifieke vaardigheden heb je nodig om hen te voorzien? Kan iemand anders die vaardigheid bieden als de persoon die jij zoekt niet beschikbaar is?

Aangezien dit een bedrijfsbrede vergadering is, hoe kan HR dan helpen? Heeft u hulp nodig van de afdeling Facilities? Hoe zit het met de marketingafdeling? Heeft u hulp nodig op dat gebied?

Plan de agenda

Als je eenmaal weet hoe lang de vergadering duurt, begin je de tijdblokken in te vullen. Heb je een openingsspeaker nodig? Wie zal het zijn? Ga je de aanwezigen bij elkaar houden of verbreek je ze voor een deel van het programma in kleinere groepen? Hoeveel andere sprekers heb je nodig? Wie gaat de kleinere sessies faciliteren als je uitvalt?

Zal het evenement meer dan één dag duren? Hoe ga je dag één sluiten? Hoe ga je opnieuw open op dag twee?

Hoe ga je aan het eind afronden? Heb je een slottoespraak nodig? Hoe gaat u om met de logistiek van mensen die bij het hotel uitchecken als u er een boekt?

Vind de ruimte

Ontdek hoeveel mensen er komen. Bepaal vervolgens hoe groot een ruimte is die u nodig hebt. Waar wordt het evenement gehouden? Is er plaats op het hoofdkantoor of heb je een grotere ruimte nodig? Wil de CEO dat de vergadering off-site wordt gehouden, zodat mensen zich kunnen concentreren, of wil hij / zij dat het op kantoor wordt gehouden om de kosten te minimaliseren?

Welke eigenschappen in uw regio kunnen de ruimte bieden die u nodig heeft? Is een hotel nabij de luchthaven een goede keuze om reistijden te minimaliseren voor mensen die van buiten de stad komen of moet je iets buiten de stad vinden dat rustiger is?

Wat vragen de verschillende locaties aan hun faciliteiten? Wat houden ze in en wat moet je kopen en hebben binnengebracht? Zullen ze iemand een persoon toewijzen om mee te werken? Wat is hun beleid ten aanzien van materiaal en mensen van buitenaf?

Trek het uit

Nadat u de antwoorden op ten minste de meeste van deze vragen hebt verzameld, kunt u beginnen met het opstellen van het projectplan. Bedenk dat wat we hier laten zien alleen de lijst met projecttaken is, de Work Breakdown Structure (WBS). Het bevat geen van de afhankelijkheden tussen taken of de tijdlijnen. Die zouden later worden toegevoegd.

Voorbeeld Projectplan bedrijfsvergadering

In Hoe een project te plannen met behulp van de basisinstrumenten van projectbeheer, bespraken we de denkwijze achter projectplanning en het gebruik van vaardigheden voor projectbeheer tijdens het planningsproces. Hier is hoe een projectplan work breakdown structure (WBS) kan zoeken naar een project om een ​​bedrijfsvergadering te plannen:

1. Plan het project vooraf

1. Bepaal het budget
2. Bespreek met de CEO om projectdoelen vast te stellen
3. Neem contact op met de vorige projectmanager (PM) voor tips
4. Bepaal de stakeholderlijst
5. Neem contact op met belanghebbenden voor informatie.
6. Bepaal de gewenste datum voor het evenement
7. Bepaal hoeveel luidsprekers / presentatoren nodig zijn
8. Bepaal hoeveel ondersteunend personeel nodig is
9. Bepaal hoeveel werknemers aanwezig zullen zijn
10. Maak een lijst van mogelijke locaties voor het evenement

2. Bouw het projectteam

1. Ontvang rep van Marketing
2. Krijg een antwoord van HR
3. Kijk of Purchasing iemand zal toewijzen om te helpen
4. Vraag Susan om alle details van de sprekers te behandelen
5. Ontvang rep van Facilities
6. Plan de startvergadering van het projectteam

3. Ontwikkel de agenda

3a Plan Dag één

1. Stel de starttijd in
2. Tijd instellen, plaats en personeel regelen voor registratie
3. Stel de lengte van de ochtendsessie in
4. Stel de lengte van de speeches in
5. Bereken het aantal luidsprekers dat nodig is voor de ochtendsessie
6. Rekruteer sprekers
7. Plan halverwege de ochtend pauze (tijd en lengte)
8. Regel de verversing van de vergaderruimte tijdens de pauze (water, vuilnis, enz.)
9. Lunchpauze plannen (tijd, lengte, locatie, menu, wie betaalt)
10. Plan middag sessie (lengte, aantal sprekers)
11. Rek middagspreken op
12. Plan Dag Een sluiting (tijd, wie, lengte)

3b Plan Dag Twee

1. Stel de starttijd in
2. Stel de lengte van de ochtendsessie in
3. Bereken het aantal luidsprekers dat nodig is voor de ochtendsessie
4. Rekruteer sprekers
5. Plan halverwege de ochtend pauze (tijd en lengte)
6. Regel de verversing van de vergaderruimte tijdens de pauze (water, vuilnis, enz.)
7. Lunchpauze plannen (tijd, lengte, locatie, menu, wie betaalt)
8. Plan middag sessie (lengte, aantal sprekers)
9. Rek middagspreken op
10. Plan sluitende spraak (tijd, wie, lengte)
11. Regel de check-out timing met het hotel

4. Plan de ruimte

1. Bepaal het aantal deelnemers
2. Zitplaatsindeling plannen (rijen versus tabellen)
3. Bereken de benodigde ruimte
4. Onderzoek plaatsen beschikbaar met die hoeveelheid ruimte (kosten, locatie, diensten inbegrepen)
5. Tel het aantal sprekers per dag en totaal
6. Bepaal het aantal en type ondersteunend personeel
7. Ontdek hoeveel aanwezigen / sprekers / personeel kamers nodig zullen hebben
8. Onderhandel over kosten en datums met beschikbare locaties
9. Onderteken contract met geselecteerde locatie

5. Maak het evenement bekend

1. Voltooi alle details met de locatie van het evenement
2. Zorg ervoor dat deelnemers op de hoogte worden gesteld
3. Breng alle sprekers op de hoogte van onderwerp en presentatietijd / -dag
4. Informeer alle ondersteunende medewerkers over taken en diensten
5. Krijg RSVP's van aanwezigen
6. Waarschuw vervangende deelnemers indien nodig

6. Follow-up

1. Ontvang ontwerptoespraken van alle sprekers
2. Review laatste toespraken
3. Ontvang naamplaatjes voor alle aanwezigen, sprekers, personeel
4. Koop materialen en geschenken voor deelnemers
5. Bevestig opnieuw met de locatie van het evenement

7. Beoordeling en koers

1. Stuur een tevredenheidsonderzoek naar alle aanwezigen
2. Stuur overzichtsonderzoek naar alle sprekers
3. Stuur bedankt aan alle sprekers en medewerkers
4. Houd een close-outvergadering met het projectteam

Verdere planning

De bovenaanzichtstructuur van het projectplan (WBS) toont een voorbeeld voor het plannen van een bedrijfsvergadering. Het is slechts een schets. Het projectteam zou nog steeds aan deze items moeten werken en op veel van hen uit moeten breiden. Bovendien zouden ze moeten werken aan de tijd die nodig is voor elke taak, het relatieve belang van de taken en de onderlinge relaties / afhankelijkheden tussen taken.