Tips om uw bedrijfsvergadering mooier te maken

Ben jij de planner van de maandelijkse of periodieke bedrijfs- of afdelingsvergadering? Ze kunnen dodelijk saai zijn als je niet oppast. Je weet hoe het gaat. Een stel sprekende hoofden staan ​​opgesteld om mensen bedrijfsinformatie te geven. Ja, het is zeker een pluim voor u voor het houden van deze periodieke vergadering.

Medewerkers hebben de informatie nodig om zich aan te sluiten bij de strategische richting van het bedrijf. Ze willen weten wat er in het bedrijf gebeurt, vooral wanneer de informatie hun baan raakt of het algehele succes van het bedrijf. Ze zijn oprecht geïnteresseerd in wat er speelt op de verschillende afdelingen.

Uw werknemers zijn dus geïnteresseerd, maar geven hen een pauze van de pratende hoofden en oneindige powerpoints. De meest effectieve vergaderingen wisten hun aandacht met tot nadenken stemmende vragen en antwoorden, audiovisuele beelden en participatie. Deze tips zullen u succes brengen.

Wat je nodig hebt voor een succesvolle vergadering

• Luidsprekerstandaard of tafel
• Microfoon
• Agenda
• Visuele hulpmiddelen
• Videocamera
• Statief
• Coderingsapparaat
• Live Streaming-technologie

10 tips voor betere vergaderingen

1. Start uw vergaderingen, presentaties en trainingssessies met een ijsbreker- of warming-upactiviteit. Tijdens een grote vergadering of een korte vergadering kan de ijsbreker een vraag zijn die mensen laat denken en praten met hun buurman. Stel bijvoorbeeld een vraag die ervoor zorgt dat mensen hun hand opsteken. De lengte van de ijsbreker is afhankelijk van de lengte van uw vergadering, dus plan verstandig.
2. Diversificeer uw presentatiemethoden. Als elke spreker in college-indeling met het publiek praat, knikken zelfs geïnteresseerde hoofden snel. Vraag mensen om in kleine groepjes te praten. Gebruik audiovisueel materiaal zoals video's, dia's en PowerPoint-presentaties en afbeeldingen. Als je het over een nieuw schilderproces hebt, laat dan je werknemers zien voor en na geverfde onderdelen. Geef positieve klantonderzoeken en reactiekaarten door.

1. Nodig gastsprekers uit voor publieksparticipatie en opwinding. Uw klanten hebben veel te vertellen aan uw personeel over hun behoeften en kwaliteitseisen. Een klantorganisatie die samenwerkt met non-profitorganisaties, liefdadigheidsorganisaties, heeft gastsprekers van de organisaties die hun donaties ontvangen. Sprekers van organisaties die uw werknemers financieel steunen, zijn dynamiet.
2. Moedig vragen aan om een ​​dialoog op gang te krijgen. Vraag mensen om hun vragen op te schrijven voorafgaand aan de vergadering en tijdens de vergadering. Sta tijd vrij voor vragen die aan elke spreker worden gericht terwijl u gaat. Als u de vraag niet onmiddellijk en correct kunt beantwoorden, vertel dan de mensen die u met hen terug krijgt wanneer u het juiste antwoord hebt. Als vragen de tijd overschrijden, plant u een vergadering over het onderwerp.

1. Een vaak over het hoofd gezien, maar cruciaal, succesvolle ontmoetingstactiek is om elke spreker te vragen elke vraag die hij of zij wordt gesteld hardop te herhalen. De persoon die de vraag stelt, weet dat de spreker de vraag heeft begrepen. Andere mensen die de vergadering bijwonen, kunnen de vraag ook horen en kennen, en niet alleen de vraag - misschien ten onrechte - uit de reactie van de spreker opmaken.
2. Stel doelen voor uw periodieke vergadering. U kunt niet elk aspect van het bedrijf van het bedrijf presenteren tijdens een vergadering van één uur. Dus, beslis de belangrijke, tijdige problemen en besteed de vergadertijd aan hen. Houd ook rekening met de belangen van de meerderheid van de aanwezigen. Vergeet niet dat u andere methoden hebt voor het communiceren van bedrijfsinformatie die dergelijke programma's bevatten als Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype voor Bedrijven, Flowdock, e-mail en IM. De communicatie van alle strategische bedrijfsinformatie hoeft niet plaats te vinden tijdens een vergadering.

1. Formuleer uw agenda zorgvuldig. Identificeer de behoeften en interesses van de meerderheid van de deelnemers. Begin met het goede nieuws waardoor de aanwezigen zich goed voelen.
2. Varieer de volgorde van de sprekers die elke maand op de agenda staan. Je wilt niet dat mensen zich vervelen met eenvormigheid. Verspreid de nodige zakelijke items op de agenda zodat mensen het einde van de vergadering niet uitstellen of denk dat de laatste items minder belangrijk zijn. Een artikel in de 'Wall Street Journal', enkele jaren geleden, stelde dat Amerikaanse managers 80 procent van de tijd zouden verspillen aan verspilling tijdens vergaderingen als ze twee dingen correct zouden doen. De eerste moest altijd een agenda hebben. De tweede was om op tijd te beginnen en op tijd te eindigen. Ik zal hieraan toevoegen dat je elke spreker de tijd moet geven die nodig is om hun onderwerp te dekken. Houd ze aan hun tijdslimiet - mooi.

1. Organiseer de fysieke omgeving zodat mensen oplettend zijn voor de inhoud van de vergadering.Niemand mag achter of naast je luidsprekers gaan zitten. Zorg ervoor dat er plaats is voor alle aanwezigen, en als het maken van aantekeningen vereist is, ook een oppervlak om op te schrijven. Zorg ervoor dat visuals zichtbaar zijn en dat mensen kunnen horen. Mogelijk moet u een microfoon gebruiken. Je kunt rekwisieten of monsters rond de kamer doorgeven om te bekijken. Als uw vergaderingsformaat te groot is geworden voor de fysieke omgeving van uw vergaderruimte, gebruikt u technologie om de vergadering te streamen op verschillende locaties in de vergaderruimte. Hoewel u de vergadering zeker naar de laptops van individuen zou kunnen streamen, maakt dit de positieve impact van teambuilding teniet dat aanwezigheid met andere werknemers in verschillende vergaderruimten bevordert.

1. Onderschat nooit de kracht van voedsel tijdens een vergadering. Voedsel ontspant de atmosfeer, helpt mensen zich op hun gemak te voelen, helpt mensen om een ​​positief energieniveau te behouden en bouwt de kameraadschap van het team op. Zorg ervoor dat u voldoet aan de uiteenlopende behoeften van uw groep met het voedsel dat u serveert. Als een voorbeeld, bieden fruit en yoghurt naast donuts. Bied vegetarische en koosjere hotdogs aan met de reguliere frank.