10 dingen om te onthouden voor uw projectimplementatie

Je hebt al die tijd doorgebracht met het werken met je team en het leveren van een fantastisch product. Nu is het tijd om dat live te zetten en de gebruikers eigenaar te laten worden van het eindresultaat. Ben je klaar? U komt nadat u dit hebt gelezen.

1. Projectimplementatie begint met een plan

Wat je ook implementeert, je hebt een plan nodig om het project over te zetten van 'project' naar 'business as usual'. Hopelijk is dit al gedocumenteerd, of op zijn minst geschetst. Het is het deel van het project dat valt tussen Projectlevering en Projectsluiting over de levenscyclus van het project.

Als je geen gedetailleerd plan hebt, is dit het moment om uit te zoeken hoe dit deel van het project precies zal gaan. De rest van dit artikel zal u helpen.

2. Betrek het Operations-team

Als u het bedrijf niet zoals gebruikelijk hebt of operationele teams volledig betrokken zijn, begint u dat engagement nu. Ze gaan de output in de toekomst bezitten. Als je een kantoor hebt gebouwd, gaan ze erin werken. Als je een smartphone-app hebt ontworpen, gaan ze deze verkopen en omgaan met klachten van klanten.

Ze moeten klaar zijn om te ontvangen wat het ook is dat uw project hen geeft.

Bonustip: Bouw al vroeg in het project vertrouwen op bij de juiste mensen en het zal op dit moment terugbetalen.

3. Bereid je trainingsmateriaal voor

Het zou geweldig zijn als uw project iets zo intuïtief zou opleveren dat niemand training nodig heeft om het te gebruiken, maar dat is zelden het geval met de complexe projecten waar we vandaag aan werken.

Als het een kleine verbetering is van een bestaand systeem, zou je weg kunnen komen met een korte e-mail aan gebruikers en een screenshot van wat er er anders uit zal zien als ze morgen inloggen.

Alles meer dan dat en je zult een serieus trainingsmateriaal moeten samenstellen om ze te helpen er grip op te krijgen.

Bonustip: Zorg dat er mensen in de rij staan ​​om de training te geven. Als u de route van 'live' training (of zelfs online zelfstudie training) afloopt, hebt u nog iemand nodig om het materiaal op te nemen), moet u hun beschikbaarheid controleren. Idealiter zou je zelf geen training moeten geven als de projectmanager.

4. Plan voldoende tijd voor training

Trainen, dat is een middag, toch? We kunnen tijdens een lunchpauze gezondheids- en veiligheidstrainingen voorzien voor het nieuwe personeel, OK?

Nee! Praat met sommige mensen in uw HR-teams en ontdek hoe lang het echt duurt om kwaliteitstrainingen te geven. Voeg daarbij het feit dat u misschien meerdere keren face-to-face cursussen moet hebben om mensen in verschillende diensten of op het werk te laten werken of die betrokken zijn bij iets dat zo kritiek is dat zij op die dag niet aan training kunnen deelnemen, en u kunt zie hoe snel de trainingstijd wordt uitgebreid.

U hebt hoe dan ook lang nodig u nodig hebt. Beknibbel op training en u krijgt niet de return on investment van het gebruik in uw eindresultaat. Eenvoudig.

5. Communiceren, communiceren, communiceren

Weet iedereen wat er gaat gebeuren op de startdag? Stel zo nodig een aftelplan op dat documenteert wie wat doet voor elk uur. We hebben deze met succes gebruikt bij grote software-implementaties waarbij er meerdere stappen en teams zijn die betrokken zijn bij het in gebruik nemen van de nieuwe technologie. Het infrastructuurteam moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat de hardware gereed is en de laatste controles heeft ondergaan. Vervolgens bereidt het platformteam de omgeving voor en neemt het de nodige back-ups.

Een applicatieteam voert de installatie uit en vervolgens is er gegevensmigratie waarvoor de gebruiker zich moet afmelden. Je kunt zien hoe veel bewegende delen problemen kunnen veroorzaken als er geen duidelijke stapsgewijze benadering is voor het runnen van de grote dag.

6. Ruim uw documentatie op

Uw projectdocumenten zullen de basis vormen van waar mensen naar kijken in de toekomst om erachter te komen wat ze moeten weten over wat er is gebeurd.

Zorg ervoor dat u alle projectgerelateerde documentatie archiveert en opschoont, inclusief uw projectlogboeken en eventuele projectrapporten die de geschiedenis en belangrijke beslissingen weergeven. In de toekomst moeten mensen hier mogelijk naar verwijzen.

7. Voer het wijzigingsbeheer uit

Of werk samen met iemand die het gaat doen, als u bekwame afdelingsleiders of een manager bedrijfsverandering heeft.

Het beheren van veranderingen in projecten is een belangrijke factor om ervoor te zorgen dat u de zakelijke voordelen krijgt die u verwacht. Het kan helpen bij het integreren van de nieuwe processen of producten en voorkomt dat mensen teruggaan naar de oude manier van werken.

8. Controleer de Kennisoverdracht

OK, dus u laat de IT-servicedesk geen examen doen over uw project of iets anders, maar besteedt even de tijd en moeite om te controleren of ze echt hebben genomen aan boord van de kennis die u aan hen hebt overgedragen.

Je kunt dit doen door in de eerste week van live te blijven of door ze betrokken te laten worden bij het omgaan met projecten, of ze zelfs de hele implementatie laten uitvoeren.

Wees erbij als ze je nodig hebben en praat met het management van die teams om te controleren of iedereen zelfverzekerd is voordat je weggaat.

9. Vergeet de gegevens niet

Of je nu iets nieuws implementeert of iets opwaardeert, er zullen op de een of andere manier organisatorische gegevens bij betrokken zijn. Als u gegevens van de ene plaats of het ene systeem naar het andere moet verplaatsen, plant u dat dan (en hoe u gaat controleren of alles goed is gedaan). Als u nieuwe gegevensbronnen maakt, of het nu een nieuwe kantoorlocatie of een nieuw softwareproduct betreft, moet u ervoor zorgen dat deze gegevens zoals gepland in de hoofdsystemen van het bedrijf kunnen worden ingevoerd.

In veel gevallen bevindt de laatste test zich in de live omgeving. Laat het technisch team en de data-analisten paraat staan ​​voor het geval dingen niet helemaal werken zoals je had gehoopt.

10. Plan uw vertrek

Je wilt niet voor altijd deel uitmaken van dit project, dus je moet weten dat je gracieus kunt afsluiten. Het idee is om uw dispensable te maken, zodat u gemakkelijk kunt overschakelen naar een nieuw project. Zodra het business as usual-team zelfstandig kan zijn, zou u niet langer nodig moeten zijn. Plan om dat zo snel mogelijk te laten gebeuren!