Basis managementvaardigheden voor beginners

Niveau 1 van de Management Skills Pyramid toont de basisvaardigheden die elke beginnende manager moet beheersen. Het is de basis van de piramide voor managementvaardigheden, die de vaardigheden toont die een manager moet beheersen om succesvol te zijn en laat zien hoe deze managementvaardigheden op elkaar bouwen naar succes toe.

Basis managementvaardigheden

Er zijn vier elementaire managementvaardigheden die iemand moet beheersen om enig succes te hebben in een managementtaak. Deze vier basisvaardigheden zijn omplannen, organiseren, sturen en controleren en worden hieronder in detail besproken.

Plan

Planning is de eerste en belangrijkste stap in elke managementtaak. Het is ook de meest over het hoofd gezien of doelbewust overgeslagen stap. Hoewel de hoeveelheid planning en de benodigde details van taak tot taak zullen verschillen, is het overslaan van deze taak het uitnodigen van een ramp, behalve door blind geluk. Dat is wat ons het adagium geeft van de 6 P's van planning (of 7 P's, afhankelijk van hoe je telt).

Hoewel de meeste mensen de term planning associëren met algemene bedrijfsplanning, zijn er ook verschillende niveaus van planning:

• Strategische planning
• Tactische planning
• Operationele planning

En er zijn verschillende soorten planning:

• Rampenplanning
• Opvolgingsplanning
• Crisisplanning
• Compensatieplanning

Organiseren

Een manager moet teams, taken en projecten kunnen organiseren om het werk van het team op de meest efficiënte en effectieve manier te laten uitvoeren. Als beginnend manager organiseert u misschien een klein werkteam of een projectteam. Dezelfde vaardigheden zullen later in je carrière nodig zijn wanneer je een afdeling of een nieuwe afdeling van het bedrijf moet organiseren.

Het is duidelijk dat er veel overlap is tussen het plannen van het werk en het organiseren ervan. Waar planning focust op wat er gedaan moet worden, is de organisatie meer operationeel en meer gericht op hoe het werk het beste kan worden gedaan.

Wanneer u het werk organiseert, moet u:

• bepalen welke rollen nodig zijn
• wijs taken toe aan de rollen
• bepalen wat de beste hulpbron (mensen of apparatuur) is voor de rol
• verkrijg de middelen en wijs ze toe aan de rollen
• wijs resources toe aan de rollen en delegeer autoriteit en verantwoordelijkheid aan hen.

Of u nu een klein team hebt toegewezen of een project om te beheren, beginbeheerders moeten ook in staat zijn om kantoren en datasystemen te organiseren.

Je bent misschien niet in staat om mensen fysiek te verplaatsen om je team bij elkaar te krijgen, maar je moet het overwegen. Aan de andere kant moet je misschien meerdere mensen in een kleine ruimte verplaatsen en moet je dingen organiseren zodat het team effectief in die ruimte kan werken. Later in je carrière moet je misschien een kantoor organiseren om teams van verschillende afdelingen en hun specifieke behoeften te huisvesten.

Je moet ook in staat zijn om alle systemen te organiseren die omgaan met de gegevens die je team nodig heeft om te verzamelen of te verspreiden. Tegenwoordig zijn dat waarschijnlijk computersystemen. U moet beslissen of u bijvoorbeeld gedeelde webpagina's moet instellen op het intranet van het bedrijf of alleen een gedeelde map op de bestandsserver. Hoe ga je de systemen organiseren zodat iedereen die informatie nodig heeft, toegang heeft tot het systeem (en dat het niet beschikbaar is voor diegenen die het niet zouden moeten zien, zoals je concurrenten)? Als uw team iets anders dan informatie nodig heeft of produceert, moet u zich organiseren zodat uw team krijgt wat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben en anderen kunnen laten zien wat uw team op het juiste moment produceert.

Vergeet niet om jezelf te organiseren. We gaan hier op een hoger niveau op in Niveau 3 van de Management Skills Pyramid, maar zelfs als een beginnend manager moet je jezelf, je tijd en je ruimte kunnen organiseren, zodat je het meest effectief kunt zijn.

Onthoud tenslotte dat het zelden genoeg is om dingen een keer te organiseren. Met constante veranderingen in middelen, doelen en externe factoren moet je meestal reorganiseren om voor hen aan te passen.

direct

Regisseren is de actiestap. U hebt het werk gepland en georganiseerd. Nu moet je je team leiden om het werk gedaan te krijgen. Begin door ervoor te zorgen dat het doel voor iedereen in het team duidelijk is. Weten ze allemaal wat het doel is? Weten ze allemaal wat hun rol is om het team naar het doel te krijgen? Hebben ze alles wat ze nodig hebben (middelen, autoriteit, tijd, enz.) Om hun steentje bij te dragen?

Trek aan, niet duwen

Je zult effectiever zijn om het team naar je doel te leiden als je trekt (ze leidt) in plaats van te duwen (achterover leunen en bevelen geven). Je wilt de mensen in je team motiveren en hen helpen bij het bereiken van de teamdoelen.

Controle

Sommige schrijvers proberen deze vaardigheid "verzachten" door het "coördinaat" of soortgelijke termen te noemen.Ik geef de voorkeur aan de sterkere term, controle omdat het essentieel is dat de manager de activiteiten van het team kan controleren.

In de bovenstaande stappen hebt u het werk gepland, de hulpmiddelen geordend om het zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en het team aan het werk gezet. In de controlestap houdt u toezicht op het werk dat wordt gedaan. U vergelijkt de werkelijke voortgang met het plan. U verifieert dat de organisatie werkt zoals u deze hebt ontworpen.

Als alles goed gaat, hoef je niets anders te doen dan te controleren. Dat gebeurt echter zelden. Iemand wordt ziek, het sorteren van de database duurt langer dan elke geprojecteerde iteratie, een belangrijke concurrent verlaagt zijn prijzen, een brand vernietigt het gebouw naast de deur en je moet een aantal dagen evacueren, of een andere factor heeft invloed op je plan. De controlestap dicteert nu dat u actie moet ondernemen om de impact te minimaliseren en zo snel mogelijk terug te brengen naar het gewenste doel.

Vaak betekent dit dat we teruggaan naar de planningsfase en de plannen aanpassen. Soms kan het een verandering in de organisatie vereisen. en je moet iedereen opnieuw richten op de nieuwe doelen en hen inspireren. Dan bepaalt u natuurlijk het nieuwe plan en past u het aan indien nodig. Deze cyclus gaat door totdat je de taak hebt voltooid.

Beheerfuncties van managers

In de controlestap stelt u normen voor prestaties en kwaliteit in en controleert u vervolgens of ze worden gehaald. Er zijn zoveel tools beschikbaar als er dingen zijn die u moet controleren.

• Hulpmiddelen voor planning - met een aantal softwaretools kunt u uw planning invoeren en de voortgang regelmatig bijwerken. Het programma zal wijzigingen in het schema markeren, zodat u kunt vaststellen welke corrigerende maatregelen moeten worden genomen.
• Financiële controle - als manager heeft u meestal een budget. De rapporten van de afdeling Financiën zullen u laten weten hoe uw uitgaven (aan mensen en andere middelen) overeenstemmen met het plan.
• People controls - u moet ervoor zorgen dat alle mensen in uw team presteren zoals gepland. Als dat niet het geval is, moet u de oorzaak vinden en verhelpen. Begrijpen ze het doel niet? Hebben ze geen middelen of vaardigheden die ze nodig hebben? Is de taak te groot voor hen en moet deze worden gewijzigd of toegewezen aan een andere bron? Jouw taak als manager betekent dat je je teamleden feedback geeft over hoe hun prestaties aan het plan voldoen. Wanneer dit niet het geval is, moet u corrigerende maatregelen nemen.