Professionele richtlijnen voor het schrijven van brieven en e-mail

Wat is de beste manier om een ​​professionele brief te schrijven - met een papieren brief of een e-mail? De een is echt niet beter dan de ander. In sommige gevallen is het verstandig om via e-mail te communiceren en soms moet u een traditioneel getypte, afgedrukte en ondertekende brief verzenden. Wat u ook kiest, het is belangrijk om de beste professionele richtlijnen voor schrijven en opmaken van brieven en e-mail te volgen.

E-mail is sneller en eenvoudiger, maar sommige e-mailberichten worden nooit geopend en afhankelijk van wie u schrijft en waarom u schrijft, moet u mogelijk een getypte en ondertekende brief verzenden of deze zelfs online uploaden.

Het type bericht dat u kiest, is afhankelijk van met wie u communiceert en het doel van uw correspondentie.

Professionele richtlijnen voor het schrijven van brieven en e-mail

Alle goed geschreven brieven bevatten verschillende secties. De informatie die u in elke sectie opneemt en het algemene formaat hangt af van het feit of u een getypte brief of een e-mailbericht verzendt.

Het is essentieel dat u de verschillende delen van een brief kent en wat er in elke letter moet worden vermeld. U moet ook weten hoe u zowel getypte als e-mailcommunicatie moet adresseren en ondertekenen. De verschillende delen van een brief zijn als volgt:

• Contactgegevens
• Aanhef (begroeting)
• Hoofdtext van brief
• Sluitend
• Handtekening

Contactgegevens

De manier waarop u uw contactgegevens opneemt, is anders, afhankelijk van hoe u uw brief verzendt. In een e-mailbericht staan ​​uw contactgegevens aan het einde van het bericht, terwijl uw contactgegevens in een geschreven brief boven aan de pagina staan. Dit is wat u moet opnemen in uw gedeelte met contactgegevens, plus voorbeelden voor zowel letters als e-mails.

Begroeting

De aanhef is de begroetingssectie van uw brief met zoiets als "Geachte heer Peterson" of "Aan degene die het kan hebben." Hier is een lijst met voorbeelden van brieven aanhef die goed werken voor professionele correspondentie.

Hoofdtext van brief

De hoofdtekst van uw brief zal verschillende paragrafen bevatten. De eerste alinea moet een inleiding en een korte uitleg van uw reden voor schrijven bevatten. De tweede paragraaf (en eventuele volgende paragrafen) moeten uw redenen voor het schrijven nader toelichten. De laatste alinea moet ofwel actie vragen aan de lezer, als u iets vraagt, of aangeven hoe u wilt opvolgen. Zorg ervoor dat u het doel van uw brief duidelijk maakt. De lezer moet weten waar je om vraagt ​​en hoe hij / zij je kan helpen.

Of, als u services of hulp aanbiedt, zorg dan dat het duidelijk is wat u kunt bieden.

Sluitend

Een brief wordt afgesloten met een term als "Met vriendelijke groet" of "Met vriendelijke groet" gevolgd door een komma, en dan uw handtekening als u een getypte brief verzendt. Als u een e-mailbericht verzendt, typt u uw naam na de afsluiting. Hier is een lijst van voorbeelden van lettersluiting die geschikt zijn voor zakelijke en werkgerelateerde correspondentie.

Handtekening

De finishing touch van uw brief is uw handtekening, die in een e-mail uw contactgegevens zal bevatten. Hier leest u hoe u een brief ondertekent en hoe u handtekeningen instelt en e-mailt.

Hoe een brief aan te pakken

Het is belangrijk om de persoon die je schrijft formeel te behandelen, tenzij je ze heel goed kent. Hier leest u hoe u een brief kunt adresseren, inclusief algemene informatie die u kunt gebruiken als u geen contactpersoon bij het bedrijf hebt.

Uw correspondentie opmaken

Nu u over alle informatie beschikt die u in uw bericht moet opnemen, bekijkt u de standaardindeling voor brieven en e-mailberichten.

Richtlijnen voor het schrijven van brieven

De volgende stap is om je brief op te poetsen. Er moet voldoende ruimte tussen de alinea's en de boven- en onderkant van de pagina zijn. U wilt ook een leesbare, professionele stijl en lettergrootte selecteren. Wat u zegt, hangt af van de reden waarom u schrijft, dus zorg ervoor dat u uw brief afstemt op uw persoonlijke en professionele situatie. Hier vindt u stapsgewijze handleidingen voor het schrijven van verschillende soorten letters, inclusief paginamarges, lettertypen, spatiëring en details van wat u moet opnemen, samen met voorbeelden van elk:

• Hoe een zakelijke brief te schrijven
• Hoe een sollicitatiebrief te schrijven
• Hoe een sollicitatiebrief schrijven
• Hoe een referentiebrief te schrijven
• Hoe schrijf je een ontslagbrief?
• Hoe u een bedankbrief schrijft
• LinkedIn-bericht en uitnodigingsrichtlijnen
• Professionele richtlijnen voor e-mailberichten

Voorbeelden en sjablonen

Het gebruik van een sjabloon is een geweldige manier om uw eigen brief of e-mailbericht te starten, omdat u begint met het basisformaat. Vul gewoon uw gegevens in het betreffende gedeelte van de brief in.

Kijken naar voorbeelden is ook nuttig, omdat je ideeën krijgt voor wat je moet zeggen in je eigen correspondentie.

• Lettermonsters:Bekijk deze schriftelijke briefvoorbeelden, inclusief zakelijke brieven, begeleidende brieven, interview bedankbrieven, vervolgbrieven, opdrachtacceptatie en afwijzingsbrieven, ontslagbrieven, dankbrieven, zakelijke brieven en meer lettermonsters en sjablonen.
• Voorbeelden van e-mailberichten:Voorbeelden van deze e-mail zijn voorbeelden van vacatures, zoeken naar werk en voorbeelden van zakelijke e-mailberichten, plus e-mailsjablonen, geformatteerde berichtvoorbeelden en onderwerpregel, plus begroetingen en voorbeelden van handtekeningen.

Proeflezen en spellingcontrole

Ten slotte, voordat u uw brief afdrukt of uploadt of uw e-mailbericht verzendt, spellingcontrole, grammaticacontrole en proeflezen.

Een tip om ervoor te zorgen dat er geen fouten zijn, is om het hardop voor te lezen. U kunt fouten die u hebt gemist door alleen lezen te zien.