Hoe maak je een normaal saaie werkvergadering spannender?

Vergaderingen zijn een onvermijdelijk onderdeel van een bedrijf. Je deelt informatie, brainstorm ideeën, genereert oplossingen en creëert processen en systemen. Het probleem is dat veel van deze vergaderingen pijnlijk saai zijn, wat betekent dat de mensen die aanwezig zijn hun hersens hebben afgestemd.

Als mensen niet opletten en gefocust zijn, is de vergadering gewoon een verspilling van ieders tijd. Hoe kun je saaie vergaderingen spannender maken zodat ze iets bereiken? Hier zijn 5 praktische tips:

Ban SmartPhones

Ja, dit is hetzelfde als mensen te vertellen hun kinderen in het hol van de wolven te gooien voordat ze naar de samenkomst komen. Mensen zullen erop staan ​​dat ze hun telefoon moeten hebben - er kan zich immers een noodsituatie voordoen. Ja. De wereld kan eindigen tijdens je planningsvergadering per kwartaal, maar het is onwaarschijnlijk.

Het probleem met de technologie van vandaag is dat je je kunt concentreren op wat niet voor je ligt - de vergadering. Het grappige is dat als mensen oog in oog staan ​​met de mensen die ze tijdens je vergadering sms'en, ze iemand anders zouden sms'en. Telefoons blijven aan een bureau.

Zonder de telefoon gebeuren er twee dingen tijdens uw vergadering. Je bent gedwongen om in het heden te blijven en downtime wordt besteed aan de communicatie met de andere deelnemers. Waarom is dat belangrijk? Omdat u zult ontdekken dat uw vergaderingen interessanter zijn als u uw collega's kent.

Hoe leer je ze kennen? Door met ze te praten. Wat doe je als je je telefoon hebt? Je praat niet met de nieuwe mensen.

Voorbereiden, voorbereiden, voorbereiden

Een vergadering waarbij de leider of moderator laat op de dag komt heeft geen agenda en het is saai en vervelend. Een goed voorbereide vergadering kan fascinerend en boeiend zijn. Wanneer de leider een plan en een doel heeft, zal de vergadering interessanter zijn. Als er geen richting of doel is, zal de vergadering niet interessant zijn.

Het andere deel van voorbereiding is het verbeteren van je vaardigheden. Je bent bij vergaderingen geweest die productief en interactief waren en je het gevoel gaven dat je grote dingen kon bereiken. En je hebt vergaderingen bijgewoond waarvan je er vrij zeker van bent dat als je in slaap viel, niemand je zou missen en je niets belangrijks zou missen. Het verschil is de persoon die de vergadering leidt.

Als uw vergaderingen saai zijn, kijk dan in de spiegel. Vind een manier om te verbeteren. Je kunt een formele les volgen (je HR-afdeling kan je helpen met suggesties), je kunt vragen om feedback en mentorschap van een collega wiens vergadervaardigheden je bewondert, of je kunt een online les volgen. Er is veel hulp voor je beschikbaar, en veel ervan is gratis voor het oprapen wanneer je je saaie saaie vergaderingen nog spannender wilt maken.

Iedereen doet mee

Waarom zou iedereen deelnemen? Nou, want als deelname niet nodig is, kun je dit hele probleem via e-mail afhandelen. Ernstig. Er zijn maar heel weinig momenten dat je een groep moet binnenhalen om informatie over te brengen.

Ja, er zijn dingen zoals massale ontslagen of een complete bedrijfsherstructurering die beter gaat als je een manager met de hele groep spreekt, maar in de meeste gevallen moeten vergaderingen altijd interactief zijn.

Hoe interactief? Welnu, dat hangt af van het doel van de bijeenkomst. Als het een brainstormsessie is, zou iedereen moeten spreken. Als iemand niet spreekt, bel die persoon dan. Introverte mensen hebben misschien een hekel aan dat soort ontmoetingen - en je moet vergaderingen niet onder hoge druk zetten voor introverte mensen door ze ter plekke te plaatsen.

Maar uw ontmoetingscultuur moet ervoor zorgen dat iedereen aan deze brainstormsessies deelneemt en dat zij moeten weten dat hun deelname vooraf is vereist.

Als het een planningsvergadering is, of een bijeenkomst waarbij doelen worden gesteld, of zelfs een driemaandelijkse rapportvergadering, moet er tijd zijn voor inbreng, of het nu vragen stellen of opmerkingen maken. De sfeer moet participatie aanmoedigen, maar met een paar limieten (zie hieronder).

Laat niemand domineren

Als u de vergadering leidt, is het normaal dat u het meest spreekt. Na jou wil je echter niet dat een andere persoon het gesprek domineert. Dat kan een vergadering vervelend maken. Vergeet niet om opmerkingen om te leiden en mensen te bellen waarvan u weet dat ze experts in het gebied zijn om een ​​dwangmatige prater te verspreiden.

Bijvoorbeeld, wanneer Jane haar vierde opmerking heeft gemaakt en begint te gaan voor een vijfde, snijd haar zo goed mogelijk af door te zeggen: "Bedankt, Jane, we kennen je positie. Ik zou graag willen horen wat Karen te zeggen heeft. En Jim en Bob hebben nog niet de kans gehad om te spreken.

Soms moet je vóór een vergadering met de Janes van je kantoor praten om hen eraan te herinneren dat het punt van samenkomen als groep is om ideeën met iedereen te delen en als ze domineert, zal de bijeenkomst niet zo succesvol zijn. Of, onmiddellijk na de vergadering werkt ook goed, omdat je indien nodig nieuwe voorbeelden hebt.

Mensen die de tijd hebben genomen om een ​​vergadering bij te wonen die hun kennis en ervaring inbrengt, verdienen de kans om hun mening te uiten en te delen. Als leider kun je leren gedrag te beheersen dat de ontmoeting ondermijnt.

Maakbare objecten

Een vergadering die eindigt met geen acties was gewoon een verspilling van tijd. Het is een infodump, in welk geval een vergadering niet de beste manier was om verder te gaan. Een interessante en spannende bijeenkomst eindigt met dingen die mensen kunnen en moeten doen, hetzij om hun individuele doelen of de doelen van het bedrijf, of idealiter beide, te bevorderen. Als mensen niet weglopen, wetende wat hun volgende stappen zijn, is de vergadering mislukt.

Naast het hebben van bruikbare items, moet er een follow-up zijn. Het kan in een tweede vergadering of individueel plaatsvinden, maar het moet gebeuren. Mensen schakelen zichzelf uit als ze weten dat de actiepunten allemaal voor weergave zijn.

Bijeenkomsten zullen reizen naar Disneyland nooit vervangen voor opwinding, maar je kunt ze spannender, interessanter en productiever maken. Maak deze vijf veranderingen, en u zult uw gebruikelijke saaie vergaderingen spannender maken voor de mensen die aanwezig zijn. En dat is goed voor het succes van uw organisatie.