12 Dingen die HR moet overwegen bij het omgaan met gezinsverlof

Betaald of niet, 80% van de ouders neemt een familieverlof na de geboorte van een kind. Dus terwijl medewerkers in de aanstaande leeftijd druk bezig zijn met het schilderen van kinderdagverblijven en het lezen van 'Wat te verwachten als u aan het denken bent', kunt u beginnen met het plannen van hun gezinsverlof.

Als het gaat om gezinsverlof, moet Human Resources een groot aantal bases omvatten. U bent wettelijk verplicht om een ​​aantal dingen te doen terwijl u anderen moet doen om het werk vlot te laten verlopen en om te zorgen voor werknemers die nieuwe ouders zijn. Uw familie verlaat checklist moet deze twaalf items overwegen.

Ken de regels over gezinsverlof

De Verenigde Staten zijn een van de weinige landen ter wereld die geen betaald moederschaps- of vaderschapsverlof vereisen, maar de Family Medical Leave Act (FMLA) vereist dat u 12 weken onbetaald verlof verstrekt aan in aanmerking komende werknemers.

Begrijp deze wet en welke werknemers mogen ontvangen. Werknemers hoeven bijvoorbeeld niet de volledige 12 weken in één brok te nemen - ze kunnen de tijd met tussenpozen nemen.

Geboortemama's, partners en adoptieouders kwalificeren zich allemaal (ervan uitgaande dat ze aan de criteria voldoen). Maak kennis met deze wet en met alle andere wetten in uw land. Er worden regelmatig meer arbeidswetten aangenomen, dus het loont om goed geïnformeerd te blijven over de wetten in uw rechtsgebied.

Schrijf een formeel beleid over gezinsverlof

Documenteer het beleid van de onderneming over gezinsverlof. Ja, houd u aan de wetten, maar uw bedrijf kan andere details bepalen. Overweeg deze opties wanneer u aan gezinsverlof denkt.

• Gaat u betaald verlof aanbieden voor gezinsverlof? Het is niet vereist door de federale wetgeving, maar er zijn veel voordelen om dit te doen. Google verhoogde de retentie van nieuwe moeders met 50% door eenvoudig een beetje extra betaald verlof te bieden. Als u betaald verlof aanbiedt, vermeld dan specifiek hoeveel tijd er wordt aangeboden en welke werknemers in aanmerking komen. Voltijdse werknemers ontvangen bijvoorbeeld x aantal, maar deeltijdwerknemers komen niet in aanmerking.
• Zal de betaalde tijd voor gezinsverlof gelijklopen met de FMLA-tijd? Als werknemers twee weken betaald verlof ontvangen, bepaal dan of die tijd afzonderlijk of gelijktijdig met de FMLA-tijd zal lopen. Als het afzonderlijk wordt uitgevoerd, kunnen werknemers mogelijk 14 weken vrij nemen. Als het gelijktijdig wordt uitgevoerd, moet u de werknemer gewoon betalen gedurende twee van de twaalf weken waarop ze recht hebben via FMLA.

• Hebt u een universeel plan voor gezinsverlof? Als u een periode van betaald verlof aanbiedt aan werknemers, beslis dan of elke ouder precies dezelfde hoeveelheid vrije tijd zal ontvangen of dat verschillende situaties een andere behandeling zullen krijgen. Moeten geboortemoeders bijvoorbeeld twee weken betaald verlof krijgen, maar krijgen adoptieouders of niet-bevallingspartners een week betaald? Dat is aan het bedrijf, maar noteer het gezinsverlofbeleid zodat vergelijkbare situaties consequent worden behandeld.

Coördineer werk voor gezinsverlof

Zorg ervoor dat managers ruim vóór het verlof van de familie met de werknemers samenwerken om het werk te coördineren terwijl de werknemer weg is. Krijg alle details gedekt, vrij om hun e-mails door te sturen naar een collega (indien nodig).

Dit zal de stress op collega's verminderen en mogelijke knelpunten elimineren. Managers kunnen met hun team samenwerken om verantwoordelijkheden te kruisen. Dit is niet alleen handig voor het verlof van familieleden, maar ook als u om andere redenen een werknemer verliest.

Onthoud Employee Privacy About Family Leave

Niet iedereen wil dat het hele bedrijf weet dat ze een baby verwachten of hebben gehad. En eigenlijk is HR niet vereist om managers zelfs maar te vertellen waarom een ​​werknemer op FMLA is (hoewel ze waarschijnlijk zullen weten waarom een ​​duidelijk zwangere medewerker plotseling een paar weken weg is).

Overweeg hoe openlijk de medewerker de zwangerschap met collega's besprak en met respect handelde. Als de werknemer foto's van de pasgeborene wil verspreiden op de sociale bedrijfssite van het bedrijf, op Facebook of via e-mail, prima. Maar u zou het niet moeten doen.

Voordelen toegankelijk maken

Voordelen zijn belangrijk tijdens de zwangerschap en de geboorte, en het ontbreken van hen of verwarring over hen genereert stress voor werknemers. Vrijwel alle werknemers willen voordelencommunicatie op maat van levensgebeurtenissen. Hoewel gezondheidsbehoeften onmogelijk te voorspellen zijn, zijn ze zeker gemakkelijker om te anticiperen wanneer iemand een kind verwacht.

Het is een dunne lijn om te lopen, maar bied zoveel mogelijk hulp zonder de privacy van de werknemer te schenden. Het is bijvoorbeeld ongepast om een ​​zwangere medewerker te vertellen dat uw zorgaanbieder een hulplijn voor verpleegkundige ondersteuning heeft, tenzij ze specifiek vragen.

U hebt geen idee welke keuzes zij zullen maken voor hun kind, maar u kunt nog steeds helpen door hen eraan te herinneren dat het Employee Assistance Program (EAP) goede ondersteuningsbronnen heeft.

Een veilig systeem online hebben waar werknemers toegang hebben tot details over voordelen of medewerkers kopieën kunnen geven van van toepassing zijnde papieren. Leid medewerkers waar mogelijk naar plaatsen waar ze onderzoek kunnen doen en antwoorden kunnen vinden. Dit resulteert in minder werk voor u en stelt hen in staat zelfstandig te navigeren en voordelen te ontdekken, en dit alles met respect voor hun privacy.

Zorg voor flexibiliteit

Mensen willen flexibiliteit, maar tekenen de nodige lijnen. Deeen nieuwe titel van ouder maakt het niet acceptabel dat voltijdwerknemers slechts 25 uur per week werken. Het is waarschijnlijk niet redelijk voor werknemers om hun nieuwe baby altijd aan het werk te brengen. Het is waarschijnlijk geen groot probleem als Erica om 9:15 uur aankomt terwijl hij de afkickplanning van de crèche uitzoekt.

Flexibiliteit kan werknemers helpen zich aan te passen aan hun nieuwe verantwoordelijkheid. Medewerkers moeten een team van mensen hebben die hen op hun werk ondersteunen en het aanbieden van flexibele uren illustreert uw steun.

Sommige bedrijven vinden het wederzijds voordelig om medewerkers langzaam weer aan het werk te krijgen. Medewerkers toelaten om na hun gezinsverlof een paar weken parttime terug te komen, geeft hen de mogelijkheid om geld binnen te halen zonder dat ze overweldigd raken. Het verlicht ook de last van het buiten kantoor hebben van een medewerker.

Als werknemers al hun FMLA-tijd gebruiken maar nog steeds wat meer tijd nodig hebben om te herstellen, probeer het dan uit te breiden met onbetaalde verloftijd. Als medewerkers niet in aanmerking komen voor FMLA (en volgens betaalde advocaten voor ouderschapsverlof, 40% van de Amerikaanse werknemers niet), probeer ze dan hoe dan ook tegemoet te komen.

Creëer een noodplan

Flexibiliteit kan ook het bedrijf ten goede komen als een positiewijziging wordt gevraagd voordat of nadat een werknemer ouderschapsverlof neemt. Een ouder wil bijvoorbeeld uren inkorten of een deel (of alle) van zijn of haar werktijd omzetten in thuiswerken om thuis te blijven bij zijn of haar nieuwe kind.

U bent alleen wettelijk verplicht een positie van gelijk loon, voordelen en prestige te herstellen voor een medewerker die terugkeert van FMLA, maar werknemers kunnen effectiever werken als er aanvullende aanpassingen worden gedaan.

Niet alle bedrijven kunnen het zich veroorloven om deze wijzigingen aan te brengen, maar soms zijn accommodaties mogelijk. Sommige ouders willen hun werkplan wijzigen na een bevalling en kunnen hun plan volledig uitwerken. En neem niet aan dat alleen vrouwelijke ouders ervoor kiezen om het personeelsbestand achter te laten.

Overweeg veranderingen in het personeelsvoordeel

Met alle opwinding van een nieuwe baby kunnen werknemers vergeten dat de nieuwe bundel van vreugde ook een nieuwe persoon is die ze moeten toevoegen aan hun ziektekostenverzekering. Herinner de werknemers aan de datums en ramen waar ze hun voordelen kunnen en moeten veranderen.

Andere wijzigingen van voordelen die in aanmerking moeten worden genomen, hebben betrekking op werknemers die met verlof zijn. Tijdens onbezoldigde FMLA-verlof, zullen werknemers geen salaris verzamelen. Hoe zullen zij betalen voor hun premies?

U moet beslissingen nemen over verschillende andere beleidskwesties voor uw werknemershandboek en implementatie.

• Bepaal of werknemers tijdens hun verlof uren vrij zullen blijven. Als dit niet het geval is, houd hier dan rekening mee bij het berekenen van de verlofperiode of pas dit verlof aan in de time-offsoftware van het bedrijf.
• Als werknemers na de bevalling niet terugkeren, betaal dan vakantietijd op het laatste loon als dit is vastgelegd in het vakantiebeleid van het bedrijf.
• Controleer het vakantiebeleid om te bepalen of werknemers een opgebouwde vakantietijd kunnen toevoegen aan het ouderschapsverlof of de FMLA-tijd die ze al gebruiken.

Al deze details moeten worden opgenomen in uw time-off-beleid. Als dat niet het geval is, voegt u ze toe zodat elke medewerker gelijk wordt behandeld.

Wees gevoelig

Af en toe is de geboorte van een kind geen feestelijke gebeurtenis in de levens van mensen. Ongeplande zwangerschappen gebeuren. Miskramen op de lange termijn en kindersterfte zijn verwoestend. Een werknemer kan ervoor kiezen om zijn kind ter adoptie te plaatsen of een zwangerschap te beëindigen. Benader een van deze situaties met gevoeligheid en respect.

Werk samen met de werknemer en de manager van de medewerker om de overgang naar werk op een gevoelige manier af te handelen. Overweeg ook enkele situaties (zoals miskramen) in het rouwbeleid van het bedrijf.

Pijnlijke levensgebeurtenissen zijn moeilijk voor werknemers, maar ook moeilijk voor de mensen op het werk die om hen geven. Bedenk hoe het bedrijf deze situaties van tevoren (voorzichtig) kan omgaan met deze situaties.

Vieren

Een klein, aardig gebaar van de organisatie zal werknemers eraan herinneren dat ze een team van collega's hebben die hen aanmoedigen op kantoor. Wacht een paar dagen na de geboorte om te controleren of alles goed gaat en stuur dan bloemen, een kaart of een onesie. Overweeg wat die werknemer zal waarderen en probeer het gebaar te individualiseren.

Denk aan post-baby-accommodaties

Voor veel bedrijven eindigt de ouderschapsuitkering niet wanneer het verlof van de familie dat wel is. Overweeg welke accommodaties werknemers nodig hebben of waarderen. De Fair Labor Standards Act (FLSA) verplicht bedrijven om moeders die borstvoeding geven te voorzien van pauzetijd en ergens privé om moedermelk uit te drukken.

Werkende ouders zonder een thuisblijver hebben waarschijnlijk ook kinderopvang nodig, wat het grootste budgetartikel is voor Amerikaanse gezinnen. Gemiddeld geven Amerikaanse families $ 9.589 per jaar uit aan kinderopvang tot $ 28.353 voor een verzorger thuis.

Overweeg extra voordelen voor werknemers

Overweeg om een ​​soort kinderopvangtoeslag voor werknemers te creëren, zoals het subsidiëren van kosten of zelfs het bieden van kinderopvang op locatie of in de buurt van het werk. Drieëntachtig procent van de werknemers met kinderopvangtoeslagen zegt dat dit hen helpt stress te verminderen en de balans tussen werk en privé te verbeteren.

Als het gaat om voordelen voor de kinderopvang, zullen werknemers de hulp op prijs stellen en de enige beperking is hoe creatief u het voordeel kunt benaderen (en wat het bedrijf zich kan veroorloven en aanpassen).

Help medewerkers een rustgevend - niet stressvol - gezinsverlof te bieden, terwijl ervoor wordt gezorgd dat het bedrijf voldoende wordt verzorgd, zowel als ze weg zijn en wanneer ze terugkeren.

Volg de regels en stel richtlijnen vast om naleving en een eerlijke behandeling te garanderen voor alle werknemers die gezinsverlof opnemen.

Grote veranderingen in het leven van werknemers zijn spannend en een overgang voor iedereen. Met een beetje planning kunt u eenvoudig met het gezin bladeren.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis is een merkjournalist en een voorstander van HR-professionals met een hoge impact. Ze onderzoekt, analyseert en schrijft om HR aan te moedigen om het meeste uit hun initiatieven te halen.