Lijst en voorbeelden van administratieve vaardigheden

Administratief werk zorgt ervoor dat een kantoor soepel verloopt. Het gaat om de dagelijkse administratieve taken van een kantoor, zoals het beantwoorden van telefoons, het plannen van afspraken, het verzenden van faxen en het archiveren van documenten.

Administratieve / administratieve vaardigheden zijn nuttig voor bijna iedereen die op kantoor werkt. De meeste werknemers moeten op zijn minst wat administratief werk doen, dus deze vaardigheden kunnen van pas komen, ongeacht wat uw officiële functie is. Kantoorklerken en secretaresses moeten over bijzonder sterke administratieve vaardigheden beschikken. Medewerkers in deze functies vervullen het merendeel van de dagelijkse taken van een kantoor.

Soorten administratieve banen

Hoewel sommige mensen deze functietitels uitwisselbaar gebruiken, verschillen kantoormedewerkers en secretaresses van administratieve medewerkers. Administratieve assistenten hebben vaak een hbo-opleiding nodig en krijgen meer verantwoordelijkheden, waaronder speerpuntprojecten en soms zelfs leidinggevende teams.

Daarentegen hebben griffiers en secretaresses meestal geen uitgebreid onderwijs nodig na een middelbare school (hoewel er programma's voor hoger onderwijs zijn die zich richten op administratief en secretarieel werk). Ze beheren de dagelijkse activiteiten van een kantoor, maar hebben over het algemeen geen managementverantwoordelijkheden.

Griffiers en secretaresses werken in verschillende branches, waaronder financiën, bedrijven, medicijnen, overheid, recht en meer.Sommige van deze functies vereisen specifieke vaardigheden. Er zijn echter basisvaardigheden die nodig zijn voor bijna elke functie van administratief en administratief assistent.

Lees hieronder voor een lijst met vaardigheden die werkgevers zoeken naar kandidaten voor een baan. Inbegrepen is een gedetailleerde lijst van de vijf belangrijkste administratieve vaardigheden, evenals aanvullende lijsten met gerelateerde administratieve vaardigheden.

Vaardigheidslijsten gebruiken

U kunt deze vaardighedenlijsten gebruiken tijdens uw zoekproces naar werk. Het is belangrijk om een ​​aantal van deze vaardigheidswoorden in uw cv te gebruiken. Werkgevers maken steeds vaker gebruik van trackingsystemen van aanvragers om de cv's die ze ontvangen te rangschikken en te "scoren". Deze systemen zijn geprogrammeerd om specifieke trefwoorden te zoeken, en dus wordt hervat dat het opnemen ervan sneller zal worden geselecteerd voor verdere beoordeling door personeelsmanagers tijdens hun tweede beoordelingsronde.

Ten tweede kunt u deze sleutelwoorden gebruiken in uw begeleidende brief. Probeer in de tekst van je brief een of twee van deze vaardigheden te noemen en geef een specifiek voorbeeld van een tijd waarin je ze op het werk liet zien.

Ten slotte kunt u deze vaardigheidswoorden gebruiken in een interview. Zorg ervoor dat je ten minste één voorbeeld hebt gedurende een tijd dat je elk van de vijf beste vaardigheden hebt aangetoond die hier worden vermeld.

Natuurlijk vereist elke functie andere vaardigheden en ervaringen, dus zorg ervoor dat je de taakomschrijving aandachtig leest en focus op de vaardigheden die door de werkgever zijn opgesomd.

Bekijk ook onze andere lijst met vaardigheden per baan en per soort vaardigheid.

Top administratieve vaardigheden

Aandacht voor detail

Administratief werk houdt in dat aandacht wordt besteed aan de dagelijkse details van een kantoor, dingen die andere mensen misschien over het hoofd zien, zoals het beantwoorden en bijhouden van e-mails, het bijhouden van afspraken en meer. Een klerk of secretaresse moet zich op deze details kunnen concentreren, en niets door de kloven laten glippen.

• analytisch
• Reisarrangementen maken
• prioritering
• Probleemoplossing
• Redenering
• Record houden
• Afspraken plannen
• Typen

Communicatie

Ambtenaren moeten sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden hebben. Ze beantwoorden meestal telefoons, schrijven memo's, verzenden e-mails en begroeten klanten en klanten.

Ze moeten daarom duidelijk en effectief kunnen spreken en schrijven. Ze moeten informatie overbrengen op een manier die gemakkelijk te begrijpen is.

• Telefoons beantwoorden
• Communicatie
• Correspondentie
• Klantenservice
• E-mail
• faxen
• Receptie
• Taalvaardigheid
• het luisteren
• Mondelinge communicatie
• correctie
• schrift

Computer vaardigheden

In deze tijd zijn computervaardigheden essentieel voor elke administratieve klus. Griffiers en secretaresses moeten snelle en accurate typisten zijn. Ze zijn meestal ook verplicht om gegevensinvoer uit te voeren, dus ze moeten bekend zijn met Excel en andere gegevensinvoersoftware. Ze moeten ook bekend zijn met andere Microsoft Office-software, zoals Word en PowerPoint. Alle extra computervaardigheden, zoals de mogelijkheid om webpagina's te ontwerpen of te bewerken, zouden als een groot pluspunt worden beschouwd.

• Gegevensinvoer
• Gegevensbeheer
• Database vloeiend
• Desktop publishing
• Microsoft Office
• Kantoormachines
• Tekstverwerking

numeracy

Veel administratief werk vereist gecijferdheid. Sommige griffiers hebben tot op zekere hoogte de leiding over de boekhouding en / of de boekhouding van een bedrijf. Het vereist rekenvaardigheid. De mogelijkheid om sommen snel te berekenen is een positieve kwaliteit in een klerk of secretaresse.

• Accounting
• Nauwkeurigheid
• Billing
• Boekhouding
• budgettering
• Kosten
• spreadsheets
• Technologie

Organisatie

Griffiers en secretaresses moeten georganiseerd zijn. Zij zorgen ervoor dat het kantoor soepel verloopt. Het gaat om het bijhouden van de planning van de werkgever, het beantwoorden van e-mails en telefoontjes en het bijhouden van bestanden. Dit alles vergt veel organisatorische vaardigheden.

• Besluitvorming
• E-mail bezorgen
• doeltreffend
• Filing
• Beheer
• Multitasking
• Toezicht
• Fotokopiëren en vergelijken
• Planning
• sorteer-
• Tijdsbeheer

Zachte vaardigheden

Naast deze top vijf van administratieve vaardigheden, beschikken de beste kantoormedewerkers ook over soft skills die vaak aangeboren persoonlijkheidskenmerken zijn in plaats van aangeleerde competenties. Deze omvatten sterke interpersoonlijke vaardigheden, teamwerk, flexibiliteit, betrouwbaarheid, creativiteit, aanpassingsvermogen en creativiteit. Het zijn essentiële kenmerken voor kantoormanagers, receptionisten, persoonlijke assistenten, kantoorassistenten en uitvoerende assistenten.