Writing for Business - Management en leiderschap

Het doel van zakelijk schrijven is om informatie aan iemand anders door te geven of om informatie van hen te vragen. Als u effectief wilt schrijven voor uw bedrijf, moet u volledig, beknopt en nauwkeurig zijn. Uw tekst moet zo worden geschreven dat de lezer gemakkelijk kan begrijpen wat u hem vertelt of vraagt.

Veel schrijven voor het bedrijfsleven is slordig, slecht geschreven, ongeorganiseerd, bezaaid met jargon en onvolledig. Vaak is het te lang of te kort. Al deze kenmerken dragen bij aan ineffectief schrijven van bedrijven.

Of u nu een verkoopvoorstel schrijft, een e-mail stuurt naar uw baas of een handleiding voor een softwarepakket, er zijn bepaalde stappen die u moet volgen om effectief te zijn. Volg deze vijf stappen:

1. Organiseer uw materiaal
2. Overweeg je publiek
3. Schrijf je gedachten op
4. Proeflezen van uw materiaal
5. Bewerk je materiaal

Organisatie is de sleutel

Als je je materiaal niet ordent, zal het niet goed stromen en zal het niet logisch zijn. Schrijven kan eenvoudig of ingewikkeld zijn. Bij het schrijven van een e-mail waarin een personeelsvergadering wordt aangekondigd, is dit net zo eenvoudig als het verzamelen van uw gedachten. Aan de andere kant zult u waarschijnlijk een complexe schets moeten ontwikkelen voorafgaand aan het afgewerkte materiaal als u de resultaten schrijft van een baanbrekend farmaceutisch onderzoek. Wat de taak ook is, zonder een gepast organisatieniveau (zelfs het organiseren van uw gedachten), u mag niet alles opnemen wat u nodig hebt of nalaten om de belangrijkste onderwerpen een prominente plaats te geven.

Omissies of een onjuiste focus zullen uw bedrijf minder helder maken.

Ken je publiek

Denk goed na over je beoogde publiek voordat je gaat schrijven. Een presentatie over het nieuwe 401 (k) -programma van uw bedrijf kan bijvoorbeeld hetzelfde schema hebben als gegeven aan uw CFO en aan werknemers, maar het detailniveau dat u opgeeft, kan variëren. Je moet ook de toon overwegen. Een snel e-mailbericht naar uw team, dat hen herinnert aan de jaarlijkse bedrijfs picknick, zal niet dezelfde toon hebben als uw bericht over het jaarverslag van uw bedrijf.

Onthoud ook dat je effectiever zult communiceren met je publiek als je focust op wat je wilt dat ze horen in plaats van op wat je gaat zeggen.

Een woord over goed schrijven

Goede schrijvers hebben verschillende schrijfstijlen. Sommigen geven er de voorkeur aan alles op te schrijven en daarna terug te gaan en te bewerken. Anderen geven er de voorkeur aan ze te bewerken als ze meegaan. Soms varieert hun voorkeursstijl afhankelijk van wat ze schrijven.

Let tijdens het schrijven (of tijdens het bewerken) op lengte. U moet voldoende woorden gebruiken om uw betekenis duidelijk te maken, maar gebruik geen onnodige woorden om het bloemrijk te maken. Zakelijk schrijven moet duidelijk en beknopt zijn, niet breedsprakig en bloemig. Vergeet niet dat niemand in het bedrijf tijd heeft om meer dan nodig te lezen.

Aan de andere kant, maak je stuk niet te kort. Je moet genoeg schrijven zodat je betekenis duidelijk is en niet verkeerd begrepen zal worden. Stel je voor dat een apparaat in een magazijn het label 'gebruikt, maar goed' had gekregen. Het zou onduidelijk zijn als dat betekende dat het apparaat veel was gebruikt of dat het apparaat niet langer nieuw was, maar nog steeds functioneel. Een paar extra woorden zouden de betekenis duidelijk hebben gemaakt. Vermijd ook het gebruik van jargon of afkortingen omdat ze verschillende dingen kunnen betekenen voor verschillende lezers.

Ongeacht je schrijfstijl, alle schrijvers moeten al het geschreven materiaal, zelfs e-mails, reviseren en bewerken.

Proeflezen en bewerken

Ongeacht je schrijfstijl, alle schrijvers moeten al het geschreven materiaal, zelfs e-mails, reviseren en bewerken. Nadat je klaar bent met schrijven, proef je je proefwerk. U moet het mogelijk bewerken. Proofreading is het opnieuw lezen van wat je hebt geschreven om ervoor te zorgen dat alle woorden in je hoofd het correct op het papier hebben aangebracht. Omdat onze hersenen sneller werken dan onze vingers, kunt u woorden weglaten, een einde achterlaten of het verkeerde homoniem gebruiken (bijvoorbeeld 'daar' in plaats van 'hun'). Proofreading vangt deze fouten op. Vanzelfsprekend is het proeflezen van een e-mail in één regel eenvoudig en het is voldoende om er gewoon overheen te kijken terwijl u typt.

Als u echter een instructiehandleiding aan het schrijven bent, is uw proeflezen ingewikkelder en duurt het langer.

Nadat je je materiaal hebt nagelezen, is het tijd om te bewerken. Soms is proeflezen en bewerken tegelijkertijd mogelijk, maar het is effectiever als ze achter elkaar worden uitgevoerd.

De reden die je bewerkt is om te corrigeren of te veranderen wat je hebt geschreven om het materiaal beter te laten klinken (en lezen). Bij schrijven voor bedrijven betekent dit het oplossen van de fouten en het zo duidelijk en beknopt mogelijk maken van de tekst.

Je schrijft geen roman

Als je voor zaken schrijft, schrijf je niet de volgende 'geweldige Amerikaanse roman'. Uw schrijven moet even beschrijvend als nodig zijn, maar u hoeft geen levendige woordfoto's te schilderen met veel grote woorden en spraakfiguren. Als u 'glazen huizen' bedoelt, schrijf dan geen 'glasachtige domicilie' en schrijf 'glazen huizen'.