Ter verdediging van het rommelige bureau

Elke dag wordt er steeds meer informatie naar je toegeworpen. Nieuwe e-mail, rapporten van verschillende commissies, facturen, voorstellen en nog veel meer raken uw bureau meerdere keren per dag. Je hebt het te druk om er meteen mee om te gaan, dus het begint zich op te stapelen. Je bureaublad begint eruit te zien als een oorlogszone.

Het probleem hier is niet dat je bureau rommelig is; het probleem is dat belangrijke dingen verloren gaan. Het wordt ofwel begraven door nieuw materiaal dat binnenkomt, of het zit in het nieuwe materiaal maar wordt niet opgemerkt. Het gevolg is dat u te veel tijd spendeert aan dingen die eenvoudigweg urgent zijn in plaats van dingen die belangrijk zijn.

Als je baas wil weten hoe snel ze dat rapport voor de vicepresident kan hebben, wil je niet tegen haar zeggen dat je de memo niet hebt opgemerkt die ze je stuurde om het rapport te vragen. Noch zal uw baas blij zijn om te horen dat de lay-out voor de nieuwe productlijn te laat is omdat u het opzij zet en het werd bedekt en u het bent vergeten.

Sommige mensen zullen je vertellen dat de beste manier om dit probleem op te lossen een schoon bureau is. Anderen zeggen dat er een zooitje in orde is. Wie heeft gelijk?

Rommelig bureau, rommelige geest

Nog niet zo lang geleden was er een populaire uitdrukking 'een rommelig bureau is een teken van een rommelig brein'. Die uitdrukking heeft geleid tot een hele industrie die is ontworpen om bedrijfsleiders te helpen hun desktops schoon te maken als een teken van hun mentale scherpte.

U hebt ongetwijfeld films gezien waarin de baas in zijn kantoor op een wolkenkrabber in het centrum zit. Hij zit achter een glazen blad zonder laden. De enige versieringen zijn de indrukwekkende set pennen voor het ondertekenen van belangrijke documenten en een telefoon of intercom zodat hij bestellingen kan plaatsen.

Anderzijds…

Veel mensen zien niets mis met stapels papier die de desktop bedekken, zelfs op de stoelstoelen en de kantoorverdieping. Ze citeren adagio's als 'een rommelig bureau is een teken van genialiteit' en 'een rommelig bureau is slechts een teken van een rommelig bureau'.

We kennen allemaal iemand wiens bureau zo is. Je ziet niet hoe ze kunnen zien of het bureaublad van metaal of hout is. Maar als je ze om iets vraagt, gaan ze recht op een stapel zitten, blader door 2 of 3 vellen en trek uit wat je vroeg.

Wat voor u werkt

Beide zijden zijn correct. Het probleem is niet wat juist is. Het probleem is dat je effectiever wordt. Er zijn een paar fundamentele richtlijnen die op beide benaderingen van toepassing zijn, maar de sleutel is om te werken op een manier die u in staat stelt om het meest effectief te zijn. Bijna iedereen moet een deel van de rommel op hun bureau kwijtraken, maar als er niet meer dan één item op uw bureau is, zal dit voor velen van ons niet werken.

Veel mensen werken tegelijkertijd aan verschillende projecten (of bijna tegelijkertijd). Creatieve types hebben behoefte aan inspiratie om hen heen. Detailgerichte individuen hebben volumes referentiemateriaal bij de hand. Sommige mensen voelen dat de stapels werk hen bezig doen lijken en dus veiliger houden in tijden van ontslagen. Anderen voelen dat een schoon bureau laat zien hoe efficiënt ze zijn om het werk gedaan te krijgen. Wat belangrijk is, is doen wat voor u werkt.

Hoe het monster te temmen

Of je nu voor de steriele glazen desktop gaat, of gewoon wat meer orde wilt brengen in de chaos van je desktop, er zijn een paar fundamentele richtlijnen:

• Wil echt verbeteren: We bevelen de ernstige aanpak die sommigen doen niet aan. Helaas laat dat excuses om jezelf te gemakkelijk te zijn. Deze poging om uw bureau minder rommelig en efficiënter te maken, hangt af van uw inspanningen.
• Keep, Toss of Move: Vind drie containers. Label de kleinste "houden". Label de grootste "toss". Neem een ​​andere container met het label 'verplaatsen'. De echt essentiële dingen gaan naar je bewaarcontainer om later te worden gesorteerd. Alles wat u mee naar huis wilt nemen of wilt weggeven, gaat naar de container "verplaatsen". Al het andere gaat in de toss-container.

• Begin met de oudste: Dat kun je zien door naar hen te kijken welke stapel het oudste is. Meestal is het het verst van uw stoel. Het is het gemakkelijkst om items van deze stapel weg te gooien.
• Evalueer elk stuk slechts één keer: Kijk naar elk item in de stapel. Bepaal naar welke container het zal gaan. Je kunt het niet op je bureau zetten voor later, je moet nu beslissen. Doe alles in een van de drie containers. Er is geen andere optie.
• Stel jezelf dit: De eerste vraag is "heb ik dit ergens anders, of kan ik het van iemand krijgen?" Als u een kopie hebt in uw e-mail, in een rapport of op het bureau van de persoon die de marktanalyse heeft voorbereid, enz., Hoeft u geen nieuw exemplaar te bewaren. Gooi het. Vraag dan "waarom heb ik dit nodig?" Als het antwoord a) is om hier actie op te ondernemen, b) om er iets mee te doen wanneer ik meer informatie van iemand krijg, of c) om naar te verwijzen als ik ander werk doe, zet het dan op de stapel. (Nadat je de rommel hebt verwijderd, sorteer je je stapel opnieuw in deze drie categorieën, dus je kunt ze nu scheiden. Het zal later tijd besparen.) Als je antwoord anders was, gooi dat item dan weg.

• Wees meedogenloos en dapper: Naarmate je verder komt door elke stapel, dichter en dichter bij de dingen die net zijn aangekomen, wees meedogenloos in je beslissingen. Nemen geen gevangenen. Als je het echt niet nodig hebt, gooi het dan. En wees dapper. Houd je niet vast aan iets, alleen maar omdat iemand je er op een dag misschien iets over zou kunnen vragen. Bouw geen fort van papier om jezelf te beschermen.

Beheer het probleem

Uw bureaublad hoeft niet steriel en volledig verstoken van papier te zijn, hoewel het kan zijn als dat helpt. Het is uw doel om uw bureaublad zo te organiseren dat uw efficiëntie wordt gemaximaliseerd. Als dat nog een paar stapels op uw bureau betekent dan de persoon naast de deur, is dat goed - op voorwaarde dat alles wat u bewaart, u helpt uw ​​doel van verhoogde efficiëntie te bereiken.