Persoonlijke assistent hervat voorbeeld- en vaardighedenlijst

Persoonlijke assistenten zijn vergelijkbaar met uitvoerende assistenten of kantoorassistenten, omdat ze allemaal routine-administratieve taken uitvoeren, zodat iemand anders dat niet hoeft te doen. Taken omvatten waarschijnlijk screening of het beantwoorden van telefoontjes, brieven en e-mails, het beheren van planningen en het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen.

Het verschil is dat persoonlijke assistenten slechts één persoon helpen en ze kunnen ook helpen met persoonlijke taken zoals winkelen of sociale afspraken plannen.

Sommige mensen delegeren hun projectwerk aan hun assistenten of laten hun assistenten bijstaan ​​als ze afwezig zijn.

Taakvereisten voor persoonlijke assistenten

Hoewel er geen vaste minimumvereiste is voor persoonlijke assistenten op het gebied van onderwijs, helpt een achtergrond in zakelijk of administratief werk. Een tweede of derde taal kan in sommige gevallen ook belangrijk zijn. Over het algemeen zijn de vaardigheden die je hebt belangrijker dan je opleiding. Een bespreking van enkele van deze noodzakelijke vaardigheden kan u helpen beslissen of dit soort werk voor u is.

Hier is een lijst met persoonlijke assistentvaardigheden voor cv's, sollicitatiebrieven, sollicitaties en interviews. Vereiste vaardigheden zijn afhankelijk van de baan waarvoor je solliciteert, dus bekijk ook onze lijst met vaardigheden op basis van taak en type vaardigheid. Bekijk deze lijst en kijk of je deze vaardigheden hebt gebruikt in vorige banen of ze hebt verworven door middel van training.

Maak aantekeningen over wanneer en hoe u deze vaardigheden hebt gebruikt of ontwikkeld. Voeg ze vervolgens toe aan je CV en sollicitatiebrief of blijf handig voor het invullen van sollicitaties. De mensen die applicaties screenen zullen vaak op zoek zijn naar sleutelvaardigheden. Combineer uw vaardigheden met die gepost als vereist voor de baan. Zorg er vervolgens voor dat ze worden vermeld in uw begeleidende brief en vermeld op uw cv.

Je moet ook interviewantwoorden ontwikkelen over hoe je je vaardigheden hebt gebruikt in vorige functies. Geef een voorbeeld van hoe u een probleem op de werkplek hebt opgelost met behulp van een of meer van deze vaardigheden. Laat zien hoe het gebruik van uw vaardigheden heeft bijgedragen aan het succes van een project.

Voorbeelden van persoonlijke assistentvaardigheden

Deze lijst is niet uitputtend maar bevat enkele van de belangrijkste, gewilde vaardigheden voor persoonlijke assistenten.

Organisatie en tijdbeheer

Als een persoonlijke assistent, zal een groot deel van uw taak zijn om iemand anders georganiseerd en op schema te houden. Je moet daarom zelf goed georganiseerd zijn. Gelukkig kan organisatie worden geleerd. Er zijn specifieke technieken die u kunt aanpassen om uw gebruik van tijd efficiënter te maken en om anders uw leven en dat van uw manager op orde te houden.

Schriftelijke en mondelinge communicatie

Je zult de instructies moeten begrijpen en volgen, en je zult informatie duidelijk en eerlijk moeten overdragen. Afhankelijk van de details van uw functie, moet u mogelijk ook klanten verwelkomen, op correspondentie reageren of rapporten en presentaties maken. Voor al deze taken zijn eersteklas communicatievaardigheden vereist, zoals spreken en schrijven, luisteren en lezen.

Nauwkeurigheid en aandacht voor details

Aandacht voor detail is een essentieel onderdeel van zowel georganiseerd blijven als goed communiceren.

Waanzin of onnauwkeurigheid creëren op zijn best inefficiëntie en kunnen ook ernstige fouten veroorzaken of de collega's van uw manager vervreemden.

Kennis van relevante software

Welke software u moet gebruiken, kan variëren, maar zal waarschijnlijk tekstverwerking, spreadsheets, databases, kalenders, desktop publishing en PowerPoint omvatten, of iets gelijkwaardigs. Het is een plus om minimaal technische ondersteuning te kunnen bieden. Het kan zijn dat u verschillende programma's en apps moet evalueren om zelf te kiezen, wat de beste tools biedt om de doelstellingen van uw manager te bereiken. Het is altijd uw taak om het werk van uw manager eenvoudiger en eenvoudiger te maken, en dat kan veel achter-de-schermen probleemoplossing vereisen.

Tact en discretie

Als persoonlijke assistent wordt u vaak blootgesteld aan gevoelig materiaal, van handelsgeheimen tot zeer persoonlijke informatie die u vertrouwelijk moet houden.

Een verwante vaardigheid is tact, het vermogen om zachtjes of helemaal niet te reageren op informatie die andere mensen misschien moeilijk of beschamend vinden. Je moet met andere woorden een veilig persoon zijn voor je manager om kwetsbaar voor te zijn. Immers, alleen jij zal weten hoeveel hulp ze nodig hebben.

Lijst met persoonlijke assistentvaardigheden

Administratieve vaardigheden

Deze vaardigheden maken vaak deel uit van de taakomschrijving voor een persoonlijke assistent of zijn vaardigheden met toegevoegde waarde. Je werkgever heeft mogelijk iemand nodig die deze taken voor haar kan doen.

• administratief
• afspraken
• Correspondentie
• boodschappen
• Evenementen
• Evenement planning
• Filing
• Implementatieprocedures
• Onderhoud van schema's
• vergaderingen
• Kantoor management
• Project management
• Onderzoek
• scheduling
• Dicteren
• Berichten nemen
• Notities nemen
• Reisarrangementen
• Reisplanning

Communicatieve vaardigheden

Als persoonlijke assistent zijn alle aspecten van communicatie belangrijk voor het werk. Wees klaar om je ervaring of training te laten zien.

• Beantwoord telefoon
• Communicatie
• E-mail
• Begroetende bezoekers
• Omgaan met vragen
• Netwerken
• Non-verbale communicatie
• Gesprekken bekijken
• Verbale communicatie
• Schriftelijke communicatie

Financiële vaardigheden

Heb je ervaring of training voor deze taken?

• Accounting
• budgettering
• inkoop
• Sourcing
• Boodschappen doen

Technologie vaardigheden

Kunt u verschillende platforms en apparaten gebruiken en eenvoudige probleemoplossing uitvoeren?

• Computer (pc, Mac, tablet)
• Database management
• Microsoft Office
• Presentatie voorbereiding
• rapporten
• Tekstverwerking

Persoonlijke vaardigheden

Deze vaardigheden maken vaak deel uit van je persoonlijkheid. Laat zien hoe je ze hebt gebruikt en ontwikkeld.

• Vertrouwelijkheid
• diplomatisch
• goeddunken
• Flexibiliteit
• interpersoonlijke
• Multitasking
• Organisatie
• Positieve instelling
• Probleemoplossing
• Professionele Demeanor
• Zelf gemotiveerd
• Team speler
• Tijdsbeheer
• Zelfstandig werken

Als je deze vaardigheden niet hebt gebruikt in een vorige baan, kijk dan hoe je ze hebt ontwikkeld voor vrijwilligerswerk of onbetaalde banen of gebruik ze in je persoonlijke leven. Gebruik je deze vaardigheden als onderdeel van een geloofsgemeenschap of voor een studentenproject op school? Heb je vaardigheden ontwikkeld als onderdeel van een sportteam of individuele sport? Die ervaring kan ook waardevol zijn en u een betere kandidaat voor de functie maken.

In de volgende voorbeeld CV ontworpen voor een persoonlijke assistent, let op hoe een aantal van de hierboven genoemde vaardigheden zijn verwerkt in de tekst, met name de 'kernkwalificaties'.

Voorbeeld Persoonlijke assistent CV

Dit is een voorbeeld van een CV voor een persoonlijke assistent-positie. Download de CV-sjabloon (compatibel met Google Docs en Word Online) of kijk hieronder voor meer voorbeelden.

Download de Word-sjabloon

Voorbeeld Persoonlijke Assistent Hervatten (Tekstversie)

Carly-aanvrager

999 Main Street

New York 10003

(123) 555-1234

[email protected]

LOOPBAAN DOEL

Detailgeoriënteerde en goed georganiseerde persoonlijke assistent, goed thuis in het bieden van naadloze ondersteuning aan leidinggevenden op C-niveau, en het zelfstandig uitvoeren van administratieve, afspraak- en reisplannings-, winkel- en evenementenplanningsverantwoordelijkheden met moeiteloze efficiëntie, streeft naar een persoonlijke assistentpositie met een top firma.

KERNKWALIFICATIES

• In staat om gevoelige gegevens te verwerken en alle correspondentie en dictaten af ​​te handelen met ongeëvenaarde integriteit en vertrouwelijkheid.
• Kan gemakkelijk persoonlijke en schriftelijke relaties opbouwen met klanten, verkopers en projectbetrokkenen.
• In staat zijn om onderwijs in de boekhouding te gebruiken om boeken nauwkeurig in balans te brengen en budgetterings- en inkoopfuncties uit te voeren.
• Behoudt altijd een positieve en consummager professionele houding, met het vermogen om het vertrouwen en de betrokkenheid van anderen in te blazen.

PROFESSIONELE ERVARING

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO

Persoonlijke assistent van de president, September 2016-heden

Verstrek uitgebreide administratieve en persoonlijke ondersteuning aan de oprichter van een boutique financieel adviserend bedrijf, met een verantwoordelijkheid die dictaat, correspondentie, kantoorbeheer, leveranciersrelaties, afsprakenplanning, reiscoördinatie en evenementenplanningsfuncties omvat.

• Alle details gepland voor zeer succesvolle klantrelaties, zoals golf- en tennisresorts in het weekend, seminars over financiële planning en banketten voor aandeelhouders.
• Verzorgde en beveiligde, kosteneffectieve reis- en entertainmentleveranciers die de reisuitgaven met 15% verminderen.
• Benut Adobe Creative Suite om visueel aantrekkelijke nieuwe marketingbrochures en een maandelijkse nieuwsbrief te maken.

OPLEIDING

Bachelor of Science in Bedrijfskunde (Minor: Accounting)2016; GPA 3.9

Universiteit van Missouri, Columbia, MO

Dean's lijst; Afgestudeerd Summa cum Laude

Technische bekwaamheden: Microsoft Office Suite, QuickBooks en Adobe Creative Suite. Vloeiend Spaans.