Antwoorden voor vragen over het omgaan met hoog belvolume

Wanneer u een administratieve of kantoorfunctie aanvraagt, is een typische sollicitatiegesprekvraag: "Gebruikt u een telefoonsysteem met meerdere lijnen en behandelt u een groot aantal telefoongesprekken?"

Het is duidelijk dat u wilt aangeven dat u vertrouwd bent met meerdere telefoonlijnen. Het is gemakkelijker als u in het verleden hoge belvolumes hebt afgehandeld, maar zelfs als u die ervaring nog niet hebt gehad, kunt u de vraag nog steeds op een zelfverzekerde manier beantwoorden.

Voorbeelden van de beste antwoorden

Hier zijn voorbeelden van interviewantwoorden die je kunt aanpassen aan je persoonlijke ervaringen en achtergrond:

• Ja, ik voel me comfortabel met het gebruik van meerdere telefoonlijnen met een hoog aantal oproepen en heb dat in het verleden ook gedaan. Ik kan de gesprekken gescheiden houden en de klanten vriendelijk en efficiënt behandelen.
• Ik heb niet meerdere telefoonlijnen rechtstreeks afgehandeld, maar ik begrijp het belang van hoffelijk en efficiënt zijn, en ik ben een snelle leerling.
• Ik begrijp dat telefonisch contact vaak de eerste interactie is die een klant met het bedrijf heeft en dat de eerste indruk uiterst belangrijk is. Het is van cruciaal belang dat u altijd een vriendelijke, professionele manier van telefoneren in stand houdt.

Uw antwoorden samenstellen over telefoonsystemen

Begin met het onderzoeken van de functiebeschrijving van de functie waarvoor u zich hebt aangemeld en het afstemmen van uw kwalificaties op de taak. Is het mogelijk om een ​​groot volume te bellen als de vereisten dat zijn? Als dat het geval is, kunt u er zeker van zijn dat de interviewer vraagt ​​naar uw vermogen om al die oproepen af ​​te handelen. Zelfs als in de vereisten niet expliciet wordt vermeld dat een groot aantal telefoontjes kan worden afgehandeld, kun je er zeker van zijn dat deze toch tijdens het interview naar voren komen.

Kijk naar je huidige en vorige taken en maak een lijst van de telefoonsystemen die je hebt gebruikt. Denk ook aan onbetaalde of vrijwillige banen, studentenjobs en trainingstaken die je had op de plek waar je de telefoon hebt beantwoord. Misschien wilt u aantekeningen maken over de telefoons voor elk item in uw cv om uw antwoorden op het interview te helpen.

Welk telefoonsysteem gebruikt de baan?

Misschien wil je voor het sollicitatiegesprek wat onderzoek doen om te zien welk telefoonsysteem op kantoor wordt gebruikt. Dat kan je helpen je voor te bereiden op een antwoord op de vraag. Als je dat specifieke systeem niet hebt gebruikt, zou het feit dat je onderzocht hoe het werkt nog steeds een goede indruk op de interviewer moeten maken.

Maar hoe weet u welk systeem zij gebruiken? U kunt de persoon die het interview met u opstelt vragen. Je moet ook opmerken welke telefoons worden gebruikt als je aankomt voor het interview (als je ze kunt zien). Let op hoe de telefoon wordt beantwoord als u belt om de tijd en plaats van het interview te bevestigen, zodat u inzicht krijgt in wat er wordt verwacht.

Hier is een lijst met vragen die u kunt verwachten over uw ervaringen met telefoonsystemen:

Welke telefoonsystemen heb je gebruikt?

Er zijn verschillende systemen en je weet misschien niet meer welke je hebt gebruikt. U kunt contact opnemen met uw vorige werkgevers of collega's en vragen. Verwacht een van de volgende vragen te worden gesteld:

• Welke merken waren ze?
• Welke telefoonmodellen heb je gebruikt?
• Hoeveel telefoonlijnen hebt u op elk apparaat afgespeeld?
• Wat was het gebruikelijke volume aan oproepen per dag?
• Hoe vaak had u meerdere beller tegelijk?
• Heb je een headset gebruikt?
• Heb je een speakerphone gebruikt?
• Heb je een telefonisch conferentiesysteem gebruikt?
• Heb je een videotelefoonsysteem gebruikt?

Welke telefoonvaardigheden heb je gebruikt?

Misschien wil je je cv bijwerken om een ​​van deze vaardigheden op te nemen, als je die hebt. Bovendien kan uw interviewer vragen stellen over deze vaardigheden:

• Bellers in de wacht zetten
• Verzoeken voor supervisor screenen
• Oproepen plaatsen voor supervisor
• Gesprekken doorschakelen en doorsturen
• Conferentiegesprekken - opzetten, plaatsen, beheren, deelnemen
• Voice mail management
• Berichten nemen

De telefonische vaardigheden van de klantenservice die u hebt gebruikt

Het afhandelen van een hoog aantal oproepen omvat meer dan het indrukken van de juiste knoppen. U moet ook aangeven hoe goed u de bellers aankunt. Denk na over deze klantenservice vaardigheden voordat u ingaat op uw interview:

• Omgaan met boze of gefrustreerde bellers
• Frontline-telefoon beantwoorden voor een groot kantoor, bellers overbrengen naar hun beoogde contacten
• Gebruik van de juiste zakelijke manieren en taal op de telefoon
• Hoffelijk en respectvol omgaan met oproepen van en naar hogere leidinggevenden en klanten