Praktijken voor vergaderbeheer helpen de productiviteit te verbeteren

We brengen veel van onze werklevens door in vergaderingen. In veel gevallen resulteren slechte vergaderingsbeheerpraktijken in het onproductieve gebruik van de tijd van de deelnemers. In een gerelateerd artikel bieden we richtlijnen voor het omzetten van vijf veelvoorkomende vergaderingsscenario's in productieve evenementen. Hier volgen aanvullende ideeën om het nut, de productiviteit en de impact van vergaderingen te versterken.

Meeting Management Key - Stand PAT

Sommige managers hebben een P.A.T. benadering van vergaderingen, waarvoor een Purpose, een EENgenda, en a Timeframe. Door de deelnemers te wapenen met deze kritieke punten van de context voorafgaand aan de sessie, zorgen ze ervoor dat mensen verschijnen die bereid zijn om deel te nemen en de algehele bedoeling van de bijeenkomst ondersteunen. Een duidelijke P.A.T. outline zorgt voor een productieve sessie.

U moet het doel van de vergadering maximaal in maximaal 1 of 2 zinnen kunnen definiëren. "Deze vergadering is om de nieuwe marketingcampagne te plannen" of "deze vergadering is om het nieuwe beleid van de verzending voor het retourneren van retouren te beoordelen." Het doel helpt ervoor te zorgen dat iedereen weet waarom ze er zijn, wat er moet worden gedaan en hoe de voortgang moet worden geleid en naar een conclusie kan worden getrokken.

Stel een agenda in. Maak een lijst van de items die u gaat bekijken / bespreken / inspecteren. We wijzen graag een tijdslimiet toe aan elk agendapunt (zie hieronder) en identificeren de persoon die verantwoordelijk is voor het modereren van de discussie. Stel een tijdsbestek in; stel op zijn minst een begin- en eindtijd in. We raden ook aan om een ​​duur in te stellen voor elk item op de agenda. Deze moeten worden opgeteld bij het algemene tijdsschema van de vergadering.

Start uw vergaderingen op tijd

Als je in een van die culturen werkt waar mensen tot vijf of tien minuten na de geplande starttijd in vergaderingen druppelen, is het tijd om een ​​nieuwe trend te beginnen. Eén bedrijf moedigt zijn managers aan om de deur te sluiten op de geplande starttijd en degenen die te laat zijn, zijn niet welkom om deel te nemen. Hoewel dit misschien meer draconisch is dan je wilt doen, zou je er geen moeite mee moeten hebben om de vergadering op orde te krijgen, het doel te herzien en verwachtingen en timing te bevestigen.

Wacht niet op achterblijvers om op te komen. Wanneer iemand te laat komt, ga dan niet terug en bekijk wat al is gedekt. Ga door met uw vergaderonderwerpen. Dit zal lastig zijn voor de achterblijvers en de kans vergroten dat hij / zij op tijd aankomt op de volgende vergadering.

Als de organisator / sponsor van de vergadering niet op tijd verschijnt, beschouw de vergadering dan als geannuleerd en ga weer aan het werk. Een wachttijd van vijf tot zeven minuten is redelijk. De kans is groot dat de organisator van de vergadering een onverwacht probleem tegenkwam en liever had dat je je tijd niet verspild aan het wachten op hem / haar.

Houd de vergadering op het onderwerp

Een goede gewoonte is om iemand de rol te geven om iedereen op het goede spoor te houden tijdens de vergadering. Te vaak dobberen discussies en worden vervolgens afgebroken tot een stroom van meningen, ideeën, feiten en emoties. Wijs in plaats daarvan de rol toe en informeer iedereen die aanwezig is, die deze persoon zal inroepen als de discussie niet op de agenda en het specifieke discussiepunt staat. In sommige bedrijven wordt naar deze rol verwezen als de 'Traffic Cope', in andere, 'Topic Keeper'. Ongeacht het label, de rol is zeer nuttig bij het versterken van de effectiviteit en productiviteit van uw vergaderingen.

Als er aanvullende onderwerpen opduiken die off-agenda zijn maar belangrijk om te bespreken, moeten die duidelijk worden vastgelegd en op de "parkeerplaats" worden geplaatst voor toekomstige overweging en discussie of voor een discrete vergadering. De eigenaar van de vergadering behoudt zich het recht voor om een ​​kleine afwijkende discussie toe te staan ​​als deze het algemene doel van de vergadering ondersteunt.

Houd notities / notulen bij en verspreid deze

Iemand anders dan de organisator van de vergadering moet de notulen van de vergadering bijhouden. Een goede opname van de minuten zal omvatten:

• Vergadertijd, datum, locatie
• Beschrijving van het doel
• Kopie van de agenda
• Lijst met aanwezigen en een lijst van mensen die niet aanwezig waren
• Een gedetailleerde samenvatting van conclusies, actiepunten, verantwoordelijkheden en datums voor voltooiing. Veel notetakers gebruiken de agenda als een leidraad voor het opsommen van de conclusies en acties.
• Geplande follow-upvergadering indien echt nodig.

Idealiter distribueert u de vergadernotities zo snel mogelijk na het einde van de vergadering en absoluut binnen één werkdag. De notulen en notities dienen als een belangrijke herinnering voor de deelnemers en als een informatiebron voor andere belanghebbenden of, voor degenen die de vergadering hebben gemist. De notulen zijn een geweldig hulpmiddel om mensen en teams te herinneren aan hun toegewijde vervolgacties.

Het komt neer op

Het is mogelijk dat een vergadering resulteert in een positief resultaat, waardoor projecten en mensen vooruit worden gestuwd, maar reken er niet op. Enige ijver en opzettelijke versterking van uw technieken voor vergaderbeheer zullen uw kansen op een geweldig resultaat verbeteren.

Bijgewerkt door Art Petty