Best Practices voor personeelsdossiers

Het is een goed idee voor een werkgever om een ​​personeelsdossier bij te houden voor elke werknemer. Documentatie van arbeidsverleden, records van bijdrage en prestaties, disciplinaire mededelingen, promoties, plannen voor prestatie-ontwikkeling en nog veel meer, behoren tot een personeelsdossier. Slimme werkgevers houden ook meerdere personeelsdossiers bij.

De werkgever heeft goede redenen om verschillende personeelsdossiers bij te houden, sommige legaal en sommige voor de toepassing van best practices. Documentatie is nodig, zodat de werkgever een accuraat beeld heeft van de arbeidsverleden van een werknemer. Documentatie ondersteunt de beslissingen van de werkgever en kan de werkgever beschermen in een rechtszaak die correct is bewaard.

De inhoud van het personeelsdossier geeft een historisch overzicht van de belangrijke gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer. Ze ondersteunen de beslissingen die worden genomen over de werknemer en zijn of haar carrière. Ze tonen de reden van de werkgever achter huur, promoties, overdracht, beloningen en erkenning, en ontslagbeslissingen.

Verschillende richtlijnen zijn geassocieerd met verschillende soorten personeelstypen

Omdat verschillende soorten personeelsdossiers worden aanbevolen, zijn er verschillende regels en richtlijnen voor elk type personeelsdossier.

• Elk type personeelsbestand heeft een andere reden voor bestaande en andere inhoud, op basis van die reden.
• Elk type personeelsdossier wordt anders opgeslagen.
• Toegang tot een personeelsdossier is beperkt tot bepaalde werknemers in de meeste organisaties. Veel organisaties beperken de toegang van personeelsbestanden tot personeelszaken alleen. Verschillende personeelsbestandstypen hebben verschillende toegangsrichtlijnen.
• De toegang van werknemers tot zijn personeelsdossier is toegestaan, maar de meeste werkgevers stellen richtlijnen voor de toegang van werknemers met een personeelsbestand-toegangsbeleid op in het werknemershandboek. (Verschillende staten en rechtsgebieden hebben verschillende regels, dus blijf op de hoogte van uw locatie.)

  De meeste organisaties staan ​​niet toe dat de manager van de medewerker toegang heeft tot het algemene personeelsbestand. Ze verwachten van de managers dat zij relevante documentatie bewaren in hun eigen management-personeelsdossier dat niet het officiële personeelsdossier is.

• De afdeling Human Resources is eigenaar en verantwoordelijk voor personeelsdossiers.

Aanbevolen personeelsdossiers

Hier zijn de aanbevolen soorten personeelsdossiers en wat u moet weten over het werken met deze bestanden.

Medewerkers personeelsdossier

Dit is het belangrijkste personeelsdossier dat een werkgever voor elke medewerker bijhoudt. Het personeelsdossier slaat de arbeidsverleden van elke werknemer op. Dit is wat u moet weten over een personeelsdossier.

Medisch dossier

Het medische dossier van de werknemer heeft ernstige wettelijke beperkingen die de werkgever moet kennen en opvolgen. Hier is wat u moet weten over de vertrouwelijkheid en inhoud van een medisch dossier voor werknemers.

Payroll-bestand

De toegang van werknemers tot het salarisbestand van werknemers is minder beperkend dan toegang tot het medische dossier of het personeelsdossier. Het salarisbestand bevat informatie over salaris, selectie van uitkeringen, wijzigingen in de loonsom, versieringen en andere wettelijke documentatie die van invloed is op het salaris van een werknemer. Verschillende boekhoud- en Human Resources-medewerkers hebben toegang tot de informatie in het loonbestand.

I-9 Formulierenbestand voor werknemers

Vanwege de toegangsrechten van verschillende overheidsinstanties, volgt u de beste werkwijze door een apart bestand bij te houden voor alle werknemers-I-9-formulieren. Lees meer over het opslaan van I-9-formulieren.

Personeelsbestand Toegangsbeleid voor werknemers

U wilt elke medewerker in staat stellen om te weten wat zich in zijn personeelsdossier bevindt, maar u moet de integriteit, volledigheid en grondigheid van het bestand controleren. Het behoud van de vertrouwelijkheid van werknemers en werkgevers en beperkte toegang is verzekerd met een beleid voor toegang tot personeel.

Wat niet op te nemen in een personeelsdossier

Op zoek naar richtlijnen over inhoud die nooit mag worden opgenomen in een personeelsdossier? Hier zijn mijn beste aanbevelingen over de inhoud die u op een aparte, informele locatie wilt bewaren of helemaal niet wilt behouden. Het bewaren van onnodige en puur eigenzinnige documentatie kan je pijn doen.

Documentatie

Weet jij wat documentatie is? Het woord, documentatie, komt regelmatig voor in de wereld van werkgelegenheid en human resources. Maar de betekenis van documentatie en waarom u bepaalde werkgebeurtenissen zou willen documenteren, wordt uitvoerig behandeld, "Het belang van documentatie bij personeel." Neem een ​​kijkje omdat de juiste documentatie essentieel is voor nauwkeurige werkbestanden.

Disclaimer: Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is voor begeleiding, ideeën en hulp.