Hoe chunking de efficiëntie en productiviteit van werk verbetert

Als managers spenderen we te veel van onze dag aan het proberen meer werk in te passen in minder tijd. Een algemeen antwoord voor overwerkte professionals op alle niveaus is om te proberen multitasken door meerdere activiteiten tegelijkertijd uit te voeren. Het probleem is dat multitasking niet werkt.

Waarom multitasken niet de meest effectieve benadering is om te werken

Stel je bijvoorbeeld voor dat als je 's ochtends je tanden poetst, je later op de dag gaat nadenken over de agenda voor een grote vergadering. Het heeft niet veel verwerkingskracht van je hersenen nodig om je tanden te poetsen en je zou je eigenlijk kunnen concentreren op de agenda terwijl je je reinigingsopdracht voor de ochtendtanden mechanisch uitvoert.

Maar hoe zit het met twee taken die meer capaciteit van je hersenen vereisen? Misschien praat u aan de telefoon terwijl u het ontbijt klaarmaakt. U kunt beide taken op de juiste manier laten uitvoeren, maar de kans op fouten als gevolg van het vervallen van de aandacht is groot.

Chunking als een alternatief voor multitasking

"Chunking" beschrijft hoe het gebruik van menselijk geheugen werkt. Het is belangrijk om dit concept te onthouden, aangezien we kijken naar het tegelijkertijd voltooien van verschillende taken. We schakelen in feite in plaats van ze tegelijkertijd te doen (hoewel het in het geval van tanden poetsen lijkt alsof ze gelijktijdig zijn).

Stel je voor dat je aan de telefoon bent wanneer iemand je kantoor binnenkomt. Ze vragen om uw advies of om een ​​snelle beslissing over een probleem. U hoeft niet langer naar de persoon op de telefoon te luisteren, de notitie voor u te scannen, een antwoord te krabbelen en terug te gaan naar het telefoongesprek. U hebt de twee activiteiten (telefoongesprek en persoonlijke conversatie) niet tegelijkertijd uitgevoerd.

Je hebt eigenlijk drie taken achter elkaar uitgevoerd; startte het telefoongesprek, voerde het gesprek in persoon en hervatte het telefoongesprek. Net als in het ontbijtvoorbeeld hierboven, had je beide beter kunnen doen, en in minder tijd, als je ze achter elkaar had gedaan in plaats van op hetzelfde moment. De reden is dat wanneer je met elke taak begint, je je erop moet concentreren en aan de slag moet.

Waarom de opstarttijd bij multitasking niet werkt

Toen u het telefoongesprek startte, moest u erover nadenken, het telefoonnummer zoeken en bellen. Wanneer je werd onderbroken, moest je uitzoeken wat de persoon van je wilde om hen een beslissing te kunnen geven. Eindelijk, toen je het telefoongesprek hervatte, moest je onthouden waar je gebleven was. Je had misschien zelfs moeten zeggen, 'Oeps, sorry, er kwam iemand naar binnen. Wat zei je?'

Hoe meer starts en stops je maakt gedurende de dag, hoe meer van deze tijdrovende opstartmomenten je hebt. Deze momenten zijn niet-productieve tijden. Als je een dagelijks rapport hebt om je voor te bereiden, is het opstartmoment waarschijnlijk vrij kort in vergelijking met het rapport dat je alleen per kwartaal doet. Toch, als u dat rapport voorbereidt en u wordt onderbroken, hebt u bijna elke keer dezelfde tijd om op te starten.

Stel dat u bijvoorbeeld in 30 minuten een rapport kunt schrijven zonder onderbrekingen. Het kan echter enkele uren duren als ongeplande taken en onderbrekingen gedurende de dag verschijnen. Deze aanzienlijke vertraging komt vaak niet zo veel van de werkelijke onderbrekingen als de tijd die het duurt om het rapport steeds opnieuw opnieuw te starten.

Waarom u chunking zou moeten proberen in plaats van multitasking

Oké, soms moet je multitasken. Je taak kan net zo werken als de mijne, dus wat is beter dan multitasking? Chunking is beter.

Chunking is het concept van het opbreken van je dag in grotere stukken in plaats van te reageren op constante onderbrekingen. Hoe meer tijdspannes u kunt besteden aan specifieke taken, hoe minder opstartmomenten u zult hebben en uw efficiëntie evenredig verbetert. Omdat je niet zo veel tijd zult besteden aan opstartmomenten, heb je meer tijd en krijg je meer gedaan. Als een bonus, omdat je je kunt concentreren op de ene taak die voorhanden is, zul je het beter doen.

Als zijbalk hebben projectleiders lang geleden de kracht van deze techniek bedacht en hun eigen versie van "chunking" gecreëerd via het proces van de werkafbraakstructuur.

Aan de slag met chunking op het werk

Dus, hoe kun je beginnen met chunking?

• Begin klein totdat je het gevoel hebt. Kies een enkele taak, misschien uw wekelijkse rapport.
• Reserveer de 30 minuten die je weet dat het zal duren.
• Sluit uw deur of plaats een bord met "Genius op het werk" of iets dergelijks en concentreer u vervolgens op het rapport en niets anders dan het rapport.
• Negeer de telefoon.
• Controleer geen e-mail.
• Schrijf gewoon het rapport.

Probeer hetzelfde met telefoontjes, werknemersvergaderingen en andere reguliere activiteiten. Focus, deel je dagje uit en na een paar weken oefenen, voel je je en word je efficiënter.

Het komt neer op

Verspil niet zoveel tijd aan multi-tasking. Maak jezelf in plaats daarvan efficiënter en productiever door chunking. Hoewel de term lastig is, is het concept effectief.

Bijgewerkt door Art Petty