Voorbeeld ontslagbrief voor slechte prestaties van medewerkers

Als u een medewerker moet beëindigen vanwege slechte prestaties, moet u een eenvoudige beëindigingsbrief maken die u als werkgever beschermt. Omdat ontevreden ex-werknemers vaak alles wat u schrijft schriftelijk gebruiken om juridische stappen te ondernemen, kunt u de brief eenvoudig houden en geen reden opgeven voor de beëindiging.

Als u de oorzaak vermeldt, is het mogelijk dat u in de rechtbank beperkt bent tot alleen het gebruik van die reden voor de beëindiging. Door geen reden op te geven, kan uw bedrijf alle bewijzen gebruiken om zichzelf te verdedigen.

Controleer uw documentatie voordat ontslag door werknemers

Als de manager van de medewerker de prestatiedocumentatie heeft bijgehouden, laat dan uw personeelszaken de documentatie controleren om zeker te zijn dat deze is gedateerd en voldoet aan de wettelijke vereisten. U wilt niet eindigen omdat u denkt dat u over solide documentatie beschikt om later uit te vinden dat u dat niet doet.

De juiste documentatie kan je voor de rechtbank beschermen als een beëindigde medewerker een EEC-rechtszaak (Equal Employment Opportunity Commission) indient waarin je wordt gediscrimineerd.

Voordat u een ontslagbrief stuurt

In de meeste gevallen is de enige aanbevolen manier om een ​​medewerker te ontslaan, voor de manager van de medewerker en een vertegenwoordiger van de afdeling personeelszaken om de medewerker te vertellen over het ontslag tijdens een persoonlijk gesprek.

Houd deze vergadering vast zodra u over de informatie, documentatie en bewijsstukken beschikt die nodig zijn om de medewerker te ontslaan. Vanzelfsprekend is dit niet van toepassing in gevallen van no-show, no-call baanverlaten.

De ontslagbrief documenteert de vergadering voor de werknemer en wordt onderdeel van het personeelsdossier van de werknemer. Stuur een ontslagbrief naar de werknemer na de beëindigingsvergadering met een verzoek om ontvangstbevestiging of overhandig de ontslagbrief aan de werknemer aan het einde van de vergadering. Druk de brief af op kantoorbenodigdheden en laat deze ondertekenen door de manager van de medewerker of de bedrijfseigenaar.

Voorbeeld werknemer brief van ontslag

U kunt dit voorbeeld van een beëindigingsletter gebruiken als een model. Download de sjabloon (compatibel met Google Docs en Word Online) of lees de tekstversie hieronder.

Download de Word-sjabloon

Voorbeeld werknemer ontslagbrief (tekstversie)

Als de reden voor het ontslag om een ​​goede reden solide is en goed wordt gedocumenteerd, gebruikt u deze brief als een voorbeeld:

Datum

Mevrouw Margaret O'Malley

18361 Cliff Street

Sparta, NJ 07871

Beste Margaret, Deze brief bevestigt uw ontslag bij de Ernesto Company wegens slechte prestaties, onmiddellijk van kracht.

U wordt ontslagen omdat, ondanks herhaalde feedback en prestatiecoaching van uw manager, uw werkprestaties niet zijn verbeterd. Je uitvoering is gedocumenteerd in drie berispingen die je hebt gelezen en ondertekend. Bovendien heeft het prestatieverbeteringsplan (PIP) waaraan u heeft deelgenomen specifieke doelen en streefdoelen vermeld die u hebt afgesproken tegen de vervaldatum.

U hebt de streefdata niet gehaald in een van de gebieden die zijn opgegeven in het plan dat u en uw manager samen hebben geschreven en overeengekomen. U heeft middelen en aanvullende ondersteuning aangeboden die u hebt geweigerd. Als gevolg hiervan is uw ontslag het resultaat van uw weigering om aan de kernvereisten van uw functie te voldoen.

De betaling voor uw opgebouwde vakantiedagen en ziektedagen wordt opgenomen in uw laatste salaris * dat u op uw normale betaaldag, vrijdag, zult ontvangen. We kunnen uw laatste salaris naar uw huis mailen, of u kunt afspraken maken met uw manager om het op te halen.

U ontvangt ook een brief waarin de status van uw uitkeringen wordt uiteengezet bij uw ontslag. De brief bevat informatie over uw geschiktheid voor de Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) voor de voortzetting van de collectieve zorgdekking.

U hebt uw bedrijfsbadge en -smartphone ingeleverd op het moment van uw ontslag, dus we hebben alle artikelen in eigendom van het bedrijf verwerkt.

U moet het bedrijf op de hoogte houden van uw contactgegevens, zodat we u in de toekomst de informatie kunnen verstrekken die u mogelijk nodig heeft, zoals uw W-2-formulier.

Vriendelijke groeten, Naam van manager of bedrijfseigenaar

Houd er rekening mee dat de wetgeving met betrekking tot het laatste salaris kan variëren van staat tot staat en van land tot land.

Conclusies en laatste gedachten over een ontslagbrief

De ontslagbrief, hoewel nooit gemakkelijk of leuk om te schrijven, is een belangrijk onderdeel van de beëindiging van een werknemer. Het documenteert de informatie die u nodig heeft voor het dossier van de werknemer en beantwoordt de meest voor de hand liggende vragen van de werknemer. Ten slotte biedt de ontslagbrief formele documentatie in het geval van een rechtszaak of wanneer de HR-functie ophoudt te bestaan ​​in het huidige formaat.

Managers en HR-personeel gaan vaak door en de uitstekende documentatie en de ontslagbrief dienen als uw formele record en historisch perspectief.

Gebruik deze voorbeeldontslagbrief als leidraad, maar zoals in alle situaties die kunnen leiden tot juridische stappen of andere gebeurtenissen die niet in het belang van de werkgever zijn, voert u uw brief uit aan uw arbeidsrechtadvocaat voordat u deze naar de werknemer stuurt.

Disclaimer: Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is voor begeleiding, ideeën en hulp.