Het geven van een verbale waarschuwing voor slechte prestaties

Supervisors geven een mondelinge waarschuwing wanneer de slechte prestaties van een werknemer een disciplinaire maatregel rechtvaardigen die strenger is dan supervisuele counseling en coaching. Het doel: de aandacht van de werknemer trekken wanneer normale managementbesprekingen, vergaderingen en suggesties geen positief effect hebben gehad.

Een verbale waarschuwing documenteren

De mondelinge waarschuwing wordt door de supervisor gedocumenteerd in zijn informele aantekeningen over de inspanningen die hij heeft geleverd om de werknemer te helpen verbeteren. Als de mondelinge waarschuwing niet is gedocumenteerd en de handtekening van de werknemer aangeeft dat hij deze heeft ontvangen, kan deze evengoed niet bestaan. De mondelinge waarschuwing zou moeilijk te bewijzen zijn tijdens eventuele progressieve disciplinaire waarschuwingen of toekomstige rechtszaken. Maar het heeft ook nog een ander voordeel: werknemers neigen er ook naar gedocumenteerde kritiek te leveren op hun uitvoering.

Deze mondelinge waarschuwingsdocumentatie is opgenomen in alle andere schriftelijke documentatie die de supervisor bijhoudt, zoals personeelsdoelen, voortgang, back-upinformatie voor het prestatieplan van de werknemer (PDP) of prestatiebeoordeling, enzovoort.

Deze aantekeningen maken geen deel uit van het personeelsbestand van een werknemer; het zijn privé-toezichtdocumentatie over de prestaties van een medewerker. Als de prestaties van de werknemer uiteindelijk een opzegging rechtvaardigen, kan het mondelinge waarschuwingspapier als een back-up in het personeelsdossier van de werknemer terechtkomen om formele progressieve disciplinaire maatregelen te bewijzen.

Prestaties die een verbale waarschuwing wekt

Door verschillende soorten gedrag kan een manager een mondelinge waarschuwing gebruiken. Veel voorkomende problemen zijn de tijd besteed aan het werk of het gebrek daaraan: een werknemer is consequent te laat op het werk, verlaat het werk vroeg of werkt niet het vereiste aantal uren.

Andere prestatieproblemen:

• De werknemer slaagt er niet in om opdrachten op tijd af te ronden vanwege uitstelgedrag en slechte planning.
• De medewerker heeft een negatieve wisselwerking met collega's of klanten.
• Zonder reden verzamelt de medewerker geen belangrijke back-upinformatie en -onderzoek die nodig is om de oplossingen voor een probleem of proces dat moet worden verbeterd, adequaat te bestuderen en te presenteren.
• De werknemer praat luchtig en onaangenaam met zijn baas.

Stappen na de verbale waarschuwing

De mondelinge waarschuwing wordt over het algemeen gevolgd, in disciplinaire actieprocedures, door een geschreven mondelinge waarschuwing die begint met het documenteren van disciplinaire maatregelen in het personeelsdossier van de werknemer. De geschreven mondelinge waarschuwing biedt het begin van de documentatie die een organisatie nodig heeft om een ​​medewerker te ontslaan.

Als de prestaties van een medewerker tijdens een reeks stappen van disciplinaire actie niet verbeteren, heeft de werkgever legaal de stappen beschreven die zijn genomen om een ​​medewerker te helpen bij het verbeteren en behouden van werk gedurende het hele proces. De werkgever heeft ook aangetoond dat zij de nodige actie ondernam om een ​​werknemer te helpen verbeteren en dat de daaropvolgende disciplinaire maatregelen niet willekeurig waren.

Hoewel de stappen in disciplinaire maatregelen, waaronder een mondelinge waarschuwing, verschillen van bedrijf tot bedrijf en zelfs binnen een bedrijf, afhankelijk van de aard van de niet-uitvoering, is een mondelinge waarschuwing een negatieve gebeurtenis. De werknemer heeft gefaald om te presteren op een niveau dat door de werkgever wordt bepaald en vereist disciplinaire maatregelen.

In overeenstemming met het beleid inzake disciplinaire maatregelen dat in het werknemershandboek wordt beschreven, kan een mondelinge waarschuwing de eerste, de laatste of de enige stap zijn die vereist is voordat het dienstverband wordt beëindigd, afhankelijk van de ernst van de niet-nakoming of van de gebeurtenis die de oorzaak is. Om deze reden moeten werknemershandboeken vaag blijven over de vraag of een formele progressieve disciplinaire actie altijd wordt gevolgd.

Als de werkgevers de mogelijkheid hebben om de werknemer veel eerder uit zijn baan te zetten, is dat meestal een voordeel. U wilt niet dat een werknemer rondhangt, bijvoorbeeld als hij invloed heeft op het werk en het moreel van de andere werknemers of als hij zich actief bemoeit met de voortgang op de werkplek.