Organigrams gebruiken als een managementtool

Organigrammen of organigrammen worden gebruikt om mensen de beoogde structuur van een organisatie te laten zien. Deze "formele" organisatie moet de machtsstructuur van het bedrijf weerspiegelen. Soms dienen de organigrammen alleen om mensen te verwarren over wat de structuur werkelijk is. Dit is meestal niet opzettelijk, maar weerspiegelt eerder de verwarring van de betrokken mensen.

Het is echter ook mogelijk om een ​​organigram als managementtool te gebruiken om de doelen van uw organisatie te bereiken. We zullen typische voorbeelden van "standaard" organigrammen bekijken. We zullen kijken naar verwarrende organigrammen. Ten slotte zullen we het gebruik van de organigram bespreken als een managementinstrument.

"Standaard" organigrams

Standaard organogrammen worden meestal gebruikt om mensen de beoogde structuur van de organisatie te tonen. Deze "formele" organisatie moet de machtsstructuur van het bedrijf weerspiegelen. Vaak geeft het alleen de verantwoordelijkheidsstructuur weer. De echte macht in de organisatie volgt vaak communicatielijnen in plaats van lijnen in de organigram.

De kaarten zijn meestal piramidevormig van vorm. Ze laten de leidinggevende bovenaan zien. Hieronder zijn geclusterde ondergeschikten, meestal in steeds kleiner wordende vakken. Doorgaans worden individuen die op hetzelfde horizontale niveau in het organigram worden weergegeven als 'peers' binnen de organisatie beschouwd.

Deze organigram van de Department of Computing (DOC) van het Imperial College is typerend voor de piramide-kaart. Het afdelingshoofd heeft vijf directeuren die rechtstreeks aan hem rapporteren, plus een plaatsvervangend hoofd en een onderzoekscommissie. Elk van de directeuren heeft zijn directe rapporten getoond in de groene ovalen onder zijn commissies.

Verwarrende organigrammen

Soms kunnen de organogrammen mensen verwarren over wat de structuur werkelijk is. Dit is meestal niet opzettelijk, maar weerspiegelt eerder de verwarring van de betrokken personen. Als u niet zeker bent van de functionele relaties van de groep, of als ze vaak veranderen, is het vrijwel onmogelijk om deze nauwkeurig te schetsen.

Misschien is de meest voorkomende plaats om verwarrende organigrammen te vinden in de Amerikaanse federale overheid. Het organigram van de afdeling Computer Science & Mathematics van Oak Ridge National Laboratory geeft niet snel inzicht in de structuur van de organisatie. Het lijkt erop te wijzen dat elf functies rechtstreeks aan de directeur rapporteren.

Hoewel de span of control (het aantal directe rapporten dat een manager effectief kan begeleiden) aanzienlijk varieert, vinden we het moeilijk te geloven dat dit een optimaal functionerende organisatie is. Sommige van de functies 'leiders zijn waarschijnlijk' meer gelijk. " Als we de communicatiestroom binnen deze organisatie in kaart zouden brengen, en de hoeveelheid tijd die elke ondergeschikte bij de directeur zou doorbrengen, zouden sommige van de directe rapporten waarschijnlijk moeten worden geherclassificeerd als ondergeschikten van andere functies.

Organigrams als een managementtool

Organigrammen zijn meestal een reactief en niet een proactief apparaat. We hebben een organisatie gecreëerd of toegestaan ​​om te evolueren, en het is gegroeid. Het is niet langer duidelijk voor de mensen in de organisatie, of voor de mensen met wie ze omgaan, wie waarvoor verantwoordelijk is. Dus stellen we een aantal dozen en lijnen op om iedereen te laten zien wie wat doet. Vervolgens voegen we stippellijnen en soortgelijke kunstmatige apparaten toe om te laten zien dat wat we eerst tekenen niet echt altijd het geval is.

Een betere optie is echter om een ​​organigram te maken dat weergeeft waar u naartoe wilt, in plaats van alleen maar weer te geven hoe het nu is. Als je een platte, horizontale organisatie wilt, teken dan de organigram op die manier. Laat zien dat zes of acht (of zelfs elf zoals we hierboven zagen) managers rapporteren aan de VP. Laat zien dat alle tien programmeurs direct rapporteren aan de projectmanager.

Als uw organisatie afhankelijk is van kwaliteitskringen of productieteams om haar missie te volbrengen, moet u dat in uw organigram laten zien. Voel je niet beperkt om vast te houden aan horizontale groeperingen en verticale lijnen. Als uw werknemers hun rollen duidelijker zullen begrijpen door dit te doen, kunt u cirkels, omgekeerde driehoeken of wat dan ook gebruiken.

Er zijn veel softwareproducten op de markt om u te helpen laten zien hoe u wilt dat uw organisatie functioneert. OrgPlus is een voorbeeld van de soorten tools die kunnen worden gebruikt om veel aspecten van het bedrijf te verduidelijken, waaronder Org Charts.

De manier waarop het moet worden gedaan

Het onderstaande voorbeeld is een weergave van een organigram, die enorm indruk op me maakte. Het werd vrijgegeven om een ​​nieuw tijdperk in te luiden voor een bedrijf dat creatieve, nieuwe actie van al zijn werknemers nodig had.

Het laat duidelijk de vlakke, horizontale structuur zien die is bedoeld om communicatie en innovatie te bevorderen. Het toont duidelijk het team gevormd door de top twee officieren, een indicatie van wat de werknemers worden geacht te doen. Toch behoudt het de ondubbelzinnige eindverantwoordelijkheid. De president leidt duidelijk het bedrijf, maar alle anderen weten dat ze hun steentje moeten bijdragen om te slagen.

De manier waarop een organigram moet zijn

Het is nog te vroeg om te weten of dit organigram het gewenste effect zal hebben. Het is op zijn plaats geweest slechts een paar weken. De bedrijfsfunctionarissen hebben het echter duidelijk gebruikt als een effectief managementinstrument om hun organisatie te helpen zijn nieuwe doelen te bereiken.