Eenvoudige stappen om een ​​projectbudget te maken

Ervaren projectmanagers en degenen die in grote bedrijven werken, hebben software en accountants om projectbudgetten samen te stellen. Maar wat als je dat niet doet? Als u naar een lege spreadsheet of een e-mail van uw projectsponsor staart die u vraagt ​​om de financiën voor het project samen te stellen, dan is dit artikel iets voor u.

We bekijken de vijf dingen die u moet doen om een ​​basisbudget voor het project te maken.

Gebruik uw takenlijst

Neem eerst de takenlijst van uw project. Je hebt misschien ook een work breakdown-structuur en als je die hebt, kun je die het beste gebruiken. Maar een takenlijst doet het zolang het alles omvat wat u in het project moet doen.

Als u geen takenlijst hebt, is het tijd om er een te maken. Noteer alles wat u moet doen en de dingen die u moet bouwen, maken of voltooien voordat het project kan worden voltooid. Het hoeft niet in een bepaalde volgorde te zijn, maar het moet wel alles omvatten.

Ten slotte, in deze stap, brainstorm ideeën met uw projectteam, want er is vast iets dat u bent vergeten. Veel hoofden zijn beter dan één!

Schat elk onderdeel

Ga nu door uw lijst en bereken de prijs van elk artikel. Een taak die bijvoorbeeld zegt 'vergaderingen opzetten om de vereisten te bespreken' kan betrekking hebben op sourcing en inhuren, de vergaderruimten of het kopen van hulpmiddelen die u nodig hebt, zoals een projector of flip-over. Daar zijn kosten aan verbonden, dus vraag offertes aan voor uw kamerhuur en de andere apparatuur en noteer het.

Doe dit voor alles op de takenlijst, zodat je uiteindelijk een prijs krijgt voor elk item. Sommige projecttaken hebben mogelijk geen prijs, en dat is OK.

Voeg schattingen samen toe

Voeg vervolgens al uw schattingen bij elkaar. Het is het gemakkelijkst om dit te doen als u een lijst met items in een spreadsheet maakt, de kosten in de volgende kolom toevoegt en vervolgens de kolom onderaan de kolom totaliseert. Laat de spreadsheet de wiskunde voor je doen! Het wordt uw budgetwerkblad.

Het is een goed idee om uw kosten ook in categorieën te verdelen, zodat u gemakkelijk kunt zien waar het grootste deel van het geld naartoe gaat. Gebruik categorieën zoals 'Project Start Up', 'Infrastructuur' of 'Training' - kies groeperingen die iets betekenen in de context van het project.

Contingency en belastingen toevoegen

Het zou geweldig zijn als je een kristallen bol zou hebben en deze kosten 100% nauwkeurig zou kunnen voorspellen, maar je hebt waarschijnlijk geen vertrouwen in je vermogen om dat te doen! Het is waar onvoorzienigheid binnenkomt. Het is een geldfonds op basis van hoe zelfverzekerd je denkt dat je de juiste inschattingen hebt. Het heeft geen betrekking op een bepaalde taak. Het is een algemene 'noodoproep' voor het geval u iets verkeerd zou doen of per ongeluk iets zou achterlaten.

Als u niet weet hoeveel contingentie u moet toevoegen, ga dan voor 10% van het totaal dat u in stap 3 hebt gecreëerd. Het is een niet-wetenschappelijke schatting die veel projectmanagers gebruiken en biedt u een beetje demping in uw budget voor het geval u je hebt het nodig.

Voeg onderaan in uw budgetwerkblad een regel toe met de tekst 'Contingency' en geef het percentage op dat u hebt gebruikt.

Vergeet niet om omzetbelasting of andere belastingen toe te voegen die niet expliciet zijn opgenomen in uw individuele regelitemschattingen.

Voeg alles toe en dat is uw uiteindelijke budgetbedrag.

Goedkeuring krijgen

Het laatste wat u moet doen is uw manager of projectsponsor zover krijgen dat hij uw budget goedkeurt. Praat met hen over hoe u het hebt samengevoegd en welke elementen deel uitmaken van uw totale budget.

Dat is het! Projectbudgettering is een essentiële vaardigheid voor projectbeheer en deze gids helpt u bij het maken van een projectbudget.