Top 10 in-demand klantenservice Zachte vaardigheden

De klantenservicesector vereist dat medewerkers een aantal zachte of interpersoonlijke vaardigheden hebben. Of je nu persoonlijk contact hebt met klanten, via de telefoon, of via e-mail of online chat, het is belangrijk dat je in staat bent om op een menselijk niveau met hen om te gaan en dat ze het gevoel hebben dat ze contact hebben met iemand die oprecht om hen geeft en wil het probleem oplossen.

Het ontwikkelen van deze vaardigheden en hen benadrukken in een sollicitatiegesprek kan je helpen om boven de arbeidsmarktconcurrentie uit te stijgen.

Top 10 zachte vaardigheden voor klantenservice

1. Duidelijk communicatie is essentieel in klantenservice. U moet weten wat de klant wil en in staat zijn om te verwoorden wat u voor de klant kunt doen. Uitspreken, luid spreken en een vrolijke toon gebruiken, helpt u helder en positief met uw klanten te communiceren. Deze vaardigheden zijn ook essentieel in telefonische communicatie. Als u met klanten schrijft of e-mailt, zorg er dan voor dat u de juiste grammatica en spelling gebruikt en woorden en zinnen kiest die eenzelfde vrolijke houding overbrengen.

1. Luistervaardigheid zijn net zo belangrijk als communicatieve vaardigheden. Luister goed naar klanten om precies te weten wat ze nodig hebben en hoe u hen kunt helpen. Demonstreer dat u actief luistert via lichaamstaal en antwoorden. Knik als je iets begrijpt, maak oogcontact, etc. Wees niet bang om verhelderende vragen te stellen om er zeker van te zijn dat je de ander begrijpt. Een belangrijk aspect van klantenservice is eenvoudigweg dat de klant zich gehoord voelt. Als u telefoneert, onderbreek dan geen klanten en reageer voorzichtig op al hun vragen.

1. Zelfbeheersing: Mensen die in de klantenservice werken, moeten rustig alle klanten kunnen bedienen, zelfs de meest negatieve. Je moet ernaar streven kalm en koel te blijven, zelfs als je klant dat niet is. Geduld en zelfbeheersing zullen voorkomen dat je van streek raakt en iets ongepasts zegt. Vergeet niet om te proberen het niet persoonlijk op te nemen als de klant van streek is. Wanneer de klant boos is, is het nog belangrijker om kalm te blijven en het gesprek te verminderen.
2. EEN positieve instelling gaat een lange weg in klantenservice. Zorg ervoor dat u alle voordelen van de producten of services die uw bedrijf biedt kent en breng ze over naar uw klanten. Als klanten een probleem hebben met een product of dienst, focus dan op wat u kunt doen om hen te helpen. Hoewel u niet al te blij wilt zijn als een klant overstuur is, kan pro-actief en optimistisch zijn een klant helpen om ook positief te blijven.

1. zelfbewustzijn: Wanneer u met klanten te maken heeft, wilt u de controle over de situatie kunnen overnemen en op een efficiënte manier kunnen doen wat u moet doen. Als u zachtmoedig of passief bent, hebben klanten misschien geen vertrouwen in u. U wilt echter ook niet agressief of veeleisend zijn, wat klanten kan beledigen. Door met een krachtige, stabiele stem te spreken, directe vragen te stellen en op de hoogte te blijven van wat u moet doen, geeft u blijk van vertrouwen zonder agressief te zijn.
2. Conflictoplossing: In de klantenservice heb je te maken met veel klanten die een probleem hebben dat moet worden opgelost. Het is belangrijk voor u om een ​​creatieve probleemoplosser te zijn. Zorg er altijd voor dat u problemen duidelijk begrijpt en bied klanten mogelijke oplossingen. Denk creatief na; vaak moet u oplossingen bedenken die voldoen aan de behoeften van een specifieke klant. Als u geen oplossing kunt vinden die werkt voor een klant, help haar dan extra hulp te vinden. Als dit nodig is, escaleer het probleem dan naar iemand anders die het probleem kan oplossen. Neem contact op met de klant om te controleren of het probleem is opgelost. Klanten zullen uw interesse in hun probleem en uw bereidheid om te helpen op welke manier dan ook waarderen.

1. empathie: Het is belangrijk om te begrijpen wat klanten zeggen en ook hoe ze zich voelen. Een belangrijke zachte vaardigheid is het kunnen herkennen en begrijpen van iemands emotionele toestand. Als je moeite hebt om empathie over te brengen, bedenk dan dat je in de positie van die klant bent. Hoe zou jij je voelen? Hoe zou je willen worden behandeld? Hoe zou u zich voelen als u hetzelfde probleem had als de klant? Met deze vragen kunt u uw klanten identificeren en hen beter helpen.
2. depersonalisatie: Hoewel u vriendelijk moet zijn tegenover uw klanten, moet u er rekening mee houden dat u er niet bent om uw levensverhaal te delen. Wanneer een klant een probleem verklaart dat hij heeft, hoeft u niet te reageren met uw eigen, gerelateerde probleem. Een eenvoudig "Ik begrijp het" of "Ik weet hoe je je voelt" kan de klant zich begrepen en gewaardeerd voelen. Klanten willen dat u zich concentreert op het helpen van hen.

1. Verantwoordelijkheid nemen is een groot deel van het werken in klantenservice en dat houdt in dat je kunt zeggen: "Het spijt me", of het nu om een ​​late verzending gaat of om de slechte kwaliteit van een product. U moet namens uw bedrijf oprecht een excuses aanbieden aan een klant, zelfs als het probleem niet uw schuld was. Het horen van een verontschuldiging doet bijna altijd een klant zich beter voelen.
2. Een gevoel van humor kan een potentieel stressvolle klant-service-interactie aangenamer maken. Als een klant een domme grap maakt, zal ze het op prijs stellen als je met haar grinnikt. Zorg er echter voor dat je nooit om een ​​klant lacht, bijvoorbeeld wanneer ze een fout maken of ergens last van hebben. In plaats daarvan, lach met uw klanten.