Wat zijn reiskosten die werkgevers betalen?

Reiskosten zijn uitgaven die een werknemer maakt terwijl hij op zakenreis is. Het bedrijf van het bedrijf kan bijvoorbeeld conferenties, tentoonstellingen, zakelijke bijeenkomsten, klant- en klantbijeenkomsten, jobbeurzen, trainingssessies en verkoopgesprekken omvatten.

Uitgaven kunnen zijn: accommodatie, vergoeding van kilometers van persoonlijke auto's, vluchten, vervoer over land, tips voor piccolo's, maaltijden, tips voor obers, roomservice en andere incidentele kosten die een medewerker tijdens het rijden kan ervaren.

Uitgaven die een organisatie vergoedt, zijn te vinden in het zakelijke reisbeleid van het bedrijf. Zorg dat u bekend bent met het beleid van uw bedrijf, want de kosten, zo gevarieerd als een stomerij en lidmaatschap van de sportschool, kunnen worden gedekt voor werknemers op langere reizen, naast de verwachte reiskosten, huisvesting en maaltijden.

Reisuitgaven voor werknemers bij langetermijnopdrachten

Bij het gebruik van langetermijnhuisvestingsfaciliteiten voor reizende werknemers bieden veel werkgevers ook kansen voor het familielid van de werknemer om te bezoeken wanneer de werknemer uitgebreid op reis gaat voor zijn werkgever. Wanneer een medewerker tijdelijk wordt toegewezen aan een andere bedrijfslocatie, betalen werkgevers soms dat het familiebedrijf van de werknemer op vaste tijdsintervallen bezoekt.

Werkgevers proberen waardevolle opties te bieden aan werknemers die langere tijd niet thuis zijn en met hun gezin. U moet profiteren van alle reisrechten die uw werkgever biedt om het moreel en de toewijding van de werknemers te vergroten.

Klantenentertainment op conferenties, op verkoopgesprekken en bezoeken ter plaatse is een andere terugbetaalbare uitgave, maar ken het beleid van uw bedrijf zodat u de limieten die worden gesteld aan amusementskosten niet overschrijdt.

Ken ook het beleid van uw bedrijf met betrekking tot het toekennen van miles aan luchtvaartmaatschappijen. Het verschilt. Sommige bedrijven stellen werknemers in staat om reismijlen van luchtvaartmaatschappijen op te bouwen die ze vervolgens kunnen gebruiken voor persoonlijke gezinsreizen. Anderen bouwen een bank van reismijlen op die ze gebruiken om extra zakelijke dienstreizen voor werknemers te dekken. Nogmaals, het kennen van het beleid van uw bedrijf is cruciaal.

Hoe betalen werkgevers reiskosten voor werknemers?

Doorgaans betalen organisaties reiskosten voor werknemers op deze drie manieren.

Bedrijfscreditcards

Creditcards worden uitgegeven aan werknemers die regelmatig zaken moeten doen. Medewerkers kunnen het grootste deel van de kosten die zij maken tijdens een dienstreis naar de creditcard van het bedrijf in rekening brengen. Voor vergoeding van incidentele posten, zoals fooien en fastfood, moeten medewerkers een onkostendeclaratie invullen als ze terugkomen van hun reis.

Betaalkaarten zijn handig voor werknemers omdat ze niet het geld hoeven te betalen om zakelijke uitgaven te betalen voorafgaand aan de terugbetaling. Word echter goed geïnformeerd over het beleid van uw bedrijf; het kan zijn dat u nog steeds bonnen en andere ondersteunende documenten moet inleveren, zelfs wanneer u deze kosten aan een creditcard in rekening brengt.

Contant geld

Organisaties zonder medewerkersbedrijfskaarten vereisen dat werknemers een onkostenvergoedingsrapport voor elke uitgave invullen terwijl de medewerker onderweg is. Ze vereisen over het algemeen ontvangsten en een bepaald niveau van rechtvaardiging voor elke uitgave.

Slechts zelden zal een organisatie werknemers vragen om te betalen voor de items met een groot ticket zoals vliegtickets en later om terugbetaling vragen. Een bedrijf inkooporder of bedrijfscreditcard zal betalen voor grote uitgaven vooraan. Maar werknemers zijn vaak verplicht om contant contant geld te betalen voor dagelijkse reiskosten die later worden vergoed.

Per dag

Een dagvergoeding is een dagelijkse toelage van een bepaald bedrag dat een werknemer krijgt om alle uitgaven te dekken. De werknemer is verantwoordelijk voor het maken van deugdelijke reiskostenkeuzes binnen de parameters van de hoeveelheid geld die hij of zij dagelijks wordt toegewezen.

Sommige bedrijven betalen rechtstreeks voor vervoer en huisvesting, maar geven reizende werknemers een dagvergoeding voor alle andere uitgaven, inclusief maaltijden en vervoer over land. Van werknemers is bekend dat ze de uitgaven onderbesteden om het extra geld van het dagboek te houden. Bedrijven laten dit over het algemeen toe.

Kennis over werkgeversvergoedingen voor werkgevers Is de verantwoordelijkheid van de werknemer

Medewerkers die zakenreizen maken, worden geadviseerd up-to-date te blijven met betrekking tot het reisbeleid van bedrijven en de kosten die vergoed worden. Uitgaven die buiten het beleid vallen, worden over het algemeen niet vergoed of gedekt.

Ontvangsten zijn vereist voor de meeste bedrijven, behalve voor bedrijven die een dagvergoeding betalen. Uw bedrijf heeft waarschijnlijk ook een formulier waarvan ze verwachten dat werknemers deze gebruiken voor het inleveren van reiskosten.

Om bovenop de te vergoeden kosten te blijven, krijgen medewerkers vaak een deadline om een ​​onkostennota in te dienen en toepasselijke kwitanties in te voeren. De financiële afdeling zal richtlijnen hebben die helpen om op de hoogte te blijven.

Als u vragen heeft over wat de juiste reiskosten in uw organisatie zijn, neemt u contact op met uw manager en Human Resources. Je wilt het geld niet uitgeven en later een verrassing ontvangen.

Meer gerelateerd aan zakelijke dienstreizen en -uitgaven

• 10 tips om de kosten van zakenreizen te verlagen
• Moeten werknemers kamers delen?