Wijzigingen in werkprojecten beheren

Projectmanagers besteden veel tijd aan het maken van plannen en het opstellen van teamdoelen. Sponsors, belanghebbenden en teams besteden dan veel tijd aan het aanbrengen van wijzigingen in de omvang van het werk en het uitrolproces. Het hebben van een duidelijk, eenvoudig verandermanagementproces en een rustig zicht op het grotere geheel, zelfs als een deel van de details verschuift, gaat een heel eind in de richting van het verder gaan van het project en het je koel houden.

Accepteer dat verandering gebeurt

Veranderingen vinden plaats op vrijwel elk moment in de levenscyclus van projectmanagement. Erkennend dat veranderingen onvermijdelijk zijn - en zelfs vaak gunstig - delen van het proces kunnen de beste projectmanagers agile benaderingen van planning en uitvoering aannemen. Het hebben van strategieën om effectief om te gaan met veranderingen als ze zich voordoen, is de snelste manier om iedereen in het oog te houden, zelfs in het licht van wat soms constante verschuivingen in de richting lijken.

Een gedefinieerd, gestructureerd proces voor het beheren van wijzigingen is uw uitvoeringsvoorstel; de bijbel van je strategie. Het zal voor u bepalen hoe u als leider het best kunt reageren op suggesties - zelfs eisen - voor verandering binnen het ontwikkelingsproces. Het helpt je te navigeren, gracieus en met zekerheid, soms omslachtige samenwerkende landschappen in de richting van het bereiken van de uiteindelijke doelen van alle partijen.

Het verandermanagementproces

Het verandermanagementproces ziet er als volgt uit:

• Vraag / vraag ontvangen voor verandering in proces van project
• Wijzig wijzigingsverzoek / -vraag met een focus op projectbudget met betrekking tot:
• materialen
• alle relevante vergunningsvereisten
• manuren
• tijd verloren / opgedaan
• Bereid u voor en presenteer om aandeelhouders te projecteren / overleg uw aanbevelingen over hoe verder te gaan ten opzichte van aanvraag (en)
• Ontvang goedkeuring of declinatie van de aandeelhouders om door te gaan

Laten we elk van die stappen een voor een bekijken:

Verzoek / vraag om verandering in proces op project ontvangen

U ontvangt een aanvraag om het project op honderden verschillende manieren te wijzigen: in een vergadering, via e-mail, aan de telefoon, in de gang als u 's avonds het kantoor verlaat.Idealiter krijgt u de informatie over een wijzigingsverzoekformulier, maar u moet weten dat veel belangrijke belanghebbenden in het echte leven van mening zijn dat het invullen van dit soort papierwerk de taak van de projectmanager is - en in uw bedrijf misschien ook wel.

De sjabloon voor projectaanpassingsaanvragen (meer hierover in een minuut) moet nauwkeurig en beknopt alle details van het verzoek bevatten, hoe informeel ze ook bij u aankomen. Zodra u voelt dat alle details nauwkeurig zijn vastgelegd, voert u het formulier uit naast de initiatiefnemer voor verificatie dat alle punten volledig zijn geadresseerd.

Houd er rekening mee dat veranderingen ook kunnen gaan over het nemen van work-out. Ga er niet altijd van uit dat veranderingen verband zullen houden met het inbrengen van werk. Het proces is hetzelfde ongeacht of u de projectomvang vergroot of verlaagt.

Veranderingsevaluatie uitvoeren

Bekijk het wijzigingsverzoek in detail. U beoordeelt de impact op:

• Planning
• Documentatie
• Werk gedaan tot nu toe en werk nog steeds te doen
• Begroting
• Kwaliteitsmaatregelen
• strekking
• Beschikbaarheid van bronnen

Een wijziging van de software kan bijvoorbeeld worden geschat op 5 dagen. Dit zou niet alleen 5 dagen aan het schema toevoegen, omdat het een andere taak zou pushen en verplaatsen binnen een tijdspanne waar de belangrijkste bron op vakantie is. Die taak moet ook worden verplaatst, dus deze wijziging zou in totaal 8 dagen aan het schema toevoegen. Het kost $ 5k om te doen, en de extra 8 dagen duwen ons naar nog een maand met het leverancierscontract, dus er zijn ook kosten om daar rekening mee te houden. De kwaliteit blijft hetzelfde maar het bereik wordt gewijzigd om de nieuwe wijziging op te nemen.

Alle relevante documentatie zou moeten worden bijgewerkt, inclusief het projectplan en trainingshandleidingen, die al zijn gestart.

Dus in de grote afbeelding, heeft een eenvoudige 5-daagse verandering klinkende effecten. Het is belangrijk om alle relevante factoren in overweging te nemen voordat u een implementatiebeslissing neemt, omdat een volledig beeld de resultaten kan veranderen.

Bereid aanbevelingen voor en presenteer ze

Gewapend met een goed begrip van de volledige impact van de gevraagde wijziging of wijzigingen, presenteer uw aanbevelingen met betrekking tot de levensvatbaarheid van de shift.

In sommige gevallen worden wijzigingen niet geïmplementeerd omdat het waargenomen voordeel lager zal zijn dan de kosten. In andere gevallen kan voldoende voordeel worden gevonden om de kosten van het uitvoeren van het aanvullende werk te compenseren. Andere gevallen zullen nog steeds aantonen dat veranderingen onvermijdelijk zijn en buiten je controle vallen, ongeacht het negatieve effect, als gevolg van problemen met de regelgeving of naleving, of interne kwesties zoals organisatorische herstructurering.

De beslissing

Voor kleine wijzigingen die binnen uw autorisatielimiet vallen, ligt de beslissing om wijzigingen te accepteren of te weigeren bij u (met de juiste invoer van het team). Alles wat groter is, moet worden goedgekeurd door de projectsponsor of het projectbord. Termen voor wat onder welke categorie valt, worden over het algemeen duidelijk omschreven aan het begin van elk project.

Ongeacht de uitkomst is het belangrijk om alle betrokkenen in het proces op de hoogte te houden. Het vervreemden van teamleden op elk punt in de ontwikkeling kan de integriteit van het gehele project en eventuele toekomstige samenwerkingen ook kosten.

Change Management Tools

Er is een aantal tools voor verandermanagement ontwikkeld om dit proces eenvoudiger en meer gestroomlijnd te maken. Centraal in elke toolbox voor wijzigingsbeheer moet zijn:

• Een checklist of proceskaart die belanghebbenden door de juiste stappen laat lopen om een ​​verandering in de projectomvang teweeg te brengen
• Een aanvraagformulier voor het wijzigen van een sjabloon (Notitie: Als uw projecten online werken vanuit een geautomatiseerde workflow, is het een goed idee om dit formulier in uw documentenlijst te laten opnemen)

Een aanvraagformulier voor het wijzigen van projecten ontwikkelen

Het aanvraagformulier voor projectwijzigingen moet het volgende bevatten:

• De naam van de persoon die de wijziging aanvraagt ​​(de 'aanvrager').
• Een uniek ID, zoals een wijzigingsnummer (u kunt dit later zelf aan uzelf toevoegen omdat het onwaarschijnlijk is dat een van de mensen die het verzoek heeft ingediend en het formulier gebruikt, weet wat hier moet worden ingevoerd).
• Een beschrijving van de voorgestelde wijziging, met zo veel mogelijk details.
• De categorie van de wijziging. In het ideale geval moeten aanvragers kunnen kiezen uit een vooraf ingevuld gedeelte, zodat ze alleen het vakje hoeven aan te vinken. Dit is een goede plaats om op te merken of een wijzigingsverzoek gerelateerd is aan regelgeving of interne naleving - als het (echt) is, kunt u veel van de plannings- en beoordelingsstappen omzeilen en gewoon doorgaan.
• Het 'waarom' van de verandering. Wat is de rechtvaardiging om het te implementeren? Waarom wil de aanvrager het?
• Potentiële impact van de voorgestelde wijziging op verschillende elementen van het project, inclusief tijd, kosten, kwaliteit en reikwijdte. De aanvrager beschikt mogelijk niet over alle details, dus het kan zijn dat uw assistent deze lege plekken moet invullen via de wijzigingsstap. Het minimum waarnaar u op dit moment op zoek bent, is om te verduidelijken of het de bestaande projectparameters kan verhogen, verlagen of wijzigen.

Wijzigingsaanvraagformulieren moeten worden ingevuld met ruimte voor details die u kunt invullen, omdat wijzigingen nader worden besproken. Een sjabloon moet ook ruimte bevatten voor:

• Beslissing wijzigen: accepteren, afwijzen of uitstellen
• Naam van de persoon die de beslissing (of groep) neemt, plus de datum waarop de beslissing is genomen en eventuele aanvullende opmerkingen.

Wijzigingen en Project Scope Management

Project scope management is het proces dat het onderscheid filtert en verfijnt tussen wat nodig is om een ​​project met succes uit te voeren en wat niet. Wanneer aanvragen voor projectwijzigingen worden ontvangen, moet worden bekeken hoe deze wijzigingen het project in het algemeen kunnen beïnvloeden. Uw verandermanagementproces helpt u bij het verfijnen en definiëren binnen de context van de reden waarom een ​​verandering al dan niet praktisch of noodzakelijk is.

Een gids voor het projectmanagementlichaam van kennis (PMBOK Guide) - Vijfde editie van het projectwijzigingsbeheer van de editie is het vermelden waard, omdat het niet zo intuïtief is als je zou denken. De "PMBOK-gids" bevat uitstekende startrichtlijnen in de vorm van een proces genaamd 'Control Scope' in de sectie Project Scope Management. Het proces van verandermanagement op projecten moet echter op een meer geïntegreerde manier worden afgehandeld, en dat wordt weerspiegeld in de tekst. Gebruikers van "PMBOK-gids" moeten ook verwijzen naar het proces Geïntegreerd wijzigingsbeheer uitvoeren, omdat hierin duidelijk wordt weergegeven hoe alles in het grotere landschap met elkaar samenhangt.

Voor het doel om een ​​PMP te worden, is het belangrijk om te begrijpen hoe de "PMBOK-gids" verandermanagement dekt, aangezien dit deel uitmaakt van uw onderzoek. Maar bedenk wel dat het verandermanagementproces dat u daadwerkelijk op projecten gaat gebruiken, moet worden geïntegreerd, gemakkelijk te volgen en praktisch.

Leid je team door het veranderingsproces

Het projectteam is cruciaal voor het succes van elk project, dus het helpt hen om actief betrokken te zijn bij het beheren van wijzigingen in het proces.

Hier zijn 5 manieren waarop u uw team kunt helpen om snel het proces van projectwijziging te doorgronden:

1. Sta open voor veranderingen. Laat uw team weten dat er van projecten wordt gewisseld.

2. Wees open over het proces. Het veranderingsmanagementproces dat hier wordt besproken, komt niet voor iedereen vanzelfsprekend. De meeste teamleden weten niet wat er van hen wordt verwacht voordat ze zijn geadviseerd. Stel een briefing op om met hen door het proces te gaan en laat iedereen weten wat zijn of haar rol is bij de uitvoering ervan.

3. Maak het gemakkelijk. Projectverandering is vaak, op zijn best, gecontroleerde chaos. De stappen die u neemt om er met succes doorheen te navigeren, definiëren uw moed als een projectmanager. Uw team vindt veranderingen onrustbarend - vooral grote of ongedaan gemaakte beslissingen die al lang werden genomen en die als lang verlost worden beschouwd. Het schema klopt niet, het budget kan anders zijn, de vereisten zijn zeker anders.

Uw team kijkt naar u voor begeleiding en stabilisatie. Maak het proces zo eenvoudig mogelijk voor hen.

4. Wees er om te helpen. Een nieuwe manier van werken kost tijd om succesvol te integreren. Als je eerder projectverandering op een informele manier hebt beheerd (of helemaal niet), kan het veranderen van een formeel proces een tijdje duren om 'de manier waarop we hier dingen doen' te worden. Laat het team weten dat je er bent om hen te helpen als ze iets achter je moeten laten.

5. Wees niet bang om nee te zeggen. Niet alle veranderingen zijn verstandige voorstellen. Laat je team weten dat als ze er sterk voor voelen dat een verandering niet de juiste is voor het project op dit moment, je erbij zult staan ​​in dat gesprek met de change-aanvrager.

Het niet effectief managen van verandering is de belangrijkste manier om een ​​project volledig te laten ontsporen, dus pas op. Gewapend met de juiste informatie en processen, kunnen projectveranderingen worden behandeld op een gecontroleerde, slimme en voordelige manier voor alle betrokkenen.