Hoe het risico op diefstal van werknemers te verkleinen

Beveiligings- en bewakingsstrategieën zijn de laatste jaren enorm verbeterd vanwege de technologische vooruitgang. Multi-use surveillance-apparatuur en minder opvallende trend-tracking apps zijn effectiever in het identificeren van mogelijke mazen in het beveiligingssysteem. Deze mazen bieden dieven of verduisteraars de mogelijkheid ongeautoriseerde toegang te krijgen tot de schatkisten en inventaris van het bedrijf.

Diefstal van werknemers is in opkomst

Volgens gegevens van de Amerikaanse Kamer van Koophandel heeft 75 procent van de werknemers wel eens stelen van hun werkgever toegegeven, en 38 procent geeft toe dat ze minstens twee keer van werkgevers hebben gestolen. De FBI verwijst naar werknemersdiefstal als de snelst groeiende misdaad in de VS, en kost bedrijven ongeveer zeven procent van hun verwachte marges. Het probleem wordt zo nijpend voor sommige bedrijven die worden getroffen door diefstal van werknemers dat ongeveer 33 procent failliet wordt verklaard als gevolg van verliezen door diefstal of fraude.

Rapporten verzameld door Statistic Brain tonen aan dat meer dan 28 procent van de bedrijfsverliezen varieerde van $ 100.000 tot $ 499.000 en dat 25 procent van de verliezen meer dan $ 1 miljoen bedroeg. Deze cijfers zijn verontrustend omdat ze aantonen dat bedrijfsverliezen als gevolg van diefstal van werknemers niet triviaal zijn. De mediaanwaarde van contant geld of gestolen goederen werd op $ 75.000 geplaatst.

Alleen al in 2014 werden meer dan 1,2 miljoen winkeldieven en eigenzinnige werknemers betrapt, volgens een onderzoek van Jack L. Hayes, een adviesbureau op het gebied van verliespreventie en voorraadkrimpcontrole. Belangrijker is dat deze aantallen werden gegenereerd door 25 grote retailers, wat suggereert dat het probleem groter is en dat de verliezen groter zijn als kleine tot middelgrote retailers in de mix worden opgenomen. Volgens verschillende studies waren verliezen door diefstal van werknemers groter dan de verliezen door winkeldiefstal.

Diefstalmethoden voor werknemers

Diefstal van werknemers kan moeilijk te detecteren zijn, omdat de dader een insider is die bekend is met het systeem. Bovendien hebben deze werknemers toegang tot de sleutels van het koninkrijk vanwege hun posities en hun reputatie als betrouwbare teamspelers. Dit zijn enkele van de methoden die vaak worden gebruikt om van het bedrijf te stelen.

• Boekhoudkundig en financieel personeel kan cheques doorsturen naar persoonlijke accounts. Omdat ze de grootboeken bijhouden, kunnen ze de diefstal verdoezelen door de inzendingen te wijzigen.
• Met toegang tot de zakelijke betaalrekening kunnen medewerkers cheques uitschrijven voor fictieve betalingen die worden omgeleid naar persoonlijke accounts.
• Diefstal van contant geld vereist planning, omdat kassiers hun geldkist moeten in evenwicht brengen bij het sluiten van de dienst. Ze kunnen contant geld beroven door opzettelijk veranderingen onder de aandacht te brengen van klanten en het verschil te behouden. Voor niet-scanbedrijven kunnen werknemers een hogere prijs noteren voor niet-gelabelde producten en het saldo innen.

• Diefstal van goederen wordt uitgevoerd door sluik gebruik van vuilnisbakken, recyclingsysteem of persoonlijke tassen om zakelijke goederen weg te sluipen. In de detailhandel levert het retour- en teruggaveproces veel kansen op om te stelen van het bedrijf met of zonder de hulp van een derde partij.
• Diefstal van benodigdheden lijkt misschien onbetekenend, maar het bedrag komt snel op wanneer werknemers zich onbescheidener voelen bij het nemen van kantoorbenodigdheden voor persoonlijk gebruik.
• Payroll-diefstal verwijst naar betaling voor onverdiende tijd en vergoeding voor niet-zakelijke uitgaven.

De motivaties achter werknemersdiefstal begrijpen

In de meeste bedrijven ondergaan werknemers een streng screeningproces, inclusief achtergrondcontroles, arbeidsverleden en kredietcontroles. Het proces is ontworpen om ongeschikte personen uit de pool van aanvragers te weren. Het is veilig om te veronderstellen dat werknemers die de obstakels vóór de aanstelling voorbij zijn, gekwalificeerd, betrouwbaar en betrouwbaar zijn.

In veel gevallen zijn de daders lange tijd vertrouwde werknemers die overstappen van hardwerkende, van de medewerker van de maand afkomstige types naar stiekeme dieven die nauwgezette plannen maken om geld naar hun eigen rekeningen te sturen of zichzelf te helpen inventariseren. Wat zou deze mensen kunnen motiveren om hun carrière en levensonderhoud te riskeren om een ​​paar duizend dollar te verdienen?

1. Drastische levensveranderingen: Verlies van een geliefde door dood, echtscheiding of scheiding is voor iedereen een verwoestende ontwikkeling. Dit kan de inkomstenstroom van de werknemer verminderen en de kosten verhogen. Geconfronteerd met hogere facturen, grijpt de werknemer de kans om kleine bedragen te nemen. Vaak geloven ze dat ze het kunnen terugbetalen zonder gepakt te worden.
2. Wonen buiten hun salarisschaal: De grootste verliezen zijn meestal te wijten aan verdoemden die buiten hun mogelijkheden willen leven. Ze willen het goede leven leiden, maar zijn niet in staat om de goederen en voorzieningen alleen te betalen. Gestolen geld wordt gebruikt om dure auto's, huizen en luxegoederen te kopen. De werknemer kan dure vakanties ondernemen en zich bezighouden met activiteiten die meer kosten dan ze zich kunnen veroorloven.

1. Kans: Medewerkers mogen kleine bedragen gaan oppotten omdat de gelegenheid zich voordoet. Klanten kunnen vergeten hun wijziging te claimen of boekhouders kunnen de gelegenheid krijgen om de boeken aan te passen zonder opgemerkt te worden. Het benutten van deze kansen kan verslavend worden en snel uit de hand lopen.
2. verslavingen: Personen die omgaan met dwangmatig gedrag dat geld kost zijn geen goede kandidaten voor klussen die te maken hebben met geldverwerking of boekhouding. Compulsies kunnen zelfs de beste bedoelingen overwinnen, en werknemers eindigen met het doorsluizen van bedrijfsfondsen om gok-, drugs- en andere verslavingen te voeden.

1. Hebzucht: Goede ouderwetse hebzucht drijft vertrouwde werknemers aan om kansen te benutten om voor zichzelf te nemen wat is toevertrouwd voor zakelijke doeleinden. Diefstal kan de vorm aannemen van het omgooien van geld of het toe-eigenen van uitrusting en andere goederen voor eigen gebruik.
2. Slechte appels die geslaagd waren voor het screeningproces: Het screeningproces voor de werkgelegenheid zou kandidaten met een strafblad moeten uitschakelen, maar soms zullen enkelen slagen voor het onderzoek vanwege ontoereikend achtergrondonderzoek of storingen in de verwerking van records. Deze personen, geplaatst in een vertrouwenspositie, plannen hun plan misschien al om vanaf het begin bij het bedrijf te stelen.

1. Wraak: Mishandelde mishandeling kan werknemers ertoe brengen om vergelding te zoeken door van het bedrijf te stelen. Een persoon die is overgegaan voor promotie of laterale overdracht naar een gewenste locatie of iemand die een te negatieve beoordeling te persoonlijk neemt, kan het gevoel hebben dat hij beweert wat hem is ontzegd door te stelen bij het bedrijf.

Defensieve strategieën om werknemersdiefstal te minimaliseren

De beste verdediging is een proactieve benadering van het probleem van werknemers die worden gestolen. Beveiligingsexperts suggereren dat ondernemers en managers moeten aannemen dat het gebeurt of dat het zal gebeuren wanneer de gelegenheid zich voordoet. Dit betekent niet dat alle werknemers achterdochtig behandeld moeten worden, want dat is de snelste manier om het moreel te laten zinken. De strategie vereist een uitgebreide systeemevaluatie om de mazen in de administratieve en operationele procedures te identificeren.

• Versterking van het screeningproces voorafgaand aan de tewerkstelling om rode vlaggen te identificeren.Posities die toegang bieden tot boekhoudkundige en financiële gegevens moeten worden onderworpen aan achtergrondonderzoeken op hoog niveau, met betrekking tot kredietgeschiedenis en alle ontmoetingen met het strafrechtelijk systeem. Cash-handlingopdrachten moeten worden gegeven aan gevestigde werknemers in plaats van nieuwe medewerkers. Wees op uw hoede voor inconsistenties in het cv of openlijke leugens, want dit kan een aanwijzing zijn voor een twijfelachtig karakter.
• Breng een systeem van checks-and-balances tot stand speciaal voor werknemers in gevoelige functies met toegang tot contanten en andere financiële rekeningen. Implementeer een buddysysteem waarbij ten minste twee werknemers altijd samenwerken. Procedures die vragen om verkoop van ongeldig te maken en het teruggeven van restituties van klanten moeten goedkeuring door een supervisor of manager vereisen. Op de boekhoud- en boekhoudafdeling moeten de grootboeken worden onderhouden door een team van medewerkers in plaats van dat slechts één persoon de boeken mag toevertrouwen. Onder geen enkele omstandigheid mag één persoon de controle over alle financiële gegevens krijgen. Deze moeten worden onderworpen aan onaangekondigde audits door een externe professional.
• Gebruik een externe accountant om de belangrijkste financiële gegevens te bekijken. Bankafschriften, cheques en ontvangen cheques en de grootboeken voor crediteuren en debiteuren moeten door een derde partij worden geverifieerd. Zorg ervoor dat begunstigden verifieerbaar zijn en handtekeningen op uw zakelijke cheques legitiem zijn.
• Installeer een videobewakingssysteem als een afschrikmiddel. Mensen zullen minder snel oneerlijk gedrag vertonen als ze weten dat ze op camera staan. De camera's zijn er om risicovol gedrag te ontmoedigen voordat het gebeurt. Real-time videomonitoring kan nuttig zijn in risicovolle en hoogwaardige ruimtes, zoals magazijnen en de verkoopvloer van luxegoederen.
• Breng afvalverwijderingsroutines tot stand. Alle kansen elimineren om het verwijderings- en recyclingsysteem te gebruiken om goederen te stelen voor persoonlijk gebruik of om elders door te verkopen. Het proces kan bestaan ​​uit het demonteren en afvlakken van alle dozen en kratten, met behulp van alleen doorzichtige vuilniszakken en het zorgen voor toegang in één richting tot de afvalcontainers voor werknemers.
• Verbeter het moreel van de werknemers. Vertrouwen opbouwen is een tweerichtingsverkeer. Maak kennis met de medewerkers, leg een relatie op en bouw relaties op omdat mensen minder geneigd zijn om toe te geven aan verleiding als ze gelukkig zijn op hun werk en zich zorgen maken over hun carrière.
• Open een werknemer-tiplijn. In verband met de vorige suggestie kunnen werknemers die loyaal zijn aan het bedrijf verliezen door fraude en diefstal helpen beperken door hun vermoedens anoniem te melden. Zorg voor de vertrouwelijkheid van alle rapporten en onderzoek elk rapport grondig voordat u actie onderneemt.

Prosecute of Not Prosecute

Kleine tot middelgrote bedrijven worden onevenredig het slachtoffer van verdoemden en fraudeurs. Vierenzestig procent van de kleine bedrijven meldt dat ze het slachtoffer zijn geworden van werknemersdiefstal, maar slechts 16 procent meldt dit op basis van een studie uitgevoerd door een promovendus in de strafrechtspleging aan de universiteit van Cincinnati. Vaak doen eigenaars van kleine bedrijven niet meer dan de werknemer ontslaan omdat het voeren van een rechtszaak kostbaar is, zonder de zekerheid dat gestolen geld wordt terugbetaald. Andere bedrijven weigeren een rechtszaak aan te spannen om controle van hun vertrouwelijke gegevens te voorkomen.

Als het gaat om werknemersdiefstal, is preventie de beste verdediging. Controleer uw systemen en procedures om kwetsbare gebieden te identificeren en breng de wijzigingen naar behoefte aan. Het kan helpen om met een neutraal feestje met een nieuw perspectief te werken om de rode vlaggen te vinden. Wanneer fraude en diefstal van werknemers worden vastgesteld, handel dan snel, slagvaardig en krachtig. Volg een nultolerantiebeleid om uw bedrijf te beschermen tegen aanzienlijke verliezen als gevolg van diefstal van medewerkers.